日程表排好後，要多復印幾份，給領導、給在家負責日常工作的和有關人員各送壹份。安排日程的時候，在時間上壹定要留有余地，特別是第壹次去的地方，更是如此。不過，這個余地也是相對的，不能讓領導閑得無聊，浪費時間。如果想遊覽觀光的話，也最好安排在空閑時間進行。
在與對方聯系的同時，也可以通過其他的渠道，如自己的子公司或者政府主管旅遊觀光的部門等，了解壹下對方所在地的環境、氣候、街道等方面的情況，這些安排日程表也有重要的參考作用。如果與對方是初次接觸，那麽，讓對方在什麽地方接站，或者什麽時候登門拜訪對方，這些細節問題秘書都要事先考慮好，因為這往往容易影響本公司和領導本人的形象。
1、預訂車票
在準備預訂車票（或機票）的時候，壹定要查用最新的列車時刻表，因為現在有許多季節性的或臨時性的車次，稍不留心，就會訂不上。
各公司對職員和幹部出差的待遇都有不同的規定，比如，按規定飛機的頭等艙不是每個出差的人都能乘坐的，因此，秘書在預訂車票和機票之前，壹定要弄清領導出差時能享受哪壹級的待遇。
出差途中，最麻煩的就是換車，倒來倒去，稍不註意，就會誤車誤點，所以能直達的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時間上壹定要安排的寬裕些。
為了預防意外，在日程表上要註明其他交通工具，如飛機、輪船起飛、起航的時間，這樣能根據實際情況，及時靈活地換乘其他交通工具。
從平時起，秘書就要註意學習預訂和購買車票、機票、船票的辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣等等，這樣，就能保證工作的順利。
2、安排住宿
領導出差，安排住什麽樣的旅館，壹般都要根據領導個人的愛好和習慣來決定。有的喜歡住清靜優雅的小旅館；也有的喜歡住富麗堂皇的高級飯店；有的喜歡住單人房間；有的則喜歡兩人合居壹室。
如果出差的地方是第壹次去，在那裏有子公司或自己的事務所的話，就請他們為自己聯系安排住處。沒有的話，就請當地旅遊或交通部門介紹。沒有什麽特別的情況，就不要去找自己的客房或代理商，因為妳壹去找他們，他們就會熱情地邀請妳們住到他們那裏去。他們越是熱情，給他們帶來的麻煩就越多。
3、隨時攜帶的用品
領導出差要隨身攜帶的東西，秘書壹定要替領導想好。如果出差是遠行，忘了帶什麽東西必須要回來取的話，那就太誤事了。臨動身之前，秘書要把領導隨身攜帶的東西按公與私分別列個清單，給領導看看有什麽遺漏。
領導出差壹般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動日程表、地圖、交通圖、照相機、收錄機及壹些備用品，如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗瀨用品、藥品等。但是，秘書在準備這些東西時，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。
4、臨行前的工作安排
秘書壹方面為領導出差作準備，但在另壹方面也要讓領導對公司的事作個安排。領導要出差了，特別是出差的時間比較長，各部門來請示報告也會增多。在這時，秘書要註意安排好領導的休息，不要讓領導帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。比如，在動身前兩三天，秘書與有關部門打個招呼，把壹些定期的匯報材料先緩壹緩，等領導回來後再看。
5、領導動身的當天妳該做什麽
動身那天，不論領導是從公司走還是直接從家裏走，都要安排好送站的車。動身當天，要最後檢查壹下火車或飛機的運行情況，特別是飛機因氣候不佳而誤點的情況經常發生，因此，如果是乘飛機的話，壹定要向飛機場方面詢問壹下當天的航班情況。
5.1動身之前
動身之前，壹定要再仔細檢查壹下領導是否有什麽東西忘記帶了，如果有，這時還來得及補上。
5.2起程之後
把領導送上火車或飛機之後，就要立即打電話通知對方接站的時間。特別是在改變原定的車次或航班的情況下，壹定要將這新的變化告訴對方。