酒店應召開動員大會，落實接待方案的宣貫。針對大型政府接待，需要全員上下高度重視，所以提前開動員大會顯得十分有必要。同時，通過動員大會，可以厘清各部門的相關責任範圍，細化各項接待任務，做好應急預案工作，加強全體員工對接待工作任務的緊迫感。
前廳部根據營銷部的預訂情況，合理安排房間，並做好接待前的人員安排。同時要與營銷部及會務組做好銜接，就房間的增加、減少、費用結算等問題做好溝通。
客房部根據會議時間，集中安排人力做好客房清潔工作，要求在規定的時間內完成所有房間的打掃。打掃房間時，切勿隨意亂動客人的文件、物品。
營銷部要向代表、會務組收集意見，對酒店服務質量、用餐、會場服務等方面有何意見和建議，整理後發至各相關部門，以便在今後的會議接待中改進。
擴展資料
客人與酒店員工的活動區域沒有嚴格的界限。酒店按照設計要求，都有獨立的面客區與後勤區域，酒店各部員工活動範圍往往都是有所要求。在酒店用餐或會議高峰期，應盡量避免與客人搶用電梯情況，員工甚至管理人員盡量使用員工電梯或貨梯，必要時可多往消防通道通行。
由於用餐與會議時間間隔可能比較短，酒店管理人員與員工應竭力避免與客人壹起在餐廳***同用餐情況，甚至是打包現象。盡管用餐客人不多，但容易給客人留下不好的印象，認為酒店在管理上沒有嚴格的規範要求，這些都是酒店管理人員應該提前規避處理的問題。