酒店前臺接待收到網絡訂房傳真件，有要求需要接機（車、船）服務，接待員應認真審核預訂傳真，接待員經審核傳真件上的相關接機信息確認無誤後，及時提供給調度部，調度員在接到接機信息時應認真審核相關接機信息，調度員在確認無誤後及時將此信息登記在每日接機壹覽表中，交由部門主管審核。部門主管審核無誤後在系統上註明已開派車單，由調度員及時接到派車信息後及時將信息傳達到司機，下達接機任務。
司機提前30分鐘至調度部領取車輛鑰匙並登記。調度員根據飛機抵達的準確時間請司機及時發車。舉接機牌等候賓客，引導賓客至停車場。車子啟程後，告知前臺接待員。酒店前臺接待員應在客人抵客前準備好，客人抵店，辦理入住手續。司機向部門主管回復送機完成情況。
送機（車、船）服務，若賓客乘坐國內航班，請賓客提前飛機起飛時間1小時從酒店出發，若賓客乘坐國際航班，請賓客提前飛機起飛時間2小時從酒店出發。調度員詳細填寫派車單，請部門主管在派車單上簽名，在“接送機記錄本”上做好記錄。