前臺的職責(壹)1。日常工作:
1.接待和聯絡工作
接待公司訪客；
接聽、轉接、留言並記錄公司總機電話；
傳真收發、打印機和復印機的管理；
預訂公司機票、酒店等。
2.事務管理
辦公用品的采購、儲存、登記和發放；
接收、接收、登記和管理公司的日報和信件；
公司圖書館的管理；
負責每月辦公用品、快遞費用及各部門費用的登記和錄入；
3.行政事務
考勤系統的管理，考勤統計(每日/每月考勤報告/請假、加班、出差等手續的跟進/打卡、卡監控等。)、員工工卡的制作和發放、通訊錄的制作和更新。
公司物業管理及其他費用(房租、水電、停車、安檢、盆景出租等。)
4.負責部門會議紀要；
第二，協助工作
1.協助招聘(通知和接待面試官)
2.協助行政事務(準備資料，如辦公室登記，輸入行政報表等。)
3.協助公司進行固定資產出入庫登記和總賬統計。
前臺職責(2)日常事務
1，負責公司前臺接待。
2、負責公司的電話轉接、收發傳真、文件復印等工作。
3.申請接待用品和清潔用品。
4、衛生檢查監督，以及接待客人後茶具的清潔(65438+每天0到2次)。
5.花草的定期養護
6.更新公司的員工通訊錄。
7.下班前檢查辦公室電腦和設備是否關閉。如果有員工加班，就會交給某個特定的員工。
人事事務
1.每天在各大網站發布和刷新招聘信息。
2.通知面試官面試時間，接聽面試電話。
3.做好面試人員簡歷的整理和篩選工作。
工作標準:
接待員的工作標準
1，電話接聽
在電話旁備好紙筆，主動提供留言服務，隨時準備記錄客人的要求，幫助解決問題。特別是認真記錄客人的姓名、電話、時間、地點、原因等重要事項，並及時傳達給相關部門和責任人。
1.1外部呼叫
在1.1的三聲響鈴內接聽電話。
1.1.2接電話時，口齒清晰，聲音甜美溫柔:“餵！廣澤控股集團，妳在哪裏？妳找誰？”並及時記錄對方的信息和通話時間。避免以“妳好”開頭。如果妳因為某種原因接電話晚了，對打電話的人說“很抱歉讓妳久等了”。前臺在接電話時，要保持良好的坐姿，保持輕松愉快的語氣，不要在電話中與來電者發脾氣、鬧脾氣甚至罵人。接電話時，要經常說“妳好”、“對不起”、“請稍等”。
1.1.3如果確認要找的人不在辦公室，要及時回復:“妳好。* * * *現在不在辦公室，可以聯系其他工作人員嗎？”
1.1.4如果對方不同意聯系其他工作人員，應該回應:“妳趕時間嗎？能不能留下聯系方式，我會及時通知妳。”並小心翼翼地告知對方他要找的人的手機號碼。(公司工作人員的聯系方式不得隨意透露)。對方同意留下聯系方式的，應當記錄在案，並及時通知相關工作人員。
1.1.5對方同意聯系其他工作人員的，應當告知辦公電話。
1.2內部通話
電話鈴響三聲之內必須有人接聽。
1.2.2接電話時聲音清亮甜美溫柔:“您好，前臺，請問有什麽事嗎？”
2.接待來訪者
2.1禮貌待客，起身微笑服務。“妳好，妳找誰？妳有預約嗎？”
2.2如有預約，應及時電話確認，並對來訪人員進行登記。有效地引導客人不離開工作崗位到相關部門(只要指明方向)。
2.3如果來訪者沒有預約，打電話確認對方是否同意接待。
2.3.1如果來訪者知道要找誰，但沒有預約，前臺要打電話詢問，並告訴相關同事或領導，有* * *單位的* * *來訪，不知道是否方便接待。在不方便接待的情況下，出於對來訪者的禮貌和方便，要禮貌拒絕，及時送行。“對不起，妳要找的人現在不在。妳想傳達妳的信息嗎？等他回來我會及時通知他。”
2.3.2同意接待的，進行訪客登記。有效引導客人不離開工作崗位到相關部門。
2.3.3如果妳要找的人很忙，妳可以請他稍等片刻，用標準的禮儀把來訪者引導進談判室或會議室，並為他們倒水。如果等了很久，來訪者要找的人還在忙，照顧好來訪者，向他解釋。不要把它留在那裏。
3.其他人
3.1要主動跟進跟公司領導打招呼。
3.2積極溝通協調部門之間的關系，及時匯報超出權限範圍的工作。
3.3管理前臺設備。如發現設備異常，應及時向相關人員匯報，並及時處理。
3.4保持前臺的衛生。保持接待區清潔。
3.5監督衛生阿姨的工作，負責衛生阿姨的簽到。
3.6負責領導辦公室茶具的清潔，接待客人後離開。
3.7負責辦公室內花草的養護。見花卉保護記錄。
4、公司前臺禮儀規範
面帶微笑，保持開朗的心態，有利於營造和諧融洽的工作氛圍；保持身體清潔衛生，既是健康的需要，也是文明的表現，有利於與人交流；頭發梳整齊，保持面部清潔；女員工不濃妝；指甲要修剪整齊，不要塗鮮艷的指甲油；可以用清新淡雅的香水。
5、前臺行為準則
5.1舉止文明大方，註意坐姿和站姿；
5.2工作時間禁止打鬧和大聲喧嘩；
5.3註意文明辦公，嚴禁上網聊天。
5.4嚴格遵守文明辦公公約。
6.人事事務
6.1.每天在各大網站發布和刷新招聘信息，做好發布登記(發布網站、時間、職位)。
6.2通知面試人員面試時間，接聽面試電話，進行登記(人員來源網站、人員姓名、電話、應聘職位、通知時間)。
6.3做好面試人員簡歷的整理和篩選工作(對能被錄用的，安排主管面試；不能錄用的人員簡歷存檔，註明不能錄用的原因)。
前臺的職責(三)1。行政前臺接待
1.接待訪客
在接待目的不明的來訪者時，先詢問對方來訪的原因，根據情況判斷是否需要通知公司相關人員進行接待。如果有正當的來訪理由或已預約，應迅速聯系相關人員，請來訪者在客廳等候，並為客人倒水或飲料。
2.接待顧問
如果有業務顧問來訪，請請業務部門助理或客戶服務部工作人員協助接待。
接聽轉移電話
前臺就是總機。接電話時應先說“妳好，Erigan”，然後根據情況判斷是否需要通知公司相關人員接聽。
4.接待銷售人員
如果其他公司的銷售人員在工作時間上門推銷，要委婉拒絕，告訴他們工作時間在公司推銷會影響別人的工作。如果員工需要他們的服務，應該告訴他們在公司休息時間(如午餐時間)回來。
第二，傳真和信函傳遞
1.轉發傳真
註意電子傳真接收系統的信息。壹旦收到傳真，應迅速仔細地識別收件人或接收單位，並及時移交給集團OA系統或其他方式。如果有必要，妳應該打電話提醒妳檢查壹下。如果收件人是總經理或其他高管，則應交給其秘書，並打電話提醒檢查。
轉發信件
收到信件時，應迅速仔細地辨認收件人或收件單位，並及時通知收件人前來領取。如果收件人是總經理或其他高級管理人員，應盡快送到他的辦公室或交給他的秘書。
第三，快遞管理
1.接收快遞
熟悉目前與公司有業務往來的快遞公司，及時更新快遞公司聯系人及其聯系方式，每天熱情接待前來投遞取件的快遞員。
交出快遞
收到快遞時，迅速仔細辨認收件人或收件單位，並及時通知收件人前來領取，做好簽收登記。
四、會議工作
1.會前準備
主動關註會議信息，向主辦單位或組織部門了解會議情況，及時記錄準備工作，積極協助；協助清潔工人準備會議室；協助會議組織者做好會議通知工作。
2.在會議中做好會議記錄，並撰寫總結成電子會議記錄。
3.會後改進工作
負責檢查和關閉會議室的電子設備和電器；協助保潔人員整理會議室，並協助會議組織者做好會後工作。
五、每月水電消耗統計制表
每月26日，根據保安人員的儀表讀數，統計公司的用電量和用水量
列個清單，交給相關負責人或部門。
不及物動詞行政前臺的日常事務
1.確保前臺電子設備的正常使用。
前臺有電腦、電話、傳真等電子設備。如果設備出現故障，可以先找設備部的同事核實壹下。如果無法修復，可以請采購部同事聯系供應商或外部維修單位排除故障。
2.及時更新和發布員工內部通訊錄。
無論有新員工還是離職員工，每周壹都要統計公司所有員工的信息，以OA的方式向所有員工發布新的內部通訊錄。(OA上線前郵件發送)
3.公司密鑰管理
前臺配有會議室鑰匙和辦公室備用鑰匙，要妥善保管以備使用。
4.制作和申請名片，支付電話費，為需要出差的人預訂機票。
5.費用登記
6.SMS系統管理
目前公司使用統壹的短信平臺系統。每次需要發送信息時，需要在“短信發送記錄表”中登記摘要，並在需要發送信息的相應主管處簽字。
7.上傳和發布通知。
七、辦公室5s管理
1.檢查公司的清潔情況，維護公司的良好形象。
2.各部門負責各自辦公區域的日常管理，保持現場整潔有序；
3.公司辦公室負責不定期對各部門進行現場檢查和考核。
4.部門負責人是第壹責任人。在辦公室檢查中發現問題時，將向辦公室中央部門發出整改通知。整改無效，對責任人罰款50元，從當月工資中扣除。
5.下班前檢查復印機是否關閉，關閉所有電源，並負責關好門窗。如果有人加班，壹定要問有沒有鎖門的鑰匙，告訴他們關掉電源，關好窗戶，鎖好門。
八、人事管理
1.發布招聘信息，根據用人部門職責篩選簡歷，通知合適人員到公司面試。安排面試時間，確保所有相關人員都在公司。
2.每天早上嚴格考勤。負責公司員工考勤的每月統計和考勤數據的歸檔。每月初打印上個月的考勤記錄，制作考勤表，交給財務人員。
3.新員工要經過入職手續。簽訂合同，填寫求職登記表，讀取身份證原件並收集身份證1份，學歷證書1份，壹寸近期免冠照片2張。保管好所有員工的檔案，保密！為新員工開通工作郵箱。加入工作組。
4.辦理離職手續，填寫離職申請表，手續辦完後註銷工作郵箱，刪除群、通訊錄、短信平臺信息。
九、負責展廳商品的管理。
範圍:a .布板b .燈具c .飾品d .地毯樣塊e .窗簾桿軌道f .綁帶g .壁紙板h .電梯等。
1.保管好展廳裏的物品，不要丟失。外人來公司時，愛護公司產品和其他公司財產。
2.展廳裏的所有產品全天擺放整齊。
3.每月至少盤點三次展廳中的物品。每月6月5438+00.20.30固定庫存。並將庫存記錄提交給訂單部門。
4.當新產品進入展廳時，及時向訂單部索要新的“Erigen展廳產品報價單”。
布板和墻紙板的標簽代碼(由訂單部門提供的代碼)應擺放整齊。
X.辦公用品管理
辦公用品的庫存、采購、申請和結算
1.每月23-25日盤點辦公用品，制作辦公用品庫存統計表，交行政主管審核。如有數量不足或用完的物資，及時上報並補充。
2.每月25-28日通知各部門提交下月所需辦公用品清單，統計後將采購清單報行政主管審批，審批後聯系采購發貨。確認收據或發票無誤後，填寫付款單，簽字後到財務部領取。
3.員工應登記並分發所需的辦公用品。
4.保持倉庫整潔。
XI。主管交辦的臨時事務。
及時完成公司上級交給的任務。
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