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工程建設項目合同管理在成本控制中的作用是什麽?

工程建設項目合同:雙方(或多方)依法就建設項目的權利、義務和責任達成的協議。這類合同包括:土地使用協議、代理合同、勘察設計合同、圖紙審查合同、監理合同、施工合同、材料設備供應合同等。其中,建造合同是最復雜也是最大的標的物。施工合同是發包人和承包人為了完成約定的建安工程,明確相互權利、義務和責任關系的合同。下面討論雇主(業主)如何管理施工合同,以控制項目的主要成本。

施工合同是工程建設項目的主合同,是控制工程建設質量、進度和投資的主要依據。壹份完整、科學、合理的施工合同的具體內容,都體現在與工程造價相關的資料中,包括:合同文件的構成和解釋順序,具體明確的工程實施範圍,工程量的構成,總造價,取費方式和費率,浮動費率,工程款的支付方式,工程變更和簽證的規定,工程結算的約定,工期和質量,檢驗檢測費,索賠和風險。上述內容應在合同簽訂前完整、合理、科學地予以澄清(承包商上報的項目除外),以便各投標人有針對性地報價,並使中標成本盡可能接近竣工後的實際成本。因此,施工合同的管理必須從施工招標開始。

1合同簽訂前的管理

由於施工合同中包含上述信息,所以在簽訂合同前加強管理是非常必要的。其主要任務是如何確定涉及上述內容的合同條款,以及何時向承包商澄清這些條款。

1.1目前,國家出臺了施工合同示範文本,其中專用條款的內容由合同當事人協商確定。

為了使每個投標人都接受相應的合同條款,在發出招標文件時,有必要納入科學合理的合同條款。對於業主來說,投標前的工作量是巨大的,但實施過程中的收益也是非常大的。招標文件中不包含的工程信息越多,工程造價越難控制,工程建設過程中的麻煩也越大,所以業主要聘請高質量的代理機構幫助完成招標工作。主要工作內容應包括:

(1)最接近施工圖實施的工程量清單,包括主要材料單價的確定及其方式、程序和時間;

(2)確定工程造價的方式,即計價方法;

(3)施工合同中包含的項目實施範圍;

(4)工程預付款支付比例、計算基數和扣點、進度款支付方式的約定;

(5)施工圖確定、設計變更程序和規定;

(6)設計圖紙或工程清單以外項目的取費方法、費率和費率調整規定;

(7)投標浮動利率的適用範圍;

(8)提前或推遲竣工時間的獎懲條款;

(9)質量獎罰條款;

(10)檢測檢驗;

(11)工程索賠;

(12)違約責任和風險,包括不可抗力造成損失的處理;

(13)工程保險;

(14)甲供材料設備清單;

(15)分包工程及總包收費合作管理辦法;

(16)工程變更和工程簽證規定;

(17)履約保證金或履約銀行保函的金額和支付時間。

1.2工程變更和簽證是壹個比較復雜的問題,也是工程造價難以控制的主要原因。

在實際施工中,筆者曾經遇到過壹個工程施工合同造價654.38+0萬元以上,結算時達到400多萬元,其中300多萬元是不可預見的工程變更簽證。因此,工程變更的簽證管理非常重要。根據筆者的經驗,工程變更和簽證應從以下幾個方面進行管理。

(1)明確工程變更和簽證的管理程序,各環節相互負責,相互制約。事前審核方案,事中測算,事後按規定計算。

(2)管理各種變更的內容。工程變更涉及很多方面,主要包括:

(1)業主對功能標準的變更;

(2)場地地質條件等不可預見因素的變化;

(3)由於業主的原因,工程總進度計劃的變更;

(4)業主要求變更施工方案;

⑤因圖紙審查或國家標準變更而引起的設計變更;

⑥不可抗力的變化;

⑦業主不能及時提供施工場地,變更技術資料;

⑧、非承包人原因引起的其他變更。

如果我們在上述變更前做好組織、技術和經濟方面的準備,我們可以有效地控制變更的工程成本。

2合同實施中的管理

根據施工合同的特點,壹般工程項目的實施時間都比較長,從幾個月到壹年甚至幾年不等。實施時間越長,變化越大,管理難度越大。如果管理不好,工程造價很難控制甚至失控。合同實施中涉及工程造價變化的主要因素有工程質量、工期、工程款、工程變更、材料設備價格異常變化、竣工結算、風險、索賠等。這些因素數量多,範圍廣,它們之間的關系是相輔相成的。其中工程變更的合同管理如1 2所述在各個環節都控制得很好,有些因素可以在合同中規定。選擇以下項目進行解剖分析。

2.1材料價格市場異常波動的合同管理

材料價格市場的異常波動給合同雙方帶來巨大風險。比如去年上半年到下半年,鋼材等主要建材出現大幅上漲的異常波動。如果承包商標書和合同中的材料價格保證到底,風險由承包商承擔,承包商會想盡辦法用其他方式挽回損失,甚至不惜降低工程質量、偷工減料;同時尋找壹切機會向車主索賠。比如工程進度款、備料款沒有及時到位,承包商可采購的材料就沒有及時采購,然後承包商的成本就會因為漲價而增加。承包商會抓住業主的小錯,通過索賠把風險轉移給業主,所以業主壹定要嚴格按照合同操作,避免承包商追加索賠。工程建設過程中材料價格波動是正常的,但材料價格異常波動的情況並不多見。我認為采取以下措施比較合適。

根據工程大小:如果工程量小,工期短,已經完全完成施工圖設計,可以采用固定總價承包方式,然後嚴格控制工程變更,按照合同提供相應的施工條件,避免索賠,風險自行承擔。如果工程量大,工期非常緊迫,初步設計壹完成就開始招標的項目可以采用綜合單價合同,但合同管理和成本控制難度要大得多。除了作者的上述討論之外,還增加了幾項措施:

(1)在合同中明確造價管理中各方的責任、作用和地位,即業主、承包商、投資監理、工程監理、價格評估、審計等單位;

(2)招標時確定相應主要材料的單價及相關規定;

(3)精裝修等未確定的分項工程作為暫估價納入招標文件,然後按此費用進行設計和施工;

(4)上述各方應及時對未定價的材料設備進行詢價和定價。

2.2工程付款的合同管理

合同支付管理也是壹項非常敏感和困難的工作。未按規定及時或足額支付可能導致承包商索賠;如果多付了或者多付了,可能會造成難以挽回的被動局面,還會引發很多其他問題。因此,有必要加強合同的支付管理,需要做好以下工作:

(1)合同簽訂後,建立工程付款計劃賬戶,並結合工程形象進度;

(2)根據合同付款計劃,資金到位;

(3)按合同規定支付工程預備費和形象工程進度款後再扣除預備費;

(4)竣工結算後工程質保金的保留和工程履約保函或履約銀行保函的退還或撤銷。

2.3合同中的索賠管理

索賠管理是合同管理的主要內容之壹。壹些投機承包商往往以低投標價中標,以高索賠從企業獲取額外利潤,因此索賠管理也是控制工程造價的關鍵之壹。根據筆者多年的工程管理經驗,索賠管理應做好以下工作:

(1)業主應對項目各階段的實施安排合理的時間,做好充分的準備。比如施工招標要以施工圖設計完成後的工程量清單為依據,明確施工標準,盡量避免承包商在施工中的索賠;

(2)提交符合合同規定要求的施工場地、技術資料和圖紙;

(3)及時支付工程預付款和進度款;

(4)業主督促項目監理完善工程施工中的所有原始記錄;

(5)業主代表和工程監理應按合同要求對隱蔽工程和分項工程進行驗收,以免影響施工進度;

(6)施工中出現的問題,如設備選型、裝修材料確定等,應按合同規定及時報批;

(7)及時掌握市場材料設備價格波動情況,分析風險責任,研究分解風險責任的對策;

(8)認真嚴格審查工程簽證和工程索賠報告,根據情況及時提出反索賠。

3合同後管理

3.1工程結算數據

工程結算資料的內容:所有竣工圖紙、設計變更、技術核定單、工程簽證單、招標文件、合同、結算書等。工程結算資料必須經項目監理審核後提交給業主。

3.2工程結算價格審核

工程竣工驗收後,承包商應向業主(或業主委托造價咨詢單位)提供全套工程結算資料進行結算和價格評估。評估價格時應註意以下問題:

(1)所有竣工圖、設計變更、技術核定單、簽證單等工程結算資料應為原件,復印件無效;

(2)結算評估原則不得違反合同規定,除非事先另有約定;

(3)業主敦促承包商積極配合價格評估單位在合理時間內完成價格評估;

(4)工程最終價格報告應作為工程支付和結算的主要依據。

3.3業主根據合同和價格評估報告(根據合同工期和質量標準的要求)最終支付工程款。

總之,合同管理是控制工程造價的主要有效措施,必須認真研究,從管理方法和手段上采取措施。在施工合同的全過程中,除了技術人員的具體操作外,還應配備相應的專業人員進行全過程審計,使建設項目取得良好的投資效益。

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