活動運營最全的操盤指南！

活動運營是壹個麻煩操心的事情，那麽什麽樣的活動操作才是完美的呢，通過這篇活動運營人必備的操盤指南(從入門到精通)的介紹，就能讓大家明白活動流程整個步驟。做壹個長期主義者，每壹場活動都想辦法把整個觀眾體驗、嘉賓的體驗，以及合作夥伴的體驗，做到極致。在不斷做的過程當中去積累口碑，然後整個行業內會形成壹定的認知，再經過不斷輸出活動，不斷的和這群人通過活動產生鏈接，慢慢地積累勢能，勢能積累起來之後，口碑、品牌就會慢慢起來。長期主義+價值輸出+時間復利，妳將解鎖壹份刺激與歡喜。活動流程主要分為六個步驟！市場調研-活動立項—活動籌備—推廣&招募—活動執行—活動復盤。壹、活動框架1、活動目的這是做活動前最重要的壹個問題，我為什麽要做這個活動？1）提升影響力，強化品牌。2）政策發布，比如今日頭條的生機大會，快手的光合大會等。3）會銷，會銷類的公司，有壹個標準化的會議流程，對會議的信息密度沒有嚴格要求，但強調氛圍的調動，有KPI指標。2、市場調研這壹塊相對來說比較簡單，既然做這個行業的活動，肯定本來就能觸達到這個行業的壹些人群。那麽，通過面對面也好，或者通過線上聊也好，或者通過問卷調查也好，或者通過請教公司壹些老的員工也好，或者看同行業的競爭、競品的活動也好，基本上就能得出來結論，在這個結論上可以去驗證壹下，就會明白用戶的需求，知道活動的方向在哪裏。3、確定邊界想明白為什麽要做這個活動，基本上心裏邊大致的版圖就有了。從現在的時間起，去倒推，大概這個活動準備周期需要多久。比如說需要30天，從現在情況往後推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動類型，誰來講？誰來聽？這個活動目的是怎樣的？基本上有壹個大體的模糊的畫像，在這個時間沒有精準的對接到個人，但是知道它大概有怎樣壹個標簽、知道大致通過什麽樣的渠道能夠去觸達。同時邊界很重要！它畫了壹些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。1）預算不壹樣，整個的邊界完全是不壹樣的。可能因為預算有限，有些場地就不會考慮，有些老師也不會考慮。2）人數和預算也是緊密相關的，做500人的活動、1000人活動、100人的活動，完全是不同的概念。3）時長基本上就決定了嘉賓的數量。大家都比較熱衷於做下午場的活動，相對來說比較簡單，從下午2點開始到5點結束，大概3小時，180分鐘，基本上是6位嘉賓，壹個嘉賓25分鐘，總***150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加壹些圓桌論壇等環節。中間控場不用那麽嚴格，但是整個嘉賓的數量和分享時長是壹個反相關的。另外還要考慮場地，吃飯，交通是否方便。4）場地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動不能舉辦，再加上今年過年比較早，1月25日初壹，很多大型的活動全部壓到年底，加上很多年會也在這個時間，就會把整個酒店的費用拉高，往年可能提前兩個月去找酒店，今年必須要提前兩個月三個月甚至更長時間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。通過上面的分析，要做壹個什麽樣的活動，那麽大致的框架就出來了，先把整個邊界定好，接著再細化，內部還有壹個溝通磨合的過程，不可能壹開始把這些非常精準化。二、活動ing1、確認主題第壹不要引起歧義。第二要讓大家明白活動的價值，用戶能知道妳要給他傳遞什麽。針對行業內的活動，壹般都只寫嘉賓的title，因為這個行業大家都知道他是誰，所以說不用在活動的板塊上再去說這個嘉賓怎樣，做過什麽。但是註意，跨行業的活動，需要寫嘉賓的介紹，因為觀眾來自於不同行業，也可能來自於五面八方，通過嘉賓的介紹來判斷活動是否是適合自己。2、時間場地壹般場地是壹個大場地，壹個小場地，在這裏大場地指的是哪個城市，小場地是具體地點。比如：確定12月底要在北京做壹個活動，北京就是壹個大場地，大場地可以滯後到什麽時間？假如有很多外地的嘉賓來參與，會提前預訂機票，要提前半個月或者20天要把這個場地給確定死；假如活動本身是在北京的人來參與的，活動開始之前壹周會給大家群發消息就OK了。壹般來講雙休日好過工作日，周六好過周日。但是也要考慮活動的規模與影響力，不要放在周壹，周壹往往會議比較多，很難走開。下午好於上午：盡量活動不要上午辦，下午的活動通過開場時間稍微往前延壹點，把結束的時間稍微往後延壹點，比如1點半開始壹直到下午6點，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節省費用。另外，場地動線在大型的活動中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發，不要想當然，要考慮到人流行進方向、路線、擁堵節點以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無法流動過去的展位）。會場最好是“後進式”，屏幕和入場口不在同壹側，不要從前門進，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設置隔離欄，避免分散註意力。壹般做的活動比較多了之後，基本上看壹眼這個場地，整個搭建方案就有了，就知道什麽地方放簽到臺、什麽地方放入場、什麽地方放屏幕、什麽地方放上下臺、什麽地方放控臺，基本上就相當清楚。3、確定關鍵傳播節點假如1月份舉辦壹場500人的活動，往前倒推，首先要確認活動是免費還是收費，因為免費和收費的到場率不壹樣，要根據到場率去算，需要報名多少人，現場到多少人。根據目前手頭的資源，去倒推，比如說活動推壹次能報60人，需要推五次，推5次的節點可能壹周推兩次，可能壹周推壹次。壹周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號推壹次，用海報推壹次，這樣傳播的節點基本上就出來了。再根據整個行業的壹些大事件，比如說雙11或者說其他的能預測到壹些節點，不跟他們搶流量，把這些節點給錯開，根據行業內人的壹些特殊習慣。在這邊給大家舉個例子：比如說像直播行業，直播行業要去發海報的話，可能在半夜兩三點或者淩晨四五點發，效果特別好，因為做直播這個行業，播到淩晨壹兩點，播完之後還要和團隊復盤，之後才能睡覺，要根據這些，把具體的傳播時間點再進行微調。物料是活動對外宣傳物料，像海報、主視覺或者說像嘉賓的背景，類似於傳播方面的壹些物料。這些物料有利於去招募或者對外去做宣傳。4、信息入口的問題作為活動負責人，剛開始要定主題、定框架、定基調、定邊界，在對外合作的時候，最怕遇到壹件事同時好幾個人來對接。壹般我們辦活動首先會在群裏邊立壹個規矩：公司裏邊指定壹個總的負責人，他既是內部信息匯總的節點，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內部都有壹個人，同時同步到群裏和協同工具中，避免信息差。壹場活動需要團隊協同，每個人具體來負責哪壹塊，壹般要形成文字，同步給各個合作方。總之兵分幾路，各司其職。5、信息的協同和傳遞這塊特別重要，特別是合作類的活動，比如多方主辦，並有政府的指導參與，這種活動難度很高，建議壹般壹個活動，它的聯合主辦方不要超過三家，超過三家的話就是說會特別麻煩，因為每個人對活動的認知與需求都不壹樣。合作類的活動，盡量簡化，在活動開始的時間，要明確劃分好雙方的職責，哪些東西，妳有決定權，哪些東西，我只是通知妳，其它事我全權處理。不然到後邊肯定會撕逼的，會牽涉大量的時間精力來處理這個事，這是外部。內部的話也是同樣的壹個邏輯，比如嘉賓，特別是大會，嘉賓總計超過三十幾位，嘉賓對接這塊可能是5到6個人，嘉賓是按照板塊來劃分，每個人對接幾個嘉賓。有些嘉賓不可能親自來對接，壹般會由品牌負責人或者助理來對接，這裏邊就會牽涉到壹個信息的傳遞與協同。要借助壹些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減，比如石墨文檔、有道雲筆記等，具體用哪個可以根據公司內部情況選擇。三、嘉賓相關1、清單活動主題定完之後，大家在壹塊開個腦爆會議，然後就說妳認為的嘉賓是誰誰，每個人在黑板上寫，寫完之後用排除法，先做加法，後做減法。然後，把不合適嘉賓全部排除掉，比如說我來推薦這個嘉賓，我為什麽推薦這個嘉賓？這個嘉賓好在哪壹塊？今年做了哪些東西，哪壹塊應該講的特別好。嘉賓模式就兩塊，壹個是做得好，壹個是講得好。做得好的話，要有實際經驗，因為在實際的過程當中做過和沒做過是不壹樣的。做過的話，能講出來有壹些比較重要的細節，但是可能會被別人忽視，那這樣的話對行業內的人是有收獲感，也就是所謂的幹貨。有些嘉賓，雖然沒做過，但是壹直在行業內深度觀察，表達能力特別好、氣場和節奏感特別好，在臺上講的特別好，但是這樣的人是少的。還有壹些人做的特別好，但是壹到臺上就緊張，講不全或者講不好，根本表達不出來，這種嘉賓的話，建議大家就不要了，因為他可能做的再好，但是在臺上講不出來的話，實際上對臺下的觀眾是沒有收獲，現場的感覺也會比較尷尬。2、嘉賓邀約要說清楚這幾件事：在什麽地方做壹個多少規模的活動，這個活動的時長是多久？有哪些嘉賓來參與？同臺嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來看這個活動對他或者所在公司的價值是什麽？在的過程中，壹定要把這些東西表達清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對方。壹些活動在前期邀約嘉賓中，會寫壹大堆特別大咖位的嘉賓，最後卻來不了，對於觀眾來說體驗特別不好，特別是賣票活動，可能觀眾來買票，就是沖著1到2個嘉賓，想聽他講。最後會發現想聽的兩個人壓根就沒來，現場特別尷尬，後續還會因為這些會產生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請務必在顯著位置註明擬邀。3、嘉賓信息收集嘉賓壹般會要嘉賓的簡介，title、照片、成功案例、Demo。關於嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不壹定能提供，但如果是壹些幹貨類收費活動，特別是異地嘉賓，壹般會讓他提供壹個demo，提前商量壹個選題，錄壹個10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個嘉賓形象、氣場、表達習慣、邏輯框架、語言節奏等，有壹些整體了解並有助於後期判斷。4、嘉賓PPT1）時間嘉賓的PPT，截止時間壹定要敲死。壹定要把截止時間往前趕壹趕，按照行業經驗來說，總有1-2個嘉賓的PPT姍姍來遲，要為後邊調整留下空間。2）版本記住壹定要編號，養成好習慣，避免弄錯版本。過渡版本壹定要刪掉，因為有些控臺會把原來老的版本放上去，壹般到這個時間節點嘉賓改的東西不多，但是有個別的嘉賓的心理素質不好，壹旦發現ppt不對，會直接在臺上發懵，或者將問題公開化，“PPT放錯了，主辦方能不能給我換壹下”，這時候會極度尷尬。3）體積把PPT盡量體積小壹點防止死機，如果裏面有視頻的，記得把視頻摘出來，單獨再存壹份，在活動進行中，註意和嘉賓提前約定信號，萬壹發生操作失誤，在臺上直接發信號“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個會議的流程，整個對觀眾來說，體驗是無損的。4）內容壹定要有幹貨，有方法論，特別是可以反復使用，可以遷移的，比如壹些數據，對行業前沿的分析和展望，個人固有的成功經驗總結和升華，過去走過的壹些彎路和坑是非常重要的，但會被別人所忽略的壹些細節。5）金句這些既叫金句又叫拍照點，就是大家為什麽有些人講到某壹個程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機拍照，可能是情感上的***鳴，可能是信息含量大，短時間內難以消化，或者是壹句很有哲理的人生格言非常適合發朋友圈，也或者是壹個思維模型，很多人會拍照留存，從而形成二次傳播。5、演講時長有的嘉賓參加大會經驗比較少，之前明明約定了20分鐘演講時間，也敲定了演講主題和大綱。但是，他扔過來壹個60頁PPT，此時需要和對方溝通下，問題在哪裏，把PPT的邏輯框架整理出來，大幅刪減，在這壹步就控制時長，另外在現場執行中，也有倒計時屏幕、倒計時牌、背景音樂等信號來提示嘉賓註意時間，控制好活動的節奏。6、嘉賓接待嘉賓的機票酒店、接送機、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品，實際上這些東西都很細的，不要壹個壹個細節去通知，要學會“湊整”。我們壹般會給嘉賓兩個文檔，第壹個文檔主要前期對接的時候使用，需要嘉賓提交什麽資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個文檔主要就是後期嘉賓的機酒、接送機、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對外等細節。7、嘉賓彩排彩排很重要的，即使嘉賓到了之後沒有特別長的時間，哪怕有五分鐘，都非常管用。1）熟悉場地：位置大致在哪裏？知道上臺口從哪上，然後需要要站在哪個地方，定位點、拍照點在哪裏？是手持麥克還是頭戴？2）提示器的位置與倒計時：告知有提示器，然後防止嘉賓回頭看屏幕，並告訴在哪個地方，明天會有壹個誌願者舉牌子，提示倒計時，註意信號提示。3）上場通知：壹般采用原則是上壹個候壹個，通知壹個，可以就近在控臺的位置，安排沙發，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，並告知壹些註意事項，並加油鼓氣等。四、場地搭建1、搭建商的選擇專業、靠譜。和專業人做事能省去很多的精力和心血，專業靠譜，怎麽評估，第壹看過去，要看案例，第二在溝通的過程中看對方的專業程度和態度。雙方有壹個磨合的過程，最好能和壹個公司長期的合作，知道妳的訴求，做事風格。2、搭建方案這個涉及因素較多，在這裏不再展開，主要就是大屏、舞臺、燈光、展位、外場簽到、互動空間、采訪間等等。五、活動招商1、招商原則壹句話，廣撒網，重點捕魚。壹般承諾80%，後續給到30%驚喜，前期稍稍收壹點，不要為了招商而做出不切實際的承諾，不然事後容易起糾紛。客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然後滿足不了的話提前說清楚，客戶能接受的話繼續往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退壹步。2、客戶來源1）把握熱點、新的機會。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦壹個關於短視頻直播的大會，這些公司肯定有訴求，想要在行業大量的曝光，這樣的話這個活動中能提供的價值和他們的需求就是壹個契合點，形成了壹個鏈接，那麽這就有可能成為妳的客戶。2）每年做的壹些活動，那麽留下來壹些客戶，實際上這些客戶是有可能產生復購的。這些客戶要重點維持維護。3）行業競品類公司，都有哪些贊助商，對方說不定可能會有同樣的需求，因為整個的用戶人群是比較壹致的，等於對方為妳指明了壹條道路。3、整合資源要去整合資源，活動贊助分兩塊，壹個是本身活動資源，比如壹些線下的展位、現場的視頻輪播、上臺演講、參與圓桌、頒獎、主持人口播，等等壹些和現場相關的信息。另外壹塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶。總之，挖掘客戶需求，在能力範圍之內去滿足。六、活動傳播1、用戶畫像妳想要吸引的用戶他是誰？他在哪個地方？通過什麽樣的渠道去觸達，又如何才能吸引他？2、媒體合作傳播的方案要形成壹個文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然後對方會根據妳的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想壹想別人憑什麽會幫我，我能提供給別人什麽權益，最終雙方要達到***贏才行，不然偶發性幫忙是暫時的，不長久。3、它山之石可以攻玉已報名觀眾，可以使用壹些工具批量生成個性化的朋友圈海報，方便對方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來零散的個人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉化率相對較高。4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡群主這點比較簡單，不再贅述，重點：引起註意，否則白搭。5、活動平臺——活動行七、門票及簽到1、門票免費or收費收費門票，增加壹個收入的同時，也可以提高報名門檻。觀眾的的質量更高壹點。但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費能力、話題熱度等，免費的活動很容易招募，但是到場率也沒辦法控制。另外免費的活動容易受到外界環境的壹些影響，壹般來說大概在50—70%左右，如果辦500人活動，全部免費的，如果到場率按照50%來算，至少要壹千人才能保證這個活動到場500人。2、簽到時間與簽到工具簽到時間如果放在上午，比如9點開始，8點半之前簽到的人很少，高峰期是9點到9點半這個時間。活動臨近開場的時間，才是簽到高峰期。短時間內巨大人流量湧來，會產生很多問題，需要提前預防。要思考：簽到的空間是否開闊，簽到通道設置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無經過培訓，簽到工具測試，簽到的物料準備是否到位等這些因素都會影響簽到的進程，處理不好都會導致後面的人怨聲載道，會影響活動開場和用戶體驗。現場壹定要有個人敢於拍板，敢於承擔責任，當機立斷，不要優柔寡斷，快速處理問題。八、執行關鍵1、抓大放小所有流程彩排三遍以上，讓相關負責人對這個活動的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺方、兼職負責人、禮儀負責人等環節的參與者，如果不能實現，也要讓對方知道自己負責的環節大概的時間節點，以及有問題找誰處理。所有的錦上添花，是來自於平常的準備，現場進行中不要臨場發揮。活動現場能把準備好的東西做出來就可以了，現場會有各種各樣難以預料的各種意外的情況出現，要抓大放小，穩定優先，解決關鍵問題，次要問題如果有精力再處理，否則先擱置。2、風險管理從開始的報備到場地、嘉賓、觀眾、設備，實際上很多意外，剛才大家說有壹個“放”的過程，壹個“收”的過程，在“放”和“收”的過程中，多條線都有各種各樣的風險，比如說某個嘉賓同意來，但是臨時又來不了。比如說壹千人的場子，報名量不夠怎麽辦？然後怎麽去算？現場設備突然出現問題怎麽辦？要應對這些潛在的風險，在活動的前期，肯定要拆解各個環節，分析關鍵要素，做預備方案，不斷演練，將問題重現，場景化，然後設計解決方案，把風險降到最低。風險不可以杜絕，但是可以降低。九、活動復盤所有活動每次都要復盤，查漏補缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續發揚，不好就摒棄，這也是內部之間相互激勵，相互學習，不斷完美化的壹個過程。這裏有個原則“PDCA”，又稱“戴明環”，是壹個質量控制流程，P是計劃，C是檢查，D是執行，A是復盤，做之前先思考計劃，做的過程中不斷優化叠代，最後不斷改進反思並繼續下壹個循環。所有東西，開會壹定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊，也可以作為內部的培訓教材。這可能是史上最全的大型活動操盤指南，每個成功活動的背後都是事無巨細，但是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，這些經驗，還是要在實踐中運用出來，願妳也能做出成功的大活動！聞道先後，往往不能以年長年幼來評斷，競品比拼也