酒店應對客人的個人信息和特殊需求有壹個大致的了解。
如果客人之前沒有在酒店訂過房，對於這類客人，酒店壹般會在客人來店訂房時為客人做壹個簡單的檔案，以便客人快速訂房。然後在客人離開預訂部後，會為客人建立詳細的客人歷史檔案。