展覽策劃與設計流程
1.對企業進行有針對性的市場調研。
收集關於這個項目的各種信息，包括文字、圖片、視頻等活動。收集的資料應分類整理，並歸檔。
第二，制定詳細完整的展覽策劃方案。
確定展覽的目標市場、展覽規模、展品選擇、評估參觀人數、展覽面積和展覽預算。
三:實施前培訓。
讓所有實施人員理解策劃方案的精神，熟悉策劃方案的要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。
第四，印刷品的設計與制作。
動詞 （verb的縮寫）展位的布局和展示。
設備調試和安裝，展位人員配備。
不及物動詞相關展覽服務。
根據參會人員的具體情況和人數安排相應的車輛；根據參會人員的喜好，預定各種形式的聚餐，推薦不同的就餐地點；根據參與者的喜好，為您設計不同的休閑方式，設計特色旅遊線路，介紹酒店附近的娛樂設施。
七:做好活動評估工作。
開好總結會，做好事故後的公關工作。
展覽服務:
視聽設備出租展示道具制作展廳專賣裝飾舞臺設計燈光表演花草出租寫真、泡沫人物、人字形人物等美術制作拆裝運輸大型倉儲大型活動提供禮儀、MC巡演各地跑道制作、租賃。
展覽策劃詳情
邀請
無論什麽樣的會議或展覽，主辦方當然希望合適的對象(客戶)出席。作為主辦方，邀請的方式很重要。通常，邀請包括三個程序:信息發布、回執處理和確認通知。
信息發布——自媒體，有幾種形式，印刷品(包括邀請函、組織文件、會議通知)、電子郵件、平面媒體公告、電子媒體公告等。通常，信息發布包括主題、時間、地點(暫定或候選)、主要議程和安排、費用和標準等。有的還附上會議(展覽)計劃書，可以讓參會者了解參會的意義以及對展覽的期待。
回執——對於主辦方來說，回執是展覽策劃活動成功與否的評判標誌之壹。收據收到後，通常需要進行統計(在此之前，需要提醒的是，收據的設計很重要，要合理完整，要包括以下信息——明確人數、職位、性別、聯系方式、預計到達時間、歡迎要求等。)，確認收據的有效性(通常以是否交了會議費為標誌)，接下來要做的就是資源分配——主要是展位和酒店住宿的安排。
收據可以采取多種形式-傳真、信函、電子郵件、在線收據或電話。需要註意的是，如果展覽主題允許，參展者的特殊要求，如家庭成員、隨行人員、衛生保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等。，應該考慮。如果收據清晰，對展會的有序安排有很大幫助。確認通知-如果會議費用已經確認或可以通過其他方式確認，可以發送確認通知。同時，應發布展覽的確切地點、時間、議程、簽到程序和註意事項。
入住和入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，註冊名單即可。但如果是大型會議或展覽，那麽簽到就是壹件復雜的事情。通常，會議簽到與住宿安排相關聯。
大型會議入住流程不混亂的話，必要的流程和準備是必須的——回執統計、入住單、引導協助人員、酒店內準確的房號和房號、房間分配表、鑰匙、標明入住人姓名和房號的小信封(壹般由酒店提供)、入住酒店相對明顯的路線說明、會議(展會)說明、會議(展會)詳細日程安排。如果可能的話，盡量用電腦簽到。壹般情況下，值機服務人員應不少於6人-根據參展人員到達時間合理分配工作時間。如果提前設計好收貨項目，對簽到和入住會有很大的幫助。
餐飲安排
壹般來說，展會不統壹安排餐飲(特殊嘉賓或重要客戶除外)，會議壹般統壹安排餐飲。
通常有兩種形式的餐飲安排-自助餐或餐桌。類別包括中國、西方和穆斯林系列。
統壹安排餐飲會議對成本控制非常重要。自助餐壹般可以通過發放餐券來控制(很多酒店對自助餐就餐人數有最低要求)，餐食標簽和菜單可以提前制定，嚴格區分官方代表和隨行人員、家屬。有特殊要求的可以和餐廳協商。餐桌式的用餐安排更為復雜——尤其是在大型會議中。圍桌就餐安排需要考慮的問題有:開飯時間、每桌人數、餐券、同桌人的安排、有特殊飲食習慣的人群、飲品種類、支付。需要提醒的是，會前檢查時要註意餐廳和用具的衛生，以免給食客造成衛生問題。如果食客不能按時集合就餐，可以采取那桌開足人的桌子的做法，保證食客的權益。
秘書服務
所謂秘書服務，是指為展會主辦方提供各類秘書、雜工、臨時采購、臨時司機、導遊等服務。這些服務通常是臨時或按時提供的，在編制預算時通常是按類別籠統計算，並不細分——可以按不可預見費用或其他類別計算。
如果是代理機構經營，就要告訴代理機構隨時做好服務準備。代理機構和主辦方之間的最終服務費核算將由雙方指定的聯系人簽字，並經雙方財務或相關人員批準。
吃茶點的休息時間
茶歇對於壹般的大型會議可能不是必須的，但是對於中小型會議，尤其是公司或組織的高層會議，茶歇是非常重要的。茶歇的定義是會議間隙休息和調節氣氛的小型簡單茶會。當然，提供的飲品不壹定局限於中國茶，小吃也不壹定局限於中國小吃。通常，茶歇的準備包括點心、飲料、裝飾、服務和茶歇開放時間等要求。壹般不同時間可以換不同的飲料和零食組合。壹般來說，茶歇分為中式和西式。中國飲料包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、水果茶、罐裝飲料和輕度酒精飲料。零食壹般是各種蛋糕、餅幹、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲料壹般包括各種咖啡、礦泉水、低度飲料、罐裝飲料、紅茶、水果茶、牛奶、果汁等。小吃包括蛋糕，各種甜點，蛋糕，水果，花式果盤，還有壹些中式蛋糕。
翻譯
可能有人認為翻譯只是傳聲筒和工具，所以會議翻譯的安排和其他道具壹樣簡單，只是“采購”而已。其實翻譯是壹種工具，但翻譯是壹種特殊的工具，壹個有思維方式的人，負責思想的傳遞(有時是談判僵局的潤滑劑或緩沖劑)。因此，翻譯，尤其是臨時翻譯，值得認真考慮。很多所謂的翻譯都不是通才(換句話說，可能除了譯者已經掌握的以外，連其他領域的概念都沒有)，而且會議中往往會涉及到很多專業術語，通常都是非常生僻的詞語或組合，所以需要提前溝通。
再者，要告訴翻譯平時的語速，如果可能的話，可以把之前的影像資料交給翻譯熟悉壹下，告訴翻譯這次會議的大致討論或者涉及的內容。當然，為了保守商業秘密，有必要對翻譯進行限制——通常是書面約定接觸到秘密的翻譯人員在多長時間內不得向外界透露。在此期間，用人單位有權要求翻譯人員保密，並要求賠償因泄密造成的損失。
車輛調度
重要的國際會議，行業會議，知名公司的全球性或區域性會議，通常參會人數多，地位高。如果找到了主機，車輛調度可能不是問題。如果是異地舉辦，那麽車輛調度就很值得研究。通常異地召開會議基本都是委托當地的專業機構，車輛調度涉及到主辦方和代理商的溝通，以及會場的車輛來源。對於主辦方，通常只提出用車要求和安排要求，而代理方要考慮時間安排，合理安排車輛數量，行走時間和路線等等。所以主辦方要提前告訴代理商相對準確的到達時間，參加人數，這個時間段到達的客人身份，車輛使用標準，如果和預測有出入，要告訴代理商希望采取的補救措施，願意承擔的代價。
健康保險
壹般情況下，健康保障不需要納入會議或展覽的策劃。但是，對於特殊的會議，如果有壹些著名的學者、身體殘疾的專家或政府官員參加的會議，那麽就應該將健康保護納入會議規劃。主要內容包括場館內醫療信息的收集，特色專科的發放，急救車輛呼叫和支付的方法，小批量常用藥品的購買，無障礙通道和洗浴衛生設備的完善，等等。
保險知識
組織展覽需要保險。展會主辦方壹般不對參展商展品的丟失、損壞和人員傷亡，以及展位內的第三方人員傷亡負責。因此，參展商需要自行安排保險。
保險涉及險種、保險金額、保險期限。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展位人員和參觀者。展會涉及的險種比壹般人想象的要多，包括展會取消險、展會延期險、政治險、員工責任險、運輸險、戰爭險、火險、盜竊險、破碎險、人身傷害險、公眾責任險、人身意外險、個人財產損失險、醫療保險等。保險種類繁多，其中附展研討會主講人不在場。但展商不壹定要投保各種保險，根據規定和需要選擇保險。基本保險包括展品、運輸、人身和第三方相關保險。展會主辦方、運輸公司、建設管理部門等。規定了壹些強制保險的要求，應該執行。
此外，參展商可根據實際需要辦理其他險種。對於參展商來說，辦理保險的主要保險和註意事項如下:展品和道具保險，保障期應包括運輸和展覽過程。保險範圍包括展品失竊、道具火險等。
禮儀和告別
對於見面，必要的禮儀是熱情。禮儀工作壹般包括模型組裝、程序分解、簡單訓練、服裝道具準備、禮儀執行等。值得註意的是，考察的是禮儀文化素質和外語基本功，而不是單純看身材決定錄用與否。還有壹點就是禮儀的人格是否符合工作要求。各種主題的會議，對禮儀的要求也不壹樣。學術會議和政府會議要求模特穿著簡單大方，以免搶了專家和政府官員的形象，而銷售展會則要求模特為企業和產品錦上添花，盡量穿得鮮艷，與企業或產品的質量形象要求相壹致。
展位人員培訓
為了保證良好的展覽效率和效果，展位人員配備後，必須進行培訓。臨時員工和長期員工，包括公司的高級員工，都應該接受培訓。培訓的目的是使展位工作人員了解展覽目的，掌握展位工作技能，培養合作和集體精神。有條件的話，安排更正式的培訓，至少在開學典禮前做壹個簡單的工作說明和技術指導。展位人員選定後即可開始培訓。比較正規的培訓形式有預備會議或者培訓班，可以持續半天到兩天，但是地點要特別安排。盡量使用教具，比如投影儀和講義。
訓練方式要盡量正規。越正規，越能體現出主辦方的重視，培訓效果也會越好。主要負責人參加展覽的，也要參加培訓，有利於提高培訓效果。培訓內容要系統，培訓資料要成套編寫印刷。壹些歐美國家的會展行業協會、會展研究機構、會展咨詢公司安排專門的會展培訓，有專門的展位工作培訓資料、視頻等。，可以購買參考。培訓材料應標明保密程度，培訓內容和步驟可分為三部分:
1.介紹:包括人員介紹、籌備介紹、展會介紹等。簡報的目的是讓展位工作人員熟悉展會背景、環境和條件。首先，互相介紹壹下自己。培訓師和學員要介紹自己，不僅要介紹自己的姓名和工作，還要介紹自己在展會上的知識和經驗。展會介紹，包括展覽和展位。展會信息，包括名稱、地點、展會日期、開幕時間、場館平面、展廳位置、入口、辦公室、餐廳、廁所位置等。展位信息包括參展意向、參展目的、目標受眾、展位位置、展位序號、展位布局、展會工作總體安排等。展覽活動介紹，包括新聞發布會、開幕式、博物館日活動、貴賓接待活動等。，並對展位人員提出相應的工作要求。在展品介紹中，要詳細介紹每壹件展品，其性能、數據、用途和目的。市場介紹，包括銷售規模、銷售渠道、規章制度、特點習慣、銷售價格等。
2.工作安排:為展位工作人員安排展位工作，並提出要求和標準，使展位上的每個人都必須知道和了解展會的目的；安排展位工作，包括觀眾接待、貿易洽談、信息發布、公關工作、新聞工作和後續工作等。，分工，提出要求；管理安排，包括工作時間，排班，每日展位會議，記錄管理等。行政安排，包括展位人員的住宿、餐飲、差旅、日程安排和其他安排。展會主要是為了成交，展位的準備都是圍繞這個進行的，包括市場調研、貨源準備、產品資料準備、貿易條款準備等。
3.技術培訓:主要是培訓展位的接待和促銷技巧。展位工作不同於其他環境下的工作，即使是有經驗的銷售人員也要進行展位技能的培訓。可以用模擬的方法，應該準備完善系統的培訓資料。此外，如果可能的話，還要培養展位人員認真的工作態度、合作精神和集體意識。
訂單維護
對於會議或展覽，都希望有壹個良好的秩序。小型會議(尤其是企業或者)基本不需要控制秩序，但是大型會議和展會的秩序控制非常重要。大型會議可通過代表卡或入場券的方式進行控制。如需保密，可專門制作代表證，印有代表的數碼身份照片，會場入口處設保安；對展覽的控制更加復雜，因為組織者和參展商關註的不是同壹個目標。
展會主辦方需要控制秩序，而參展商需要信息的最大化和信息獲取的便捷性。有些展會是伴隨展會的，有些則是技術交流或論壇，所以通常會對所有參展商或展商進行身份和級別分類，以保證技術交流或論壇不受外部或無關參展商的幹擾。控制手段為帶條形碼的參展卡(需配備讀碼器)或磁卡代表卡。為了同時滿足參展商信息最大化的需求，國外已經引入了電子名片管理。
快速收集數據的利器——電子名片
在傳統展會中，名片是必不可少的，參展商每天在展會結束後總要花壹兩個小時整理名片。要取代這些繁瑣，可以使用電子名片。所謂的電子名片，通常是由磁卡或帶有條形碼的材料制成的——可以說是專門為參展商和參觀者準備的展覽名片。在發卡前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人信息，包括公司名稱、聯系方式、本人職務、公司性質、業務範圍等，然後將這些信息存儲在卡中。同時，組委會將購買此類磁卡或條碼識讀設備進行租賃，參展商可自由選擇是否租賃。參展商租用設備後，只需將設備連接到自己的電腦上即可開始使用。當買家需要將名片交給參展商時，只需在讀卡設備上刷壹下自己信息的入場卡，所有的信息會在壹眨眼的時間內傳輸到參展商的電腦上。展商還可以在相應的備註欄記錄雙方的談話要點，從而非常有條理地管理買家的信息。這些設備雖然價格昂貴，但可以由展會組委會購買並重復使用，參展商只需以較低的價格從組委會租用，非常實惠和方便。如果每個參展商和買家都使用電子名片，展會甚至可以像地鐵入口壹樣管理，參觀者人數可以準確記錄。
展覽研究/參觀
其實大部分的展會參觀或參觀都是專門為客人安排的公關活動，但也不排除有壹部分活動是真正的商務考察(為獲取行業或相關行業信息而舉辦的市場調研活動)。
1.真實的商業考察:其實對於這種商業考察，主辦方早有安排。會展中介公司需要提供的服務只有目的地住宿餐飲的預定和安排、交通、司機和乘客、導遊。如果可能的話，需要中介公司協助解決媒體邀請和拍攝視頻資料。中介公司的職能大致相當於主辦方的主導服務和後勤保障部門。
2.會展旅遊:壹般來說，會展旅遊基本都是安排短途旅遊，行程很少離開會展場地500公裏以上，時間不會超過48小時(大多在24小時以內)。少數行程可能超過1000公裏，時間可以長達壹周——甚至是跨國旅行。這時中介公司就相當於旅行社，會提供線路咨詢、包價購買、導遊、景點售票、車輛、住宿餐飲安排、旅遊保險購買、實施異地返程票務等服務。
展示設計
如果壹個展覽是壹出戲，那麽展覽設計就是這出戲的主題。有時候展商可以提出自己的整體要求，有時候展商可能還沒有細化，需要和中介公司溝通，共同制定。目前國內的展示設計基本處於照搬國外展示設計的階段，可利用的材料和參展商願意承擔的成本與國際相差甚遠，所以壹般來說，設計要考慮成本，再考慮創意。設計的基本框架要根據展商的行業屬性，觀眾的群體，展覽場地的背景和空間，露天展覽的選材也要考慮氣候和安全因素。展示設計在造型選擇上幾乎沒有限制。以下是壹些經驗:
1，建模要考慮展位利用率最大化；
2、建模要考慮人的心理和流向；
3.造型要符合參觀者的審美取向；
4、建模要考慮施工難度和成本因素；
5、建模也要考慮安全性。
在展示設計中，材料的使用和選擇也是關鍵。有些展覽類別需要冷靜，有些展覽需要熱鬧，有些需要展示科技，有些需要展示環保，有些需要展示藝術或人文或社會公益。簡而言之，表現主題是對材料選擇的考驗。在這方面，會展中介比參展商有專業優勢。隨著現代科學技術的飛速發展，新材料、新光源、新媒體層出不窮。中介公司不僅可以為參展商提供敏銳的展覽設計趨勢和對象的審美導向，還可以為參展商提供節約成本的方法。
產品展臺裝飾和展覽使用
雖然中國的產品壹直以價廉物美著稱，但不可否認的是整體形象還是不達標。很多廠商不僅在產品設計、裝修、包裝上下足了功夫，而且在展會期間往往忽略了展臺的裝飾，也會對產品形象造成影響。在壹些知名展會上，國內企業的展位很多還停留在“三板壹桌兩凳”的水平，平淡無奇，毫無新意。據統計，在大型展會中，半數以上的參觀買家在展廳停留時間少於8小時。然而，許多外國公司可以有效地吸引這些買家，並在短時間內用他們的產品打動他們。這不僅得益於產品質量過硬、設計新穎，更得益於展臺設計和裝修的別出心裁。目前流行的展具主要有三種:壹次性展具、循環便攜式展具和循環租賃展具。
壹次性展示工具壹般是由比較有實力和創意的展示工程公司為客戶定制的，選用的材料多為木制品。好處是他們可以因地制宜，通過千變萬化甚至超乎想象的方式充分體現企業和產品的形象。但它的缺點是壹旦形成就不容易改變，而且單次使用價格較高，通常不能多次使用。
由於材料昂貴，用戶不必擁有設備的產權，可以從專業的展覽工程公司租用。優點是結構牢固，設備耐用，立體視覺豐富多變，隨時變化，甚至同展，缺點是價格高，攜帶困難。
最常用的是流通的便攜式展覽工具。這類展具壹般采用可折疊支架和彩繪精美的宣傳圖片，不僅整體線條流暢而且不必拘泥於傳統的三面圍合結構，更能突出體現公司形象，傳遞產品信息。這種展具的優點是價格合理，攜帶方便。標準的展具拆卸折疊後，可以壹人攜帶，非常適合長途運輸。對外，也可以在結構範圍內改變開頭，或者更新宣傳圖片配合新品。缺點是變化不像其他兩種設備那麽多樣。總的來說，第三種便攜式展示設備更適合國內壹般廠商參展，可以打破傳統的形象宣傳模式，投入少，可以重復使用。
搭建展臺需要註意什麽？
成千上萬的參觀者湧入展覽會，看到了風格各異的各個廠家的展位。豐富多彩的場景常常讓人眼花繚亂。他們很難想象，就在展會開始前，這裏還是壹片“有計劃有組織”的混亂，運輸車輛亂丟垃圾，卡車司機忙著落座，參展商在等待他們的貨物到達。展會貨運的重頭戲是按時搭建和拆除展臺，這是專家做不到的任務。各種展會展品不同，天上飛的動物，地上跑的直升機，都可以進入展會場地，所以對展會運費也有相應的不同要求。參展商應根據貨物的內容和數量決定是使用自己的還是租用運輸搬運設備，或者幹脆委托搬運公司。他們可以從展會專業代理那裏得到很多有用的建議，因為後者負責施工過程和協調，比如在很多供應商同時來的時候安排優先順序，他們還會租用人力和設備。展臺搭建壹般有裝貨和卸貨兩種可能。第壹種是直裝直卸，就是卡車按照施工日期直接開到展廳，由展代理負責卸貨和中間存放。因為展商不用擔心這個環節，可以節省壹些相應的費用。此外，玻璃或大理石板等易碎物品只需運輸壹次。這樣就要註意時間預算要放寬，要考慮到各種延誤的可能性，比如堵車或者事故。如果量少或者提前發貨，最好集中運輸。在施工開始前，要將貨物交付給展商，展商會臨時存儲貨物，並按照規定的時間送到展位位置。需要註意的是，體積大、面積大的物品要先運到現場。壹般可以在展廳裏安排壹臺汽車起重機來吊起和卸下這些展品。但是，如果展臺搭建到壹半，這樣的機器就很難使用了。
小攤位如何吸引眼球？
由於展商自身規模和資金能力的限制，有時展商只能購買小展位。通常壹個小攤位不容易吸引眼球。那麽壹個小小的展臺如何吸引觀眾的眼球呢？
利用燈光讓小攤位盡可能的“耀眼”。大多數展覽中心為參展商提供天花板射燈，否則可以租用便攜式照明系統。據業內調查，燈光可以提高展品30%-50%的認知度。
強調設計，突出視覺效果。大企業通常以傳統方式參展，依托大型場館，小企業要以新穎的設計突出自己的小展位。
根據展位大小選擇合適的展示產品和代表性產品，避免過度擁擠或散漫。
善於使用模塊化的展示設備，避免使用廉價的展示道具。要給人“小而精”的感覺，把展位布置得有品位。
使用少量的大圖來營造強烈的視覺效果——圖片壹定要精致，構圖要舒適醒目，有創意而不淩亂，太密或者太小的圖片都不容易閱讀。同時，文字的使用也要受到限制。而且圖片要放在視線上方，圖片要放在墻板120cm上方。
在保證企業VI忠誠度的原則下，展位裝飾采用大膽醒目的色彩。這樣可以從遠處突出，避免容易融入背景的中性色。
設立完整的服務展覽攤位，熱情接待前來攤位的參觀者，解答他們的問題。如果只是把宣傳冊、傳單、禮品、樣品放在桌子上讓參觀者自己索取而不主動詢問，不僅不能實現商家與參觀者的互動，也不是參展的目的。
在展示設計中，材料的使用和選擇也是關鍵。有些展覽類別需要冷靜，有些展覽需要熱鬧，有些需要展示科技，有些需要展示環保，有些需要展示藝術或人文或社會公益。簡而言之，表現主題是對材料選擇的考驗。在這方面，會展中介比參展商有專業優勢。隨著現代科學技術的飛速發展，新材料、新光源、新媒體層出不窮。中介公司不僅可以為參展商提供敏銳的展覽設計趨勢和對象的審美導向，還可以為參展商提供節約成本的方法。
社交/雞尾酒會
溝通/雞尾酒會壹般需要精心策劃。招待會的目的是加強公眾和顧客之間的關系，所以氣氛很重要。交際/雞尾酒會通常在相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有:樂隊(或聲音、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、小吃、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通、天氣預報、第二方案、電氣技師、安保人員、臨時舞女、煙花、廚師、服務人員等。重點:場館、節目、司儀、安保、服務流程。
由於雞尾酒會的規模和目的不同，沒有完整的標準雞尾酒會模式，只能借鑒壹些已經舉辦過的雞尾酒會的例子。
記者招待會
新聞發布會形式包括新聞發布會、記者招待會、雞尾酒會等。總的來說，接待比較自由，不拘小節，氣氛相對輕松。可以單獨舉辦，也可以附加其他形式，比如有的人在酒會結束後舉辦酒會或者茶話會。新聞發布會壹般是主題性的，以“答記者問”為特色。另外，新聞發布會可以由公關負責人進行，而新聞發布會壹般由更高級別的官員參加。在這些形式中，最常見的是新聞發布會。新聞發布會要素:
目的
信息發布的目標受眾
被邀請的對象
新聞發布會規模
發布會涉及的事項大同小異，壹般來說包括這幾大部分:
1，活動策劃及主題確定
2.項目規劃和議程安排
3、資料準備
4.參與者的邀請、溝通和確認
5.時間、場館實施和場景布置
6、產品展示、演示和信息發布
7、現場氣氛控制