壹名優秀的秘書人員必須具備良好的語言技能。在這方面，我們可以看到良好的口才在秘書工作實踐中的應用是非常重要的。以下是我為妳收集的，歡迎借鑒。
秘書應該“謹慎”
不要說不該說的話。話多必失。秘書長期在核心部門工作，應該說對壹個地區、壹個單位的情況掌握的比較全面，有時候甚至超過領導。但如果局長因為比較了解情況而不顧場合地胡說八道，那就必然會惹出大麻煩。
壹名優秀的秘書人員必須具備良好的語言技能。在這方面，我們可以看到良好的口才在秘書工作實踐中的應用是非常重要的。以下是我為妳收集的，歡迎借鑒。
秘書應該“謹慎”
不要說不該說的話。話多必失。秘書長期在核心部門工作，應該說對壹個地區、壹個單位的情況掌握的比較全面，有時候甚至超過領導。但如果局長因為比較了解情況而不顧場合地胡說八道，那就必然會惹出大麻煩。尤其是有領導在場的時候，秘書要把握分寸，擺正位置，堅決說不該說的話。壹位秘書陪同新縣長去企業調研。在調查之前，縣長已經通過相關渠道對這家企業的生產經營情況進行了全面了解，也準備談談自己的看法。到了企業後，秘書自以為很了解企業的情況，就先開口了，居高臨下，滔滔不絕，對企業的生產經營評頭論足，提出這樣那樣的要求。半天下來，縣長幾乎壹言不發，很尷尬。不久，秘書被調離崗位。
原則性和靈活性相結合。
秘書的輔助地位和秘書工作的被動性決定了秘書講話的語境是千變萬化的，經常會出現意想不到的情況。這時候就要現場調整內容，改變方式，巧妙巧妙的處理意外，避免尷尬和失誤。突發事件的發生需要我們的秘書來處理。這個時候，秘書把原則性和靈活性結合起來就顯得尤為重要。說得好可以促進氣氛和諧，化解很多矛盾。
眾所周知，在我們現在的工作中，秘書接觸的眾多對象中，難免有修養差、極端頑固，或者故意刁難、出言不遜的人；或者自以為是，以勢壓人；或者有不同看法故意添亂。對於這些突發情況，秘書要沈著、冷靜、得體。這種變革不是見風使舵的全方位機會主義，而是原則性和靈活性的結合。當別人打探秘密時，應采取婉轉拒絕的手法，這樣既不會傷害和諧，又能獲得理解。
簡潔明了，註重效率
現代社會是壹個高節奏、高效率的社會，這就要求我們的秘書說話要簡潔明了，註重效果。時間就是金錢，效率就是生命。“我們說話時必須貫徹這壹效率原則。這也要求我們的秘書要根據時代潮流講“短話”，使自己說的話準確、有邏輯，用最少的話傳達盡可能多的信息，使講的時間和講的效果成正比，提高效率。
秘書應該為聽者著想，不要浪費對方的時間。秘書接到上級辦公室向領導匯報的電話，要以最快的速度把這個信息傳達給領導，然後按照時間、地點、主持人、會議內容的順序講出來。比如“XX市長，市委辦公室有會議通知。23日下午15在市長辦公室召開人事會議，由市長張主持。”這種交流給人壹種精明的感覺。匯報工作時，如果用兩句甚至三句話，用壹句話來說明問題，不僅耽誤領導的時間，而且匯報的主旨可能會被廢話淹沒，耽誤工作。
為了提高說話的效率，要精心選詞，做到以壹當十，“說”事半功倍。秘書也要註意少用修飾語、倒裝句、晦澀難懂的詞語和短語，不用“這個”“那個”等，做到通俗易懂，直接表達自己的心意。例如，辦公室主任對秘書說，“妳可以不參加這個會議——如果妳還沒有寫完這篇稿子的話。”秘書第壹次聽說不讓他參加會議，沒聽清楚原因的時候，可能會誤會。現代社會生活的快節奏，也要求秘書長話短說，把自己說的話分輕重緩急，具體全面，努力提高自己說短篇的能力。
把握分寸感，註重表現藝術
在某些情況下，更多的詞是混亂的，更少的詞是缺乏的。深的話很難拔出來，淺的話也不行。分寸的把握比較復雜，涉及思想認識、語言運用等諸多因素。秘書特殊的工作性質和工作環境，要求他們在說話時要保持分寸，避免簡單、片面、主觀、武斷。看問題不武斷是掌握分寸感的前提。為了使用詞有分寸，秘書有時不得不采取委婉和含蓄的表達方式。特別是對於壹些重要的、敏感的、不便直說的事情，采用委婉的語氣可以避免被動。比如涉及到領導工作的程序，就要避免說絕對。秘書應該給這種情況留有余地。他可以說:“這個事情正在研究，很快會給妳正式答復。”
說話要適度，其實講的是表達的藝術。說的時候要願意接受，願意聽。特別是對重要問題的解釋，需要特別註意措辭。說話的時候要抓住機會。以後不能說，也不能先捅出來。如果談話中出現爭執，秘書不應該“火上澆油”，而應該克制自己的情緒，“冷靜下來”。比如秘書幫領導接待壹些難纏的客人，需要秘書出面協調的時候，秘書的發言有時候甚至會起到決定性的作用。在這樣的情況下，秘書在耐心認真聽取客人陳述後，采取了緩和拒駕的方法，在發言時把握分寸，沒有對對方的意見進行實質性的陳述，為領導考慮對策贏得了時間，也為以後處理糾紛創造了良好的條件。
口才是秘書的基本功之壹。我們秘書隊伍裏有壹些人，可以給領導寫大報告，寫長文章，但是說話卻結結巴巴，很尷尬。這是因為口才不夠。事實證明，好的口才可以幫助人成功，而不善言辭很可能會失去機會。
例1:有壹個秘書，不善言辭，性格內向，正是因為他的口才，失去了壹個發展的機會。去年縣市公開招聘真正的局級幹部。本來他的筆試成績在那個崗位是名列前茅的。根據他在縣委辦多年的工作經驗，以及眾所周知的文筆功底，在大家看來。他以“拿鍋裏的蕎麥——安全地拿”贏得了這個職位，但誰料到面試時，他的腿會發抖，說不出話，最後滿頭大汗。大部分面試官他都認識，那他為什麽還怯場？原因是他平時只註重寫材料，不註重口才鍛煉，再加上心理壓力。
例2:有壹個領導幹部是從秘書做起的。自從大學畢業分配到政府工作後，他就很註重口才的訓練。平時，他壹方面註重學習各方面的知識，豐富自己的內涵，另壹方面大膽利用各種機會鍛煉自己的口才，甚至在工作之余獨自練習演講技巧。因為有意識的鍛煉，走上領導崗位後，口才和領導能力都很突出。聽過他公開演講的人都反映他觀察力敏銳，對事物理解深刻，思維能力嚴謹。他的分析、判斷、推理都相當準確，講話條理清晰，富有感染力，語氣、姿勢、表情都配合得很好，所以每次講話都能產生良好的影響。總結他事業的成功，不難發現，他在很大程度上歸功於自己超強的口才。
案例三:壹個和我在同壹個部門幹了2個月的秘書，因為口才不行，不稱職，被退回原單位。他是名牌大學的畢業生，在80年代的黨政機關中算是“罕見”的，被同齡人視為領導。畢業後，我被直接分配到壹個局辦公室工作。因為局裏的業務學術性很強，和外界接觸很少，而且他也不註重口才訓練，雖然我內部有天賦，但也不能表現出來。1990年初，他被調到我們辦公室。當時是年初，泉州準備舉辦幾次大型會議。領導讓他先口頭通知再書面通知，但他在電話裏無法明確表達通知的內容。會議期間他被指派為工作人員，他無法在工作人員會議上組織和總結會議代表的發言。在兩個月的試用期裏，領導和同事都覺得他缺乏口頭表達能力，與他的高學歷完全不符。最後，他不得不被送回原單位。
例4:壹位女秘書，因為善於言辭，能充分抓住機會通過口才展示自己各方面的才能，從壹個縣局辦公室的普通秘書，迅速成長為壹所大學創辦的大廠配送經理，期間擔任過兩個局、辦公室的負責人。起初，她中專畢業，被分配到壹個局辦公室做秘書。壹次，縣領導帶隊組織局局長和壹名辦公室工作人員外出檢查。在這次活動中，她充分展示了自己的口才和智慧。因為她開朗的性格，熱情大方的對待，油嘴滑舌，她很受歡迎和喜愛。考察結束後，領導們對她的風度大加贊賞，趕緊把她調到了縣委辦公室。在縣委辦工作期間，因為人緣好，能說會道，做事周到，工作能力強，僅半年就被提拔為副科。壹年後，她被任命為縣委辦督查室主任，後升任縣旅遊局局長。在她擔任旅遊局局長期間，她接待的所有客人都稱贊她口才好，講話好。後來被壹個大學領導吸引，調到學校辦的工廠當了配送公司經理。
以上四個正反例子都說明了壹個道理:秘書離不開表達能力，口才是秘書走向成功的橋梁。如何搭建好這個橋梁，我覺得需要註意培養三種能力:智力、口頭表達能力、溝通能力。智力是指觀察、記憶、思維、想象和實際操作能力。培養智力最重要的是多讀書，豐富演講內容。口語表達能力主要是指正確運用發音器官，使詞語清晰流暢，力求隨情變調。交際能力就是能夠恰當地應對各種場合，根據各種人的性格表達不同的話語。
為了讓自己成為口才專家，有效的宣傳自己，促進事業的繁榮，讓我們每壹個秘書都努力鍛煉自己的口才吧！