首先要確認的是音響設備，所以需要了解自己的出席情況，需要多少人發言。在視頻拍攝方面，如果需要從固定焦點和廣角看到會場的大致場景，可以選擇廣角視頻會議攝像機。如果需要看到每個發言人的細節或者其他細節，可以使用多倍光學變焦視頻會議攝像機，然後就是網絡帶寬的問題。市面上的網絡會議軟件種類繁多，各個品牌的軟件實用性基本相同，但使用效果不同。最後是顯示設備和PC端，顯示設備可以使用液晶電視、電腦顯示屏、投影、屏幕拼接等；PC端可以使用壹臺電腦，所有的設備都可以連接安裝在電腦上，通過會議軟件進行遠程網絡視頻會議，可以解決壹整套的會議室搭配。
全時視頻會議只需要電腦、攝像頭、耳機、互聯網連接，就可以實現高清視頻會議室。