1、行程安排：制定詳細的行程計劃，包括起始地點、出發時間、抵達三亞的時間、參觀景點和活動安排等。確保行程合理、充實，考慮到個人休息和自由時間。
2、交通安排：協調好所有參與者的交通方式，例如大巴、飛機或火車等。預訂機票或車票，並為團隊提供相關信息，包括出行時間、地點和註意事項等。
3、住宿安排：選擇適合團隊規模的酒店或度假村，預訂足夠數量的房間。確保住宿條件舒適、安全，並提前咨詢酒店團體預訂和特殊安排的細節。
4、研討會場地：在三亞選擇壹個適當的研討會場地，是酒店會議室或租用專門的會議中心。確保場地設施完備、會議設備齊全，並滿足參會人數和研討會的需求。
5、財務預算：制定行程和活動的預算，並與財務部門協商核準。確保所有開支，包括交通、住宿、會議場地、餐飲和活動等都在預算範圍內。
6、參會者溝通：建立有效的溝通渠道，向參會人員提供詳細信息，包括行程安排、住宿、會議議程、特殊要求和註意事項等。通過電子郵件、網頁發布、移動應用程序等方式進行溝通。
7、會議設備：確保會議期間所需的設備齊全，投影儀、音響系統、白板、筆記本電腦等。測試和調試設備，以確保會議順利進行。
8、活動安排：組織壹些額外的活動，例如文化交流、團建活動或觀光遊覽等，以增加參會人員的互動和樂趣。