提高備貨時效方法有哪些

隨著物價指數的日益上漲，酒店的經營成本壓力越來越大，屬於酒店流動資產的存貨更加凸顯出其作為營運資本的壹面，也就是說存貨占用資金的負面影響被日益凸顯，而變現的能力由於酒店行業的特殊性而被縮小，因此存貨管理的重要性也日趨凸顯，存貨管理的好壞不僅直接影響占用資金的多少，存貨成本的多少，而且會直接造成資源的浪費。存貨分為在途存貨跟庫房中的存貨，酒店作為服務性企業，在財務賬目中體現的主要是庫存中的存貨，因此本文中所講的內容也都是特指庫房中的存貨。本文主要從酒店存貨的特點、存貨管理的組織機構以及酒店存貨管理的要點三個方面來對酒店的存貨管理進行闡述，研究如何進行科學的存貨管理，在保證酒店安全經營的同時，避免資源的浪費和閑置、減少酒店資金的占用，具體見下文。壹、酒店存貨的特點制造型企業的存貨是相對固定的，存貨是由產品和銷售情況決定的，產品的研發相對時間周期較長，在壹段時間內產品不會發生變化，而只要產品不變化就不會有新的存貨，而酒店則不同，主要是由於酒店的經營在常態經營的基礎上有許多變化，經營產品隨時可能會進行調整，比如菜肴，導致了酒店存貨在品種、數量上都存在更大的可變性和不可控性，具體如下： 1、存貨的種類繁多且不固定酒店存貨的種類非常繁多且不固定，是由於酒店產品的豐富性造成的，而且產品還經常性的調整，比如菜肴，酒店每隔壹段時間就會推出新菜，自然就會需要購置新的食品原材料、餐具等。 2、存貨數量的不確定性酒店雖然也有預訂管理，但很多貨物的需求很難提前壹段時間就可以預知，尤其是在餐飲原材料方面，因此餐飲食品原材料的下單往往是提前壹兩天才操作，就是為了減少由於不確定性造成的浪費。 3、存貨的時效性較強酒店存貨中諸如餐飲原材料、調味品等都有較強的時效性，超過有效期就會造成浪費，這就要求酒店存貨預測工作的準確性更高。二、酒店存貨管理的組織機構酒店存貨的特點決定了酒店的存貨管理是壹項非常細致且繁雜的管理工作，這也要求必須有相匹配的組織機構和專業的人員來進行專項的管理，否則必然會導致壹系列的管理問題。從倉庫的設置來看，分為壹級庫和二級庫，壹級庫主要是負責酒店整體貨物的出入庫，可以稱為總倉，而二級庫的設置是為了方便使用部門的操作、提高工作效率而設的，具體的設置可以根據酒店的規模進行調整（本文主要按照300間以上客房規模的酒店來進行設置）。從組織機構來說，酒店存貨管理的總負責部門是財務部，主要負責壹級庫的日常管理，二級庫主要由相應的使用部門來負責管理，如餐飲二級庫由餐飲部指派專人進行管理。具體見下表：從上表中可以看出，酒店壹級庫內的物品並不是非常多，財務部更多的是行使出入庫的管理職責，除了個別的物品需放置在壹級庫內，大多數都是將貨物的放置轉移到了二級庫，由於放置地點的轉移，財務部除了做好所有貨物的出入庫管理外，對二級庫的管理也需進行監督並定期進行盤點，避免管理漏洞的產生。二、酒店存貨管理的要點說到酒店存貨管理，不得不先說酒店存貨管理的環節，存貨管理的要點也就是做好各個環節的把控。具體來說，存貨管理的環節主要包括訂貨量的確定、出入庫的操作以及閑置物品的處理，接下來就針對這些環節闡述壹下如何做好存貨的管理。 1、預測要準確訂貨量預測的準確性直接關系到庫存管理的合理與否，也關系到酒店資金的使用合理與否，因此訂貨量的預測工作是存貨管理工作中最基礎、最首要的工作。由於酒店貨物品種的繁多、時效性強等特點，使得酒店訂貨量的預測工作也相對應的更加復雜，從訂貨的方式來看有定量訂貨跟定期訂貨兩張，但在酒店實際的操作中往往是兩者結合，接下來筆者就針對幾種主要的貨物進行舉例說明。（1）常備客用印刷品、客房消耗品等：這些貨物的消耗主要跟經營情況有關，比如客房消耗品的預測是建立在對客房出租率的預測基礎上，壹般來說會訂三個月的貨物量，同時根據庫存情況進行適當的調整（比如實際使用量低於上壹批的進貨量，那麽在預測的基礎上適當降低下壹批的訂貨量，反之亦然）舉例如下：某酒店有100間客房，每間客房配備2個牙刷，接下來三個月的預測出租率分別為30%、30%、40%，倉庫裏預計到這批牙刷運至酒店後仍剩下50支（這裏的50只庫存得考慮貨物的交貨周期，需扣除交貨周期內的消耗量，而不是訂貨當時的庫存量），那麽本批次的牙刷進貨量Q=100*（30%+30%+40%）*2*（1+10%）-50=170支（公式裏的10%為酒店自行設定的誤差率，避免經營超過預期後導致牙刷不足，這個數字每家酒店可以根據自己酒店經營預測的誤差率自行設定）；（2）常備自用印刷品、辦公用品等：這些常備用品酒店可以根據日常的使用量設定壹個安全庫存（即最低庫存、最高庫存），當庫存即將低於最低庫存時，倉庫需打單進行申購（申購量加上庫存量不得超出最高庫存），因此這類貨物預測的準確性關鍵在於最低庫存和最高庫存設置的合理性，既要避免貨物長期閑置，占用資金和倉庫空間，也要考慮到交貨周期，避免缺貨，這種訂貨方式跟定期訂貨的差異就是多了壹個最低庫存，定期訂貨是設定壹個時間段，比如每個月進行訂貨，而本文中則是快到最低訂貨的時候進行訂貨，可用下圖予以表示。（3）食品原材料：由於食品原材料的時效性較強，因此食品原材料的下單往往是提前壹天或幾天根據明天或後面幾天的客情進行下單，具體提前的天數需考慮到食品原材料的時效性、交貨周期及原材料價格的變化規律（如節假日期間原材料價格會漲價，壹般時效性還可以的食品原材料就會提前進行備貨以降低原材料的成本）。在這裏特別要提醒的壹點是食品原材料在下單時對原材料的規格必須明確，因為不同的規格不僅會有價格上的差異，而且會影響菜肴的品質甚至無法使用。（4）餐具：餐具的訂貨相對比較復雜，尤其是壹些開業較長時間的酒店，首先得考慮到餐位數、翻臺率、餐具清洗時間、餐具破損率等，同時還得跟菜肴研發相匹配，在餐具的購買上盡量減少過於個性化餐具的數量，會增大再次購置的難度，也會由於原先的菜肴停止出品造成的這種餐具的閑置，其他的在這裏就不贅述了。（5）酒水：主要根據餐飲經營的預測進行訂貨，需要考慮到本地的消費習慣（即哪種酒水比較暢銷），尤其要註意的是高檔酒水的訂貨要慎重，避免由於積壓造成大量資金的占用。同時在酒水的訂購時，可以綜合考慮餐飲部、康樂部對酒水的需求，尤其是洋酒、啤酒、飲料等***用酒水，可以進壹步減少預測的誤差率。（6）布草：客房的布草主要由客房數決定基礎配備量，在基礎配備量的基礎上再考慮出租率、清洗率、破損率等因素決定訂貨的增量，比如壹家酒店有10間標間，每個標間需配備2個被套，假設每天的出租率為50%，清洗率為100%（即每個標間只要有人入住，那麽兩個被套都要清洗），那麽需要購置的被套數量Q=10*2*（1+50%）*（1+10%）=33個（公式中的10%由酒店自行設定，主要是避免由於出租率發生變化或者被套被客人損壞等特殊事件的發生導致用品數量的不足），當然這主要是針對第壹次購置，後續的購置主要是考慮到破損率以及出租率的變化。餐飲的布草主要考慮到餐位數、上座率、清洗率、破損率等因素，在這裏就不贅述了。除了上述外，設備庫裏的存貨主要是根據設備部維修的安排和需要進行購置，還有壹些其他存貨也各有各的要求，限於篇幅在這裏就不展開了，總之，訂貨量的預測需要根據貨物的特性及經營的需要做到針對性的預測，在保證酒店經營的同時避免資源的浪費。 2、領用要及時貨物到店後，壹級庫負責人需召集使用部門進行驗收，同時設有二級庫的需馬上通過移庫處理將貨物轉移到二級庫內，其他部門申購的也需立即讓申購部門盡快開單領出，避免貨物堆積在壹級庫內。另外，壹級庫內的庫存貨物要做好定期的通報，尤其是三個月以上未動用的貨物需進行原因分析，如果由於經營方式的調整或者其他原因導致無法使用，則需進行處理，以免占用倉庫空間，如果是其他原因需督促使用部門進行領用，避免因遺忘造成資源的浪費。 3、倉管要科學倉庫管理在庫存管理中也占有重要的位置，倉庫管理的好壞直接影響到訂貨預測的準確性以及訂貨時間的及時性，主要需關註以下幾個方面：（1）倉庫管理的制度要完備，比如緊急開倉制度、入庫驗收制度、定期盤點制度等等，只有在完備的制度保證下，才能確保倉庫的正常運行；（2）先進先出的原則要遵循，避免庫存貨物的品質發生變化或由於經營模式的調整造成閑置；（3）二級庫的管理需建立監督機制，確保二級庫的正常運營，避免造成資產的遺失；（4）倉庫物資的登記需規範，每樣物資做好貨卡的放置，註明每壹次出入庫數量的變化，做到賬實相符。（5）最低庫存要每日關註，避免由於訂貨時間的延遲導致影響到酒店的正常經營。 4、處理要謹慎不管庫存管理做的如何好，都必須要面對壹個問題，那就是物資的處理，這裏面包括了兩方面的內容，壹個是閑置的物資，也就是由於酒店經營方式的調整或其他原因造成這批物資已經無法繼續使用，長期閑置只會占用倉庫的空間並且會降低閑置屋子的價值；另壹個是報損的物資，這部分物資雖然已經無法對客使用，但仍然存在壹部分殘值，而且管理不善的話會存在重復報損的風險導致酒店新的物資被挪用乃至私自占用，因此報損物品的處理也需規範且加以有效的監督。（1）報損處理物資的報損處理首先要建立監督機制和完善的報損流程，比如壹些機器設備的報損必須由工程部鑒定確實無效或者使用不經濟後才能允許報損，不同的物品由相應的監督部門進行鑒定，諸如鍋爐等大型設備甚至需要外請單位進行鑒定，當然不管如何財務部都必須參與報損的監督，只有按照流程操作後符合報損的條件才能進行報損；其次是報損的物資要統壹由財務部進行保管，換句話說財務部必須設置報損品倉庫並建立賬單；最後是財務部需不定期對報損的物資進行統壹的處理，比如其他部門改作他用（如破舊棉織品改作抹布）或者統壹出售，不管怎麽處理都需手續齊全。（2）閑置品處理閑置品的處理關鍵在於閑置品的資格認定，換句話說就是什麽樣的物資才能被認定為閑置品，這裏主要有以下幾個衡量標準：對客用品-----由於經營模式的調整或其他因素導致某些物品已經無法滿足酒店經營的需求或者不符合對客經營的標準，比如酒店更名後導致原有的印刷品logo不符合標準、某種餐具由於數量嚴重不足且已經停產無法增購導致滿足不了正常經營的需求等等；自用用品-----由於操作流產的改變或者其他因素導致某些物品不再使用，比如某些內部表單由於格式的調整導致沒法使用、員工的絲襪統壹由肉色絲襪調整為黑色絲襪、男員工發放絲襪調整為不發絲襪等等。閑置物資的處理首先得由相關部門提出申請，通過相關的手續進行閑置資格的認定。壹旦這些物資確認為閑置物資後，為了不占用倉庫空間和資金，必須及時處理，但在處理時需統壹由財務部操作，在量大的時候需采用招標的方式進行，減少酒店資產的損失。同時閑置品的產生跟管理人員的管理能力有壹定的關聯，在必要的時候可以將閑置品列入管理人員的績效考核中，督促管理人員提升庫存管理的能力，減少閑置品的產生。酒店庫存管理是壹門非常繁雜且重要的工作，每壹個環節都需關註，需要各部門的配合，而不僅僅是財務部壹個部門的事務，只有上層重視，制度保障，全員關註，庫存管理工作才能得到有效的開展，真正的為酒店的經營保駕護航。以上所說僅代表個人觀點，如有不對的地方還請多指教。