那麽運輸成本可以細分成什麽:
(1)，出發地到集合地——包括航班、鐵路、公路、客船，以及從目的地車站、機場、碼頭到住宿地的交通。
(2)會議期間包含的交通費用——主要包括會議地點的交通費用，即從住宿地到會所的交通費用、從會所到就餐地的交通費用、從會所到商務交流場所的交通費用、商務考察的交通費用以及其他與會人員可能使用的預定交通費用。
(3)送別交通和返程交通——主要包括到機場、車站、港口的航班、鐵路、公路、客船和住宿等交通費用。
2.會議室/展廳費用
具體來說，可以分為:
(1)，會議場地租賃——壹般來說，會議場地的租賃已經包含了壹些常用的設施，比如激光筆、音響系統、桌椅、座椅、白板或黑板、油性筆、粉筆等。如果不包括有限的非常規設施，如投影設備、臨時裝飾、展臺等。，在需要安裝非講臺發言線路時也可以單獨預算。
(2)會議設施租賃費用——有些費用通常是壹些特殊設備的租賃，如投影儀、筆記本電腦、移動同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、錄像設備等。我們壹般在租賃時會支付相應的使用押金，租賃費用包括設備的技術支持和維護費用。值得註意的是，租用時要對設備的各項性能參數做出具體要求(壹般可以咨詢專業的會議服務公司，獲得最合適的性價比)，否則途中可能會影響會議進度。另外，有些會議設施品牌、產地、新舊程度不同，租賃價格可能相差很大。
(3)、場地布置費用——如果沒有特別要求，壹般來說，這些費用應該包含在場地租賃費用中。如果有特殊要求，可以和專門的會議服務商溝通。
(4)、其他支持成本——這些支持成本壹般包括廣告印刷、禮儀、秘書服務、運輸倉儲、娛樂醫療、媒體、公關等。因為有些支持是暫時的，如果會議組織者單獨找這些行業支持，成本很可能會遠遠高於市場價格。如果讓專業的會議服務商代理，會以相對低廉的價格和專業的服務獲得支持。
基於這些單獨的服務支持，組織者應盡可能明確要求和規定，並簽訂單獨的服務協議。
3、住宿費用的問題
住宿的費用應該是非常容易理解的——值得註意的是，住宿費中的部分價格是全價，而部分價格需要繳納額外的政府稅。住宿可能是會議的主要開支之壹。找專業的會展服務商，通常可以獲得更好的折扣。
正常的住宿費不僅與酒店星級標準、房型等因素有關，還與房間內開放的服務有關，如房間內的長途通訊、洗漱更衣、迷妳吧飲料、壹次性洗衣、互聯網、水果提供等服務。會議主辦方應明確酒店應關閉或開放的服務項目和範圍。
4.餐飲費用。
會議的餐飲費用可以簡單也可以復雜，當然主要看議程的需要和會議的目的。
(1)，早餐(本文來自活動策劃公司)
壹般來說，早餐是自助餐。當然也可以圍桌就餐，費用可以按人數計算(但考慮到會議用餐的特殊性和原料準備，預計就餐人數不能與實際就餐人數相差15%，否則酒店或餐廳有理由拒絕按實際就餐人數結算——而是按預定人數收取費用)。
(2)中餐和午餐
中餐和午餐基本都是正餐，可以按人數預算——自助餐，按桌——圍桌。如果主辦方希望酒水是自己購買而不是酒店提供，酒店這時候可能會收取壹定的服務費。
(3)、酒水和服務費
壹般來說，在高星級酒店的餐廳吃飯，餐廳是拒絕主辦方自行帶飲料的。如果妳可以帶飲料出去，餐館通常會收取服務費。那麽在高星級酒店舉辦會議宴會時，壹般在基本消費水平的基礎上加收15%左右的服務費。
(4)、會場茶歇。
這個費用可以說是按照人數來預算的。預算的時候，可以提出不同時間段的餐飲組合。承辦人告知的茶歇價格通常包含服務人員費用。如果主辦方需要非程序性的服務，可能還需要額外的預算。壹般茶歇分兩種:西式咖啡、紅茶、西式點心、水果，中式茶以開水、綠茶或花茶、水果茶、水果、咖啡、水果、點心為主。
(5)、聚會或舞會。
社交招待會/舞會的預算可能比單獨的宴會更復雜。只要設置好餐標和秤，預算就好算了。然而，從招待會/舞會的設計到場地和節目支持，可能需要很長時間來確定預算:
(6)視聽設備
室外，視聽設備可以忽略。如果為了公關效果而必須在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括:
設備本身的租賃費用壹般按天計算；
設備的運輸、安裝調試、技術人員支持費的控制可以委托給展會服務商；
音樂來源-主要是背景音樂和娛樂音樂。這個主辦方可以自帶音樂，也可以委托代理。
壹、演員和節目
b、其他零食、準備好的飲料等。