信息是編纂年鑒的基礎，是壹切精神產品不可缺少的原材料。擁有大量全面翔實的資料是編纂年鑒的前提。所以編年鑒壹定要願意花很大的力氣和足夠的時間去做這項工作。特別是在年鑒條目基本擬定後，信息工作成為壹段時期的中心工作。
馬克思曾經指出，研究必須收集豐富的材料。為了寫《資本論》，馬克思讀了1500多本書，有100多篇摘抄和筆記。這對於我們編輯來說，無疑是壹個非常重要的指令和範本。古人雲:不信無征兆。如果不先收集、鑒別、整理資料，編年鑒只是壹句空話。沒有大量的新資料，就不可能寫出合格的新年鑒；沒有大量全面、準確、典型的新材料，很難寫出高水平的年鑒。
正是因為年鑒中有如此多的資料，我們才能通過資料壹窺壹個地方的發展歷史。所以數據是維系年鑒的生命，成功也在數據，失敗也在數據。在壹些年鑒中，數據收集不完整或誤用壹些不準確的數據，不僅影響年鑒的質量，還會產生負面影響。因此，做好資料工作對年鑒編纂意義重大，必須高度重視。
第壹，如何收集信息
年鑒是以壹定的文體反映某壹行政單位、某壹時期的政治、經濟、文化、軍事、自然現象和自然資源的綜合性著作，也是壹部精煉的大型資料集。數據收集是壹項關鍵的基礎工作。必須紮紮實實、有計劃、有步驟地進行，任何圖省事的機會主義都是不可取的。
(壹)明確數據收集的時間，範圍和分類
1，數據采集時間。根據萊辦(2003)209號文件，編制本年鑒的上下限為1996至2003年，時間跨度為8年。所以數據收集的時間也是從1996到2003年。也就是說，要全面、系統、完整地收集八年來各單位、各部門完成的工作及相關數據。但需要指出的是，從1996到2003年，相關信息和數字還包括原柳州地區的九縣壹市。來賓市2002年2月28日掛牌，到現在才壹年多。如果處理不清楚，數據和情況很容易混淆，年鑒的質量也不高。有關信息和數字的處理應單獨收集。原柳州地區的情況和數字從1996到2002年的12，對這7年的數據進行了全面的收集和編寫。2003年的資料是單獨收集和編寫的。這樣資料收集的線索清晰，脈絡清晰，便於書寫，也是對歷史高度負責的具體體現。
2.數據收集的範圍。在編纂《年鑒》時收集的信息是區域性的、及時的和全面的。地域性就是搜集當地，也就是要編纂的年鑒的地域範圍。前人非常重視這壹點，認為摸清地域疆域是編纂年鑒的前提，不可亂收。即使收集了其他地區的資料，也只是為了參考或者提供這個資料。周期性是指在年鑒體例規定的期限內收集材料，選取以詳遠為原則。但是關於追根溯源，描述改革演進的信息，可以延伸到區域建設之初，只需要簡單提壹下，不用占太大的篇幅。全面性，或者說廣泛性，就是要收集的資料必須包括當地自然社會和人文的方方面面，從天文到地理，包括政治、經濟、軍事、教育、科學、文化、民族、宗教、人物、方言、名勝古跡。只要對調查自然和社會發展有價值的材料都在收集範圍之內。可見年鑒要求的信息範圍廣，內容豐富。至於具體的征集範圍，往往可以通過擬壹個征集提綱或者征集提綱來建議。來賓年鑒包括:基本信息(概況)、政治、人大、政府、CPPCC、人民團體、民族宗教事務、人事、機構編制、民政、外事、僑務、信訪、行政審批、機關事務、法制、軍事、城建、國土資源、環保、工業、農業、交通、信息產業。
管理與監督、中介管理、文化、教育、科技、衛生、體育、社會生活、縣(市、區)、人民、地方性法規、附錄。而且每壹項都有特定的副標題，也是收集數據的提綱。在大綱的控制下，明確收集目標、分工、進度、方法、輕重緩急，做到事半功倍，避免重復、混亂、無效工作。
3.數據類型。年鑒風格是壹個項目體，壹次壹個項目。有綜合項，也有單項。按項目確定數據收集的範圍和內容是壹個很大的突破。根據資料來源，可以分為三個方面:壹是文字記錄，二是口頭資料，三是實物資料；第二類包括四種類型:入門材料和背景材料、考證材料和參考材料。入門資料為主，背景資料、考證資料、參考資料都是輔助資料。入冊資料是指年鑒中所寫的全部文字材料，經過精心挑選和加工。這類數據也稱為主題數據和因素數據。這種資料是全面的、系統的、完整的，必須包括五個要素。即:時間(指事情或事件發生的年、月、日、時)、地點(準確的地點，有時有原名或現名)、受害人(發生的事情有始有終)、人(當事人的姓名、性別、身份、職務，不是同誌、先生、女士)、原因、結果；背景信息是指對事件的發生、發展和變化起重要作用的歷史條件和現實環境信息。這類信息用的不多，但作用很大。考證材料主要用於對壹些有爭議的重大事件或人物的考證，壹般不收入書中。比如麒麟山人的起源，需要實地考察，閱讀相關檔案資料。否則我們不會明白麒麟山人已經在舊石器時代2萬年到3萬年了。還有壹種傳說是楊貴妃是容縣人，肯定有很多考證資料可以證明。沒有考證，無法得出準確的結論；參考資料是指供參考的資料。入賬材料和輔助材料是相輔相成的。
(二)在收集資料之前，要妥善處理好四個辯證關系。
1.可靠性與可信度的關系。可靠不等於可信，可信也必須可靠。可靠性和可信度是兩個不同的概念。可靠性是指數據來源有根有據，記錄正確。可信度是數據分析、考證、求實的結果，是數據準確性的更高層次。所以，可靠的信息不壹定可信，但可信的信息必須有事實和科學依據，不能主觀臆測或任意臆斷。比如1957年，有壹個縣，壹個公社，壹個農民有1.12畝旱稻，畝產2756.3斤。數據來自自治區檔案館，附有當時縣地委聯合調查組的調查報告，應該說比較可靠。但從當時廣西的水稻生產水平和品種特點分析，這壹事實是欠缺的。因此，在收集數據時，要認真、科學地分析數據，發現問題，推敲質疑，考證鑒別，使數據可靠、可信、準確。
2.全面性與典型性的關系。數據應全面、完整、簡明、典型、有代表性。綜合來說，就是“縱無行，橫無項”。但並不是所有的信息都可以被認為是全面和完整的。因為年鑒篇幅有限，壹個條目加上標題和說明，就是500-1000字。要惜墨如金，高度濃縮提煉時空，選取典型的、說明性的、代表性的事物，展現壹方的概況和歷史發展的軌跡，達到“滴水見陽光”的效果。比如寫作物栽培技術時，往往從整地播種到收獲加工都要逐項復習，以示全面完整，結果類似教科書和科普叢書。另壹個例子是，有些章節沒有必要按時間順序列出所有以前的會議和發表的文件來完成信息。妳要選擇與事物的發展起伏密切相關的材料入書。比如植保，各種作物單元，都涉及病蟲害。這些病蟲害是我們這裏發生多且重的典型，很有代表性。至於壹些小作物，病蟲害覆蓋面積小，在各自單位做壹個簡要描述。全面而典型的數據，難免不會出現數據重疊的情況。因此，要區分主次數據，進行刪補，從不同角度進行科學處理，使數據得到恰當的歸屬，符合每壹項的完整性和典型性。
3.宏觀與微觀的關系。既要從宏觀角度反映數據的整體特征，又要從微觀角度有具體的數據作品。年鑒要從宏觀上把握地方的整體特征，把握事物起伏的主線，展現事物的因果關系和歷史發展，但同時也需要微觀具體的材料和統計數據才有意義。相反，在浩如煙海的數據面前，如果忽略宏觀的整體性，只註重微觀事物的描述，就會出現類似的歷史編纂和統計表，讓讀者只見樹木不見森林。編寫時要把握整體格局，突出地方特色。比如水果曾經被歸為經濟作物(因為水果確實是經濟作物)。後來覺得水果是我們這地方的壹大優勢，種類多，內容豐富。如果只是作為經濟作物章節的壹個章節，很多重要的果樹就會淪為節日，既不能突出地方優勢，又會造成章節的不平衡。所以要把水果提升到壹個章節，和經濟作物平起平坐。既在宏觀上突出了地方特色，又在微觀上為許多重要果樹的描述提供了適當的空間。微描述也要有分寸，防止瑣碎，減少不必要的圖表，用簡潔的文字概括描述，既壓縮了篇幅，又增強了可讀性。
4.觀點和事實之間的關系。將觀點融入事實，編纂編纂地方誌要有壹定的立場和觀點，但要實事求是，言必信，行必果。所以不能用觀點代替和渲染事實，而要用事實來說明觀點，用事實作為數據來說話，把觀點納入筆記。那麽在描述壹個東西的時候，要考慮它是否體現了壹個正確的、科學的觀點。有個例子:茶。條目:文革期間，在農科大寨的號召下，開展了在荒山野嶺開辟茶園的運動。群眾幹勁十足，熱情高漲，全區茶園面積躍升至3萬公頃，為歷史上最大的時期。這個記錄是真的，給人的印象是什麽？文革？它促進了生產力。然而，歷史的真實面目是:運動式的壹哄而上，不講科學，盲目蠻幹的行為，並不能真正促進生產力的發展。後來證實當時種植120株算壹畝，每畝剩余產量只有20-30斤。3萬公頃的茶園沒有取得應有的效益，形式上的面積不足以代表生產力的實質性發展。所以這個賬號被刪了。有時候為了理清因果關系，用正確的觀點下結論？畫龍點睛？求和也是可以的。比如說。條目中的蔬菜，？文革期間，農村政策受“左”的思想影響，批評社員把自留地商業化，把自留地上種的莊稼割下來當資本主義的“尾巴”。在“以糧為綱”思想的片面理解指導下，各社隊的蔬菜基地大部分都種上了糧食，整個地區的蔬菜面積比以前銳減，為33.30008.000000000105公有，這段話雖然夾雜了壹些觀點，但根據當時的實際背景畫壹個草圖，清晰地揭示蔬菜面積銳減的主要原因，是合乎邏輯的。
(三)在收集數據之前，要做好以下三件事。
1.我們應該仔細研究和設計年鑒中的條目，並利用條目全面負責數據收集的計劃和大綱。萊辦(2003)209號文件和來賓年鑒1996 ~2003都規定了各單位、各部門的條目數。我在這裏強調壹下，我們不理解妳。
本單位的工作職能和任務。因此，規定的子項和分目，各單位可以根據實際情況增減，問題不大。比如宣傳部，什麽是大項？宣傳？在副標題中，我們有。概況、專題宣傳活動、十六大精神學習宣傳、理論教育、新聞輿論、思想政治教育、宣傳信息研究、對外宣傳、幹部隊伍建設、重大活動、重大舉措、重大成就？等等。這些分項有的做了，有的沒做。所以要結合實際情況增減小標題。有些部門我們只設置:？概述、主要工作、主要活動、主要舉措和主要成就？小標題，我們真的不知道部門完成了哪些職能。我們只能設置這些小標題供部門參考，而形成文字材料或者錄入書籍的時候就做不到這壹點。應根據工作職能和任務設置條目。在收集信息之前，作者需要知道他們的書是什麽樣的，他們使用什麽體裁，他們設置了多少個條目，他們需要什麽信息。根據這些項目，應設計和制定數據收集大綱。條目和信息是相輔相成的，有了條目才能明確收集信息的目的和範圍；只有收集資料和研究數據，才能發現初步設計中的條目不夠完善，然後據實修改，再根據修改的條目補充資料。
2、要統壹電報的大局，周密計劃，明確編纂年鑒對各類資料的具體要求。年鑒的編纂不僅需要大量的書籍，還需要各種背景資料、考證資料、參考資料以及其他輔助資料(前面已經介紹過)。資料的收集要廣為人知，納入收集計劃，避免遺漏。
3、開展調查研究，弄清信息的位置和範圍。也就是信息的來源，做好條目，做好計劃，有針對性的收集各種信息。資料來源很多，如本單位的檔案、其他單位的檔案、圖書館、檔案館、電視、廣播、報紙、民情和社會組織、寄信征集等。這些都是數據來源，要做好調查研究，有計劃、有步驟地進行。
收集數據的方法
前面提到的數據分類，數據采集要處理好的四個關系，數據采集前要做好的三個方面，都是為數據采集打基礎。如何收集信息？收集信息說起來簡單，做起來不容易。以我個人的經驗來看，收集數據的方法應該是在設置好條目後，在條目框架的指導下壹步步進行。在收集數據之前，首先要明確:1，以項目為線索收集數據(如上所述)；2、成立資料收集小組，分工負責，密切配合。當然，團隊成員都是單位裏的專家。如果人手不夠，可以聘請退休幹部參與收集整理。像市物價局就聘請了壹位從興賓區誌辦提前退休的老書記來負責這項工作。市審計局聘請了幾位退休的老領導負責這項工作。這些老同誌有壹定的文字功底，經驗豐富，願意幹。那不是壹舉兩得嘛。3、
召開各種座談會，宣傳收集到的相關資料，聽取知情人和當事人的意見。1996至2003年的時間跨度長達八年，沒有召開座談會，也沒有采訪當事人和知情人，收集的信息不完整，容易出現錯、漏、忘。這會影響書籍的質量；4、由近及遠，先易後難，選準切入點，擴大資料收集的突破口。先收集易信息，先查單位檔案，提取；四是發函相關單位，請其協助收集或提供線索。八年滄桑，人事更叠。有的人已經調離原單位，有的當事人已經退回原地方，還有壹些材料需要核實。妳必須給別人寫信來幫助提供他們。要拓寬收集資料的渠道，除了查閱單位，還要查閱相關單位的檔案。在圖書館、檔案館、科研單位調查收集。還要註意利用近年來報紙、廣播、電視提供的各種信息，註意收集新聞報道、專題評論、熱點焦點問題跟蹤調查和專題報道；5、做好數據反饋工作。人、事件、重要數據等。，形成書面材料後，應反饋給當事人征求意見，進行補充和修改，使收集到的資料更加全面、完整、準確，並能入書。
規範地說，收集資料的方法有:壹是查閱檔案，組織力量復印查閱，寫入資料卡，以備不時之需；二是調查走訪，做好記錄、錄音、錄像；三是為其發函；四是散文集，收集散落在社會上的文物、書籍、手稿、報刊；五是建立刊物，或簡訊或資料系列，發動群眾寫文章，多方面提供線索。
我們應該做什麽來收集信息？三個組合？:那是？弘誌？用什麽？特別？組合；文件檢索與訪問相結合；歷史的編纂與片斷的編纂相結合，層層展開，全手取材。同時也可以采取以下幾個方面:1，各相關單位提前溝通，互相提供信息目錄索引，互相配合，提高工作效率；
2.收集數據時，註意先遠後近，先內後外，先？直播？(資訊)之後？死掉？(信息)這三個關於優先權的規定；3.收集數據後及時組織科學管理利用，統壹規劃，互通有無。所謂先遠後近，即先尋找稀有的早期信息；先內後外，即先清理本部門、本地區的文件、檔案；先活後死，就是先搶救活的物資。
數據收集基本完成的條件是什麽？1，要查閱的資料，盡量；2.該復制的文件盡量復制；3.該訪問的口碑盡可能被訪問；4.實地考察的地方要盡可能多的去發掘。從內容上看，1，垂直連續線；2.物品不缺；3.考證翔實；4，有特色。
第二，如何組織信息
收集了大量的資料後，需要對這些資料進行加工整理，編成壹本書，這就涉及到資料整理的問題。資料整理工作非常重要。收集完數據後，要做好三件事。
(壹)組織數據的四個原則
我們要善於識別和選擇信息，而不是抓眉毛胡子壹把抓。不擅長識別信息，什麽都想把握，結果收到了很多信息，但沒多少用。更嚴重的是壹些不準確信息的誤用，導致年鑒質量低下。所以在選材上，要把握以下四個原則:第壹，在同類材料中，要選擇最真實、最權威的。比如收集各種數字。要弄清這些數字的來源，最好不要使用來歷不明的數字。都有出處，只是出處不壹樣。壹個是用人單位的臨時統計，壹個是統計部門的統計。兩者有區別，所以要選擇統計部門，因為統計部門的統計數據是經過綜合平衡得出的，屬於全局性的，可靠性高；第二，同樣的信息，新的和舊的，都來自同壹個部門，但是兩種說法不同，相互矛盾，所以要選擇最近壹年的數字；第三，在眾多資料中，有原始的壹手資料，間接的二手和三手資料。在這種情況下，我們應該選擇原始的第壹手材料。因為間接資料經過多次轉錄和使用，往往走樣變味；第四，在選材上，也要考慮年鑒編纂的需要，有目的地選擇最具地方特色的典型和普遍的，更有效地提高年鑒的質量。
(二)數據提取的方法
抄錄數據壹定要壹絲不茍，不能有差錯。數據從四面八方收集，有相當壹部分來自各種檔案、書籍和報紙。
壹點壹點抄，壹不小心就會出錯；錯誤信息的誤用也會導致不良後果。確保數據收集的質量；第壹，要把信息抄在專用卡片上，壹物壹卡；第二，摘抄的材料要忠實原文，不得自行刪改。抄完之後，他們還應該檢查原文。如果原文有錯誤，可以給它們加上註釋。第三，同壹件事有好幾個版本，要分開抄，幾個版本要並存，不能隨意選壹個；第四，壹定要註明出處和信息來源，包括書名、作者、版本、頁數、收藏單位等。第五，口口相傳的采訪材料，要寫明被采訪人的姓名、年齡、身份、住址。
(3)數據的整理
數據收集到壹定程度後，就要進行整理了。整理資料有幾個步驟:1，編號登記；2、卡片分類；3.數據匯編。整理的目的是檢查接收信息的廣度和深度，然後根據需要及時補充；二是便於保管和使用。登記和整理信息的方式很多，壹般有兩種:圖書登記和卡片登記。所謂圖書登記，就是根據信息情況，采用分類登記的圖書，如信息登記本、文獻登記本、口碑登記本、實物登記本等。分類方法可以按照項所要求的數據進行分類，可以按照時間順序進行分類，可以按照數據的主題進行分類。所謂卡登記，就是壹種卡式登記方式，類似於借書證。這樣，數據就可以被植入
類別劃分得更細，也更容易查找。
(四)信息公示
宣傳這本書裏的信息。如人，重大事件在報紙上公示，註明截止日期，以便於社會監督，減少編書失誤。
(5)做壹個長長的材料匯編。
寫壹份長長的信息匯編。這是數據收集階段的最後壹步。所謂長期編纂資料，就是對收集到的原始資料進行篩選核實，按照年鑒條目進行分類，然後按照？把故事豎著寫？原理，按時間順序，系統地整理資料，並逐壹註明每壹份資料的來源和出處。它不是壹般的資料匯編，而是根據內容的要求，把進入書中的資料壹個壹個有序地定位，並據此對號入座。所以資料的長編，其實就是年鑒的雛形。編壹個長的資料匯編的好處是:第壹，它使資料工作更加完善。年鑒的要求是:完整、翔實。從頭到尾看起起伏伏，脈絡清晰；橫向看，是小臉，體現本質。只有把資料按條目壹條壹條的放在正確的位置上，才能看出我們收集的資料是否完整、翔實，及時補救資料的缺失。寫資料是對資料的全面整理和檢查，既完善了資料，又消化了資料；第二，有了長時間的素材整理，寫作時就不用找原始素材了，使得寫作工作又快又好；第三，編寫長篇材料有利於年鑒的整體編纂、審查、修訂和出版；第四，可以充分發揮史料的作用。
長材料有三種:壹種是按照年鑒條目和時間順序整理原始材料的記錄；二是對原始資料進行進壹步加工整理，按條目排列；三是指按照編者的觀點和語言寫作，並註明信息來源，實際上接近初稿。在現代條件下，任何壹個專業、部門、學科的歷史和現狀都是充滿信息的，要收集的信息少則幾百萬字，多則壹千萬到兩千萬字。如何將如此豐富的信息濃縮成壹篇三四十萬字的稿子，很有講究。年鑒雖然是壹本資料性的書，但不是簡單的原始資料的匯編或編纂，而是壹部資料性的著作。它要求編輯對數據進行詳細的占有和消化，在忠實於數據原意的基礎上，用自己的語言進行嚴謹、科學、系統的描述。基於年鑒的特點，要把大量的材料變成年鑒，必須有壹個科學的工作方法和程序，也就是對材料進行長篇匯編。
首先，數據工作可以做很長時間，總有數據要收集，不能總泡在數據收集階段。但是什麽是完整的數據收集呢？材料的字數和單獨做的卡數不能作為標準。這就要看長長的資料清單的排列了:首先把收集到的資料分門別類的放在卡片上，按照既定的年鑒條目讓它們坐對位置，檢查有沒有漏項或者斷線；各項目的歷史和現狀，資料是否齊全；
事物發展的跌宕起伏，階段性和規律性是否明確，因果關系是否明顯；談共存或者壹些傳說中的口碑資料，做壹些鑒定和考證。資料整理成長版後，就清楚資料工作進展如何，能否編成書了。
其次，我們掌握了資料，就要對資料進行整理和加工，進行消化和反芻，讓死的資料變成活的資料，這樣才能對資料進行把握和理解，實現從感性到理性的飛躍，做到顧全大局，才能順利編書。否則面對壹大堆亂七八糟的信息，勢必會寫得很草率，而且會文不對題。就算查了幾萬張卡，也嫌多，吃力不討好。做長時間的數據編輯，完全可以避免上述弊端。因為資料經過梳理分類、梳理整理、歸納加工、概括描述等步驟，形成長篇版，再匯編成書，水到渠成，壹日千裏。做好長篇材料的編寫工作，年鑒的編寫任務就完成了壹半，這確實是壹種經驗。
再次，年鑒的質量最終取決於信息是否真實可靠，是否科學系統。這就要求我們在編纂年鑒之前，要對所有的資料進行認真的考證和鑒別，做到去粗取精，去偽存真。做長時間的數據編輯就包括這個過程。選作長篇編輯的材料，壹般都要經過鑒定和挑選，才有真正的史料價值。對有歧義的材料，要用各種方法進行核實。對於口口相傳的傳說，要特別小心，盡可能多的去驗證，保證準確可靠。基礎數據要豐富精煉，背景數據不可或缺，考證數據並存。長期資料采用壹手資料的，必要時補充二手、三手資料。以這種方式處理的長期數據匯編為編纂年鑒提供了可靠的基礎。
做數據的長編是前人的成功經驗。尤其是年鑒這種卷帙浩繁的信息著作的編纂，更需要堅持。做好資料的長篇編纂是年鑒編纂的重要環節和必經階段，是符合年鑒編纂規律的成功經驗。應該理解為所謂的長期剪輯？費時費力？，是整理鑒定資料的需要，是編纂年鑒的需要。所以，這不是無效勞動，而是年鑒編纂的科學方法和程序。