1、確定需求和目標：首先確定公司使用西軟酒店管理系統的需求和目標，包括需要哪些功能和模塊，使用規模和時間期限等。確保明確公司的需求和期望。
2、聯系西軟酒店管理系統供應商：與西軟酒店管理系統供應商聯系，表達對其產品的興趣並表達建立合作的意願。可以通過電話、電子郵件或在線申請表格等方式與供應商進行聯系。
3、協商合作條款：與供應商進行合作條款的協商。這些條款可能包括系統的授權和許可，費用和付款方式，售後支持和服務規定等。確保合作條款符合公司的需求和利益。
4、起草合同或協議：根據協商的合作條款，起草正式的合同或協議。可以尋求法律專業人士的幫助，以確保合同的合法性和準確性。
5、審查和簽署合同：請公司法律顧問或相關部門審查合同內容，確保合同符合法律和公司政策。壹旦內容被批準無誤，雙方可以簽署合同。
6、保留副本：確保公司和供應商都保留合同的副本，以備將來參考或糾紛解決之用。
7、履行協議：根據合同的規定，執行合同中約定的義務和責任。確保在使用西軟酒店管理系統時遵守合同的條款和條件。