會議室的合理設計是決定圖像質量的重要因素。會議室裝修總體要求如下：
1、房間布置（裝修負責）
房間內的裝飾應盡量簡樸, 天幕(背景墻)應采用均勻單壹的淺色調, 如淺藍等。而房間的其它三面墻壁、桌子、地板等均應與天幕顏色相匹配。另外避免在會議室內陳設鏡子、懸掛藝術品等，以避免產生“奪光”、“反光”效應。
會議室玻璃窗戶的處理：
建議在玻璃窗處設置吸音、遮光、阻燃窗簾，具體窗簾要求如下：
A. 在召開視頻會議時，會議室應使用遮光窗簾，遮光等級應達到壹級；窗簾應能夠遮擋會議室外界的自然光線, 使光線適合於攝像機拍攝的燈光進行拍攝的需求。
B.根據窗簾應結合裝修色調進行配置,顏色選取較淺顏色的暖色調窗簾；禁止采用過深、過於突出色彩的窗簾。
C.窗簾與窗戶之間距離盡量大於15厘米。
2、燈光及光源（弱電或裝修負責）
1．環境照度 由於召開會議的時間是隨機的，故室內應使用人工光源，避免自然光。會議室中最佳的光源應該是非直射三基色燈或日光燈。 三基色燈色溫在3200K左右為宜，日光燈色溫應為3500K左右。日光燈可每隔壹米排列壹支，不應混用白熾燈, 也應避免使用工作在30～50HZ的節能日光燈。 1）為了確保正確的圖像色調及攝像機的自平衡，規定會議室平均照度應不低於300Lux；照射在與會者臉部的光是均勻的，照度應不低於500lux。攝像機附近應避免直射光照射，照度以<30Lux為宜。投影附近的照度應控制在50～80LUX之間。 2）燈光的方向比燈光的強度更為重要，為燈光安裝漫射透鏡，可以使光照充分漫射，使與會者臉上有均勻光照。 2.燈光安裝位置要求 三基色燈壹般安裝在會議室天花板上，要在天花板上安裝L型框架，燈管安裝在L型框架拐角處，使燈光不直接照射到物體及與會者，而依靠天花板對燈光的反射、散射照亮會議室。 除了上述兩點，為了達到更好效果，還需註意： A）避免陽光直射到物體、背景及鏡頭上，這會導致刺眼的強對比情況。 B）光線弱時建議采用輔助燈光，但要避免直射。 C）使用輔助燈光，建議使用日光型燈光。禁止使用彩燈，避免使用頻閃光源。 D）避免從頂部或窗外來的頂光、側光直接照射，此種照射會直接導致陰影。 E）建議使用間接光源或從平整的墻體反射的較為柔和的光線。 視頻會議室內燈光按照光照度要求進行設計，可以避免因燈光照度不足而產生的色調偏紅、偏黑或被拍攝人員額頭、面部慘白現象。同時主要區域的燈光可以通過中央控制系統進行集中編組控制、實現會議場景控制。 控制室內燈光要求：應設計距離地面80CM測試時的光照度在500LX流明以上的燈光的設計，以方便內部設備的檢修。3、會議桌選擇（用戶自行提供）
不要使用白色的桌面或強反光桌面會議桌。若桌子是白色的,鏡頭為適應桌面的亮度會使光圈自動調小，與會者就會顯得過暗。 整個會場以明亮的淺色調為主。桌面應采用中性或淺色，可以將天花板上投下的燈光均勻地反射到與會者的臉部,達到更好的效果。 建議色調壹：會議室桌面整體顏色建議選用棕色系或米黃色系，可以將天花板上投下的燈光均勻地反射到與會者的臉部, 達到更好的效果。 建議色調二：整個會場以莊重的深色調為主，會議桌為深棕色系，結合座椅的米色裝飾，墻面為較淺的米色系，地面為較淺的木色，天花為較淺的白色。 建議：會議室座椅建議選用優質西皮、實木扶手、高彈力阻燃海綿座椅，結合會議桌最終選用的棕色系或米黃色系最終確定會議座椅的顏色，將整體會議桌椅融為壹體。 建議：會議桌在設計上在滿足壹般會議的使用要求下還需要滿足視頻會議的需求。提供會議桌的廠家在設計過程中，應爭得建設單位和視頻會議系統建設單位的設計意見再進行生產，避免因設計原因造成功能上的缺陷，相應音視頻設備的開孔尺寸及信息點的數量將在最終確定深化設計方案後由視頻會議系統建設單位提供設備開孔模具和精確尺寸。4、聲學環境要求（裝修負責）
1 建聲設計要求 A、建聲設計指標 根據建築物廳堂要求提出應符合基本實際要求的聲學設計指標。 廳內背景噪聲級：背景噪聲級N<35DB， 廳內應無明顯音質缺陷，如回聲，顫動回聲等。 混響時間和混響頻率特性：為有效的控制廳堂內混響時間和消除音質缺陷需要進行必要的建聲設計，它不僅有效的控制了混響頻率特性，同時又能防止後墻反射引起的回聲和平行側墻產生的回聲，從而使混響時間曲線滑順。對揚聲器的均勻度也起到有利的作用。 B、會議室墻面、天花及地板的吸音要求 1）安裝大面積的吸聲天花板，盡量不要采用光滑、單調的吊頂天花，光滑的吊頂可能會影響整體的和聲場效果。 2）墻壁盡量大面積的采用軟包墻體或吸聲材料或多孔吸音板，建議采用吸聲板裝飾墻面。 3）有玻璃窗的地方盡量安裝雙層玻璃，並配有吸聲效果的電動遮光阻燃窗簾。 4）地面最好使用地毯類，退其次采用木質地板結構，最好不要使用玻化石或大理石等。硬質材料的地板和天花板也會引起聲音的反射。 5）頂部可吊裝壹些有藝術味道的吸聲體。 6）所有吸音材料的平均吸音系數大於或等於0.5。5、會議室供電系統（供電設計負責）
會議室最好采用三套配電線路，壹路為照明供電，壹路為本會議系統設備供電。第三路用於其它設備如空調。整個供電線路應有良好的保護系統。 會議系統所需提供的系統配電電源（僅作為音視設備供電使用，不含燈光照明系統及其他部位的會議室電源），該電源要求獨立的供電系統，不能有空調、舞美燈光等大型用電設備和動力電的接入。 提供會議室內燈光配電電源。電源應單獨提供，容量裝修設計方根據負荷計算。 另外最好能夠提供交流穩壓不間斷電源。 電源線和網絡傳輸線應布到終端設備放置的地方, 而且應使用導管或墻內布線,，保護線纜及人身安全。 考慮到網絡的應用，在會議桌的桌面上或會議桌的地面上可安裝適量的網絡信息插座和相應的220V電源插座，以方便網絡應用。 較大的會議室和采用智能控制的會議室可設置專門的操作臺，因此在布線時應考慮預留較大的線槽，以容納象視頻線、VGA線、網絡線、電源線以及其他控制線。如采用VGA轉視頻的轉換器和文件投影儀，請預布視頻線纜。應選擇上好銅軸線，銅線直徑最好為5mm（最長可達150米），接頭為蓮花頭。6、環境噪聲及空氣流量、換氣量（裝修負責）
會議室內允許的噪聲等級應為35～40dB, 房間圍護結構的隔音量應低於50dB. 電視會議室內空氣氣流流速不宜超過1.5m/s。室內換氣量不低於18m3
7、室內溫度、濕度要求（裝修負責）
會議終端的環境參數如下： 工作溫度：5～35℃ 濕度：30％～70％ 貯存溫度：－20～＋55℃ 濕度：25％～75％8 網絡綜合布線要求(綜合布線負責)
1) 地面安裝需要地面開槽並鋪設金屬線槽。
2) 要求家具廠家，在桌子底部添加有過線槽夾層。
3) 為了方便檢修，建議主線槽位置上方地板，做成可活動方式。
4) 建議控制間地面做成架空防靜電地板（如果有控制室控制會議室設備）。
9 會議室系統集成負責工作以及和其他方配合個工作
會議室集成工作主要是對會議室音頻、視頻、控制設備的安裝、調試、測試、驗收工作。
1) 顯示設備安裝：如投影機吊頂安裝、顯示器壁掛安裝，但需裝修方或土建方提供設備安裝點加固，防止設備脫落。
2) 音箱設備安裝：會議室集成負責音箱壁掛墻壁安裝，但需裝修方或土建方在墻面加固、吸頂音箱在棚頂開孔需裝修方配合。
3) 相應線纜鋪設：會議室集成方負責線纜鋪設、裝修方或土建方負責相應的管道和線槽的鋪設，管道或線槽內部的專業線纜由會議室集成方負責。
4) 會議室集成設備加電：供電系統由電力設計方提供設備供電接入點。地面的強電地插盒由電力設計方提供。配電櫃由電力設計方提供。
5) 家具開孔：由家具廠家配合會議室集成方，對桌子進行開孔，如手拉手話筒線纜穿孔線。多媒體信息盒在桌面開孔。
6) 地面開孔：由裝修方或土建方配合會議室集成方，對地面進行開孔，如地面多媒體信息盒開孔。