首先要了解來訪外賓或代表團的基本情況。比如來訪外賓的總數，包括來賓的配偶和其他人員，來訪人員的職務、性別、禮賓順序等。，可以由對方提前提供。出訪重要國賓時，後續人員中有官方隨行人員(或代表團成員)和工作人員，部分官方隨行人員為政府高官。此外，壹些國家領導人來訪，企業家、記者和專機機組人員陪同。這些都要提前了解清楚，以便相關單位做好相應的接待準備。
對於外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣，也可以提前詢問對方，必要時也可以詢問對方來訪者的血型信息。在擬定來訪者的訪問日程之前，還需要向對方了解清楚到達和離開的日期和時間，交通工具和實施路線，以及對訪問的具體願望。飛機起降的具體時間，民航部門可以嚴密掌握。
時間表的緊湊程度要適當。活動太少，以至於客人有時在酒店無所事事，感覺很冷；活動太多會讓客人筋疲力盡。在時間表中保持適當的平衡並不容易。為了讓客人在有限的時間裏看到更多的東西，接觸到更多的人，往往容易把日程安排得太滿，沒有時間放松。
為了取得更好的效果，壹些大型代表團可以分組安排活動。壹些次要的活動可以安排代表團其他成員參加，以減輕客人的疲勞。接待規格的高低，體現了對來訪客人的重視和歡迎的熱情。
它還經常對接收規格的級別敏感。因此，對於來訪客人的接待規格要適當掌握。
接待規格的高低往往表現在各個方面。比如宴會的規模，參加宴會的主要宴會人員的身份；壹些禮儀活動的莊重，甚至有時候住房、交通的安排，都會被視為接待規格的體現。所以，對於同壹級別的國賓，要保持大致相同的接待規格，不要給人厚此薄彼的感覺。但對於壹些在政治或兩國關系上有特殊需求的國賓，給予“破格”接待，可能會收到明顯的效果。
雖然接待規格可以從很多方面體現，但領導的接待尤為重要。誰收的，去的怎麽樣，都是人們關註的熱點。有時候東道國主要領導人不在首都，客人也願意特意在其他地方見面。因此，在擬定接待計劃、安排活動日程時，要特別註意領導的接見。
各國都特別註意來訪外賓的安全，尤其是國賓。當重要的國賓來訪時，壹些國家會采取特別的安全措施。這是因為東道國政府有責任確保客人在其境內逗留期間的人身安全。根據通常的國際慣例，從國賓入境時起，東道國就有責任保護他們的安全。東道國政府應與到訪國政府合作，制定保護他們的計劃，包括警察護送、現場控制、嚴密保安、品嘗食物、交通安全和所有其他必要的技術和預防措施。禮賓部在考慮日程安排和活動現場安排時，也應考慮安全因素。
外賓來訪期間的生活接待很重要。住房、汽車、日常生活盡量舒適、方便、安全，飲食要可口。住所應選擇在環境優美、安靜的區域，以便客人在繁忙緊張的活動後能有適當的休息。壹般國事訪問大多在國賓館和高級酒店，設備齊全，考慮周到，經驗豐富。有些國家為了講究禮儀規範，會安排客人住在宮殿、別墅等地方。到訪國的國旗或國家元首的旗幟應在國家元首的住所升起。分配住房時，周圍的工作人員，如秘書、翻譯、貼身警衛和服務人員，應住在離客人近的房間。代表團中的高級官員也要妥善安排。除非必要，光棍們也應該安排單獨的房間，而不是安排光棍們合租房間。住房可以由主人安排分配，然後征求客人意見；也可以提前把房間位置圖給對方，讓對方自己安排。
關於飲食，要根據外賓的習慣和愛好盡量做好。根據外賓的習慣，壹些飲料、水果等。應該準備在房間裏，讓他們隨時服用。
對於主賓國國旗(國家元首旗幟)的旗樣和制作說明，可以通過外交途徑向對方索取國歌的樂譜。此外，我們應該收集壹些來自訪問國家的音樂，用於晚餐音樂和晚上的表演。
國賓來訪時通常會向東道國的領導人和工作人員贈送禮物，東道國也會相應地贈送禮物表示感謝。領導之間互贈禮物，或在會議期間親自贈送，或通過禮賓人員贈送；給壹般隨行人員和工作人員的禮物可以由禮賓部轉交。禮物應該避免雷同和重復。因此，每次出訪時送給國賓的禮物都應記錄在案，以備將來參考。給來訪國賓的禮物應由專機帶走。如果沒有專機，壹般不宜贈送大件易碎、不易運輸的禮品，讓客人作為隨身行李帶走。
壹切都應該是禮貌的，相對的。