酒店采購管理規定
第壹條 基本原則
1．廉潔自律，嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量，處理好與供應商的關系，不接受供應商禮金、禮品和宴請；
2．嚴格遵守采購規範流程，按流程辦事，能及時按質按量地采購到所需物品，在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本；
3．加強采購的事前管理，建立完善的設備價格信息檔案，做好采購相關文檔的存檔、備份工作，以有效地控制和降低采購成本並保證采購質量；
4．所有采購, 必須事前獲得批準. 未經計劃並報審核和批準，除急購外不得采購，急購需按《緊急采購管理流程》要求進行采購；
5．凡具有***同特性的物品，盡最大可能以集中辦理采購，可以核定物品項目，通知各申購部門提出請購，然後集中辦理采購；
6．采購物品在條件相同的前提下應在正在發生業務或已確認的供應商處購買， 不得隨意變更供應商；
7．科學、客觀、認真地進行收貨質量檢查；
第二條 供貨商的確定原則
1．初選供貨商：要深入細致的進行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力，專業化程度，貨物來源，價格、質量極其目前的供貨狀況。
2．試用供貨商：對於同類商品找出兩家同時供貨，重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
3．確定供貨商：在使用兩個月的基礎上、由總經理、副總經理、財務人員、廚師長、采購人員組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定。
4．簽定供貨合同：確定供貨商後，由總經理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過壹年。供貨合同壹式三聯：壹份供應商；壹份財務部；壹份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。
5．供貨商的更換與續用：在合作的過程中，如發現供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續用。
第三條 市場調查原則
1．由總經理、財務人員、采購人員、廚師長每月不少於兩次進行市場調查。調查後需有調查記錄，寫明調查人員，調查時間、地點及調查結果，由全體人員簽字後交會計存檔。
2．調查時間、地點的選擇，每項15天調查壹次，以批發市場早市開市期間為調查區間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況後的當日或次日調查。。市場的調查以供貨商所在的市場為準。
3．調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、後幹雜調料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調查不應低於三家。調查中要堅持集中調查的原則，調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價後要進行討價還價，切記只記錄買方壹口價。
4．出實地調查外，當地的報刊、雜誌、電視等所刊出的價格，同行報價也是調查的手段和依據。
5．調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。
6．零星物品的調查由總經理或委托其他人（采購人員除外）實施。
第四條 采購的定價原則
1. 設立尋價員：由廚師長、倉管員、質檢員組成，三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價，在市場調查的基礎上，每半月制定壹次，零星物品的采購價格不定期進行。
2. 定價程序：由總經理同采購人員壹起根據市場調查的結果與供貨商討價還價後予以確認，並由總經理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執行。
3. 價格管理原則：對於供貨價格實行最高限價制，根據不同的貨品，其最高限價範圍如下：
（1） 幹雜、調料、糧油、等執行價格不得高於市場批發價格的6%。
（2） 低質易耗品的價格不得高於市場零售價的平均數。
（3） 零星物品的價格不得高於市場零售價的
（4） 魚類、肉類、鮮貨價格不得高於市場批發價格的
（5） 蔬菜平均在壹元以下者，其執行價格不得高於市場批發價格的15%。價格在壹元以上者，其定價不得高於市場批發價的10%。
4． 春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份，由於供貨價格波動太大，其定價原則可適當放寬。
第五條 審購程序
(壹） 耗用物品的審購程序
1、對於經常性項目的采購應由所需部門每月固定時間定期報計劃，申購單壹式三聯（采購員、倉管員、財務部各壹聯）。寫明所需物品的品種、數量、規格等，經總經理審批後，交由采購部門辦理。
2、需臨時采購的零星低值物品由所需部門填寫申購單，經部門負責人同意後方可辦理。
3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單寫明，限時購買。
（二） 自購菜品的申購程序
1、需貨部門根據庫存和使用情況填寫申購物品清單，申購單壹式三聯（采購員、倉管員、財務部各壹聯），由部門負責人簽字後，交采購部門辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存，當存貨降到最低存貨點時，庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。
（三） 供貨商送貨的申購程序：
1、需貨部門填寫申購物品清單，由部門負責人簽字後，經總經理審批後，交采購部門辦理。
2、新進酒水、物料由總經理和采購人員簽字以書面形式通知庫管，不需填寫申購單。
3、只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨，其他人員非總經理批準不得擅自通知送貨。
第六條 采購數量的確定原則
為提高經濟效益，降低成本，減少資金占有，應根據勤進快銷的原則，按單采購的原則來確定日常的采購數量。
（壹） 鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量。
1、此類原料實行每日采購，壹般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門每日營業結束前，根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的采購數量。
（二） 庫存物品（幹雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等）的采購數量。
1、此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數，根據最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低於壹天的用量。
2、庫存量上下限的計算公式：
最低庫存量=每日需用量×發貨天數
最高庫存量=每日需用量×15天
第七條：貨物的驗收原則
（壹） 驗收的質量標準：
根據本公司制定的《采購物資質量標準》進行驗收
（二） 驗收的數量標準：
根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量據實進行驗收，數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。
（三） 驗收人員：
采購人員、庫房人員、領用部門負責人、監督員四人***同驗收。
（四） 驗收時間：
每日上午9：30**-10：00 下午4：
（五） 驗收程序：
1、由庫管人員填寫“入庫單”或“鮮貨食品驗收單”註明所收商品物資的數量。入庫單、驗收單填寫完後，由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢後的入庫單或驗收單壹式三聯（采購員或供貨商、倉管員、財務部各壹聯）。
2、對不符合《采購物資質量標準》和數量超過“申購單”的商品物資（菜品），使用部門有權拒絕收貨。
第八條 倉庫管理
（壹）、負責入庫貨物的驗收，保管及發放工作。
（二）、貨物入庫
1、認真驗收，查核貨物的數量、質量、保存有效期等。符合要求的方能入庫。
2、開出入庫驗收單
3、及時登記帳卡，每天結出數量合計數，並錄入電腦。
（三）、庫存保管
1、合理利用倉庫條件，分門別類保管好各類貨品。
2、做到先進先出、防止積壓變質。
3、設 “慢流動表”，凡是庫存超過100天，都要上“黑名單”，上報部門負責人。
（四）、發放管理
1、直入廚房：以收貨驗收後直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等，憑經廚師長簽字的“收貨單”數量標準直拔。
2 、倉庫發放，廚房各班組必須填寫領貨單，經廚師長簽字認可後出貨，店面大堂經店長簽字同意後出貨。
第九條 采購事項
1、采購人員應嚴格按照“申購單”所列商品物資（菜品）的數量和《采購物資質量標準》以及有關定價原則進行采購。在采購過程中，因市場行情發生變化，而影響采購數量和質量的，要及時與所購商品物資的使用部門聯系，征得同意後方可購買。
2、在采購過程中，自購鮮活食品、蔬菜時，應逐筆填寫所購菜品的數量、單價和金額，（預制已列明菜品的壹式二聯的采購清單，采購人員自留壹份，財務結賬壹份）。菜品要分別堆放裝運，以便領貨。鮮活及易碎菜品要輕拿輕放，嚴禁擠壓，以免影響菜品質量。冷藏肉品註意保鮮。
3、對商品物資（菜品）的退貨和積壓商品的處理，采購部門有積極協助處理的義務。
4、對采購過程中發生的非正常損失（采購數量與收貨數量差異過大），須單獨列明並說明原因，報總經理批準方可報賬。
5、采購部工作職責：i、建立供應廠商與價格記錄；ii、采購方式設定及市場行情調查；iii、詢價、比價、議價、訂購工作；iv、送貨進度控制與督促；v、來貨質量、數量異常處理；vi、付款整理、審查；vii、提交采購工作報告。采購工作報告至少須包含以下要求和分析圖表：（1）本月采購貨物的類別與比例；（2）本月因采購質量不符存在退貨的次數；（3）本月各供應商供貨的金額及分布情況；（4）詢價與議價結果的差異總金額及各供應商的差額分布情況；（5）供應商送貨效率；（6）各供應商存的問題及改進建議；（7）采購中存在的問題及改進建議；（8）與各部門勾通，協調解決處理的問題分析。
6、采購人員職責：采購人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價後報領導核準供應商，不得私自訂購和盲目進貨。在重質量、遵合同、守信用、售後服務好的前提下，選購低價物資，做到質優價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務、帳務工作。為掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經常自覺學習業務知識，提高商務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好采購工作。必須始終貫徹執行有關政策法令，嚴格遵守本公司的各項規章制度，做到有令即行，有禁即止。必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，在采購工作中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。