(1)開頭:自我介紹，說明投訴內容，並註明此信的目的和要求。
(2)正文:說明情況，闡明利益，分析利弊。告訴對方妳受到的傷害或不便，提出解決問題的建議，表明妳想如何處理。
(3)結尾:表示希望問題迅速妥善解決。
希望盡快得到滿意的答復。
投訴信經典句型總結。
(1)很遺憾我們發現…有問題
請盡快讓我知道妳是否能……好嗎？
我希望我的問題能得到妳的考慮。
我確信這其中有技術或人為的錯誤。
我希望妳能盡快調查此事。
我希望我能盡快拿到退款。我希望盡快收到退款。
我寫信是要投訴…
如果問題得不到妥善解決，我會要求妳把錢退還給我，否則我會向有關部門投訴。
(9)妳們服務中令人討厭的壹點是…
多年來，我壹直對妳們的服務很滿意，但現在我感到非常失望。
(11)我想請妳註意這個問題/故障…
我寫信是想告訴妳，我覺得……不令人滿意。
(13)我想表達我對…的不滿/失望
(14)如果妳能……我將不勝感激
(15)我相信妳會認真對待我的投訴，並…
樣本寫作.
方向:
在大學裏，妳和另壹個學生合住壹個房間。妳發現在那裏工作很困難，因為妳的室友總是有朋友來訪。他/她在房間裏開派對，有時會不經妳允許就借妳的東西。
給學院的住宿官員寫壹封信，並且:
下學期要壹個新房間。
妳想要壹間單人房。
解釋妳的理由。
親愛的先生或女士:
我寫信是想表達對住宿的不滿、失望和擔憂。下學期我更願意搬進單間，因為我覺得目前的合租安排不太方便。
我必須解釋壹下，我不滿意的原因是我室友不顧及他人的行為。壹方面，他的朋友經常來看他；另壹方面，他經常舉辦喧鬧的聚會。
為了解決這個困難/改善這種狀況/解決這個難題，我希望引起有關當局的註意。我相信妳會同意，對我來說，唯壹的解決辦法就是搬進我自己的房間。
因此，如果妳能給我找壹間單人房，我將不勝感激，最好不要在同壹棟樓裏，而是盡可能靠近大學校園。
妳真誠的，
李明.