商務旅行應該做的準備有預定車票、安排住宿、隨時攜帶的用品、臨行期的工作安排、動身前的檢查等。
1、預定車票
在準備預訂車票（或機票）的時候，壹定要查用最新的列車時刻表，因為現在有許多季節性的或臨時性的車次，稍不留心，就會訂不上。為了預防意外，在日程表上要註明其他交通工具，如飛機起飛、起航的時間，這樣能根據實際情況，及時靈活地換乘其他交通工具。及如何使用支票，如何兌換外幣等等，這樣，就能保證工作的順利。
2、安排住宿
領導出差，安排住什麽樣的旅館，壹般都要根據領導個人的愛好和習慣來決定。如果出差的地方是第壹次去，在那裏有子公司或自己的事務所的話，就請他們為自己聯系安排住處。沒有的話，就請當地旅遊或交通部門介紹。沒有什麽特別的情況，就不要去找自己的客房或代理商，因為妳壹去找他們，他們就會熱情地邀請妳們住到他們那裏去。
3、隨時攜帶的用品
領導出差要隨身攜帶的東西，壹定要替領導想好。如果出差是遠行，忘了帶什麽東西必須要回來取的話，那就太誤事了。臨動身之前，要把領導隨身攜帶的東西按公與私分別列個清單，給領導看看有什麽遺漏。在準備這些東西時，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。
4、臨行期的工作安排
秘書壹方面為領導出差作準備，但在另壹方面也要讓領導對公司的事作個安排。領導要出差了，特別是出差的時間比較長，各部門來請示報告也會增多。在這時，秘書要註意安排好領導的休息，不要讓領導帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。比如，在動身前兩三天，與有關部門打個招呼，把壹些定期的匯報材料先緩壹緩，等領導回來後再看。
5、動身前的檢查
動身那天，不論領導是從公司走還是直接從家裏走，都要安排好送站的車。動身當天，要最後檢查壹下火車或飛機的運行情況，特別是飛機因氣候不佳而誤點的情況經常發生。因此，如果是乘飛機的話，壹定要向飛機場方面詢問壹下當天的航班情況。