為加強工程文件收發管理，理順移交關系，根據工程進度用好工程文件，特制定本制度。
3.1工程文件接收3.1.1各單位向工程部提供的工程文件(工程技術文件和圖紙)，由檔案資料室統壹接收；上級黨政機關下發的行政、黨務文件，由辦公室統壹接收。
3.1.2工程部其他部門或個人從其他單位帶回或通過其他方式接收的所有工程文件均應提交至檔案資料室。
3.1.3設備文件資料交相關部門開箱驗收，設備資料及時歸檔；設備文件資料由檔案室、資料室發放給相關單位。
3.1.4檔案資料室必須對接收的工程文件數量和外觀質量進行檢查，發現問題及時通知發送單位重新發放。
3.1.5檔案資料室對接工程文件應及時建立接收工程文件的總登記臺帳和臺賬(賬本和電子賬)，各類工程文件可通過計算機查詢和檢索。
3.1.6註冊工程文件應及時辦理。在保證歸檔份數後，根據工程部領導批準的工程文件及時發放到相關單位和部門。
3.1.7接收的涉密文件資料應嚴格按照保密規定妥善保管，並認真執行涉密文件資料借閱規定。
3.1.8檔案資料室只對歸檔的工程文件實施整理操作，建立檔案總登記簿和分類登記簿；不要重新整理分發給各部門的工程文件。
3.2工程文件和材料的分發
3.2.1分發外單位、部門的工程文件由檔案室、資料室辦理。
3.2.2工程部門負責人應確定提交給上級單位的工程文件的發放單位和數量。
3.2.3文件資料室根據工程部領導批準的施工圖紙和設備資料(工程施工圖紙和設備資料份數有限時)發放工程文件資料。檔案資料室只為建設單位提供壹兩套文件，不足部分建設單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數量；設備資料文件不足部分由施工單位自行復印，復印的設備資料應加蓋“復印”印章。
3.2.4發放的圖紙應建立資料發放臺帳，並保存資料發放臺帳備查。
3.2.5為避免工程文件和資料發放中可能出現的錯誤，圖紙和資料接收單位應指定接收人名單，並書面通知文件資料室；檔案資料室應根據指定的清單分發工程文件。
3.3設計變更通知單、工程聯系單、移交及管理規定
3.3.1《設計變更通知單》和《工程聯系單》由檔案資料室按照《設計變更通知單》和《工程聯系單》規定的部門及時統壹送達，並建立簽收記錄。
3.3.2設計變更通知單和工程聯系單的原件應及時交檔案資料室歸檔保存。工程竣工後，檔案資料室將向設計院提供所有設計變更通知單和工程聯系單的復印件，供設計院編制竣工圖。
3.3.3凡涉及設計修改或變更的，文件資料室應及時在歸檔圖紙復印件對應的卷內圖紙目錄上加蓋設計修改章，並將變更單復印件及時入卷。
4檔案部門的職責
承包單位(總承包、承包、建設、設計、施工、監理、承接單位)應根據各自的職責，收集、積累、整理負責施工和承接的工程文件材料，並按歸檔要求移交給建設單位。
項目承包商實行總承包的，總承包商負責對總承包項目文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查和指導。並負責組織和協調分包商的歸檔工作。按要求向建設單位提交壹套完整、準確、系統的符合檔案標準的工程檔案。
建設單位分別承包幾個單位的，各承包單位負責收集、積累和整理其承包工程的全部文件資料。
建設單位各機構:負責收集、整理、匯總與建設項目前期、設備技術、工藝、外事、專利和商檢索賠、竣工、試運行、驗收有關的所有項目檔案。
設計單位:負責收集、積累和整理形成的基礎資料和項目設計文件。
施工單位:整理現場翻譯和非標準圖紙(竣工圖)、設計變更、調試維護、安裝調試形成的工程事故處理文件。
監理單位:負責對工程建設中各參建單位文件的形成和竣工檔案的編制進行監督和審核，特別是竣工圖的完整性、準確性和系統性。負責項目監理文件的收集、積累、整理和歸檔。建設單位委托監理單位對工程文件的收集、積累、完整性、準確性、系統性進行監督檢查，並審核簽字。同時，向建設單位提交相關專題報告。驗證材料和其他監管文件。
調試單位:負責收集、積累和整理生產技術準備和調試過程中形成的文件。
施工單位的歸檔範圍是負責提交建築安裝的所有技術記錄(包括隱蔽工程的各種資料)。
負責提交事業部試車記錄和驗收簽證。
負責提交事業部試運行階段的計劃和措施。
負責在移交試生產前提交消除缺陷的記錄。
負責提交各單位施工過程中的工程聯系單和總結。
負責提交目錄清單(包括電子目錄)備案。
調試裝置歸檔的範圍
負責提交所承擔調試項目的調試方案、措施和調試報告。
負責提交調試期間設備缺陷處理記錄。
負責提交調試質量檢查評估表。
負責提交調試過程中變更的設計資料和調試工作總結。
負責提交目錄清單(包括電子目錄)備案。
設計單位歸檔範圍
負責提交項目(工程)各設計階段的設計文件。
負責提交所有設計修改通知。
負責按時提交壹套完整的竣工圖(壹式八份)。並認真執行竣工圖紙的有關規定。
負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套竣工圖光盤。
負責提交設計總結。
負責提交目錄清單備案(包括電子目錄)
質量監督部(質量監督中心站和質量監督站)
監理部的歸檔範圍是負責提交與工程質量、工期、投資監理等有關的所有文件和資料。監管過程中形成的。
監理專業負責人應對施工單位、調試單位和質量監督部門的歸檔文件進行審核，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性和系統性負責，並在文件備考表的審核人欄簽字。
負責提交設計、施工、安裝、調試單位歸檔的完整齊全的證明材料。
對不符合歸檔要求的文件的處理:
檔案資料室有權退回各單位提供的不符合規定的檔案和文件，歸檔單位應根據檔案管理的有關規定進行整改，直至提交符合規定要求的檔案和文件。
凡工程文件資料歸檔不全，不符合有關歸檔要求的，不能進行工程決算，各種工程決算的尾款必須在竣工資料經檔案資料室簽字後支付。
工程檔案的鑒定與銷毀。歸檔分發後的多余工程文件和各部門使用後回收的圖紙資料，由申請銷毀部門登記，由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工程師和經理批準後銷毀。
各單位修改和更換的文件，由檔案部門列出銷毀文件清單，提出銷毀報告，經公司總工程師、經理批準後實施，並明確銷毀文件清單。
銷毀檔案必須嚴格按照保密規定進行，並由保密部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門和保衛部門應指派專人監銷，監銷人必須在銷毀清單上簽字，銷毀清單應歸檔。
在識別被銷毀的文件時，應盡可能長地處理兩個儲存期之間的文件。
其他工程文件的分類和編目應按本工程文件的分類和編號方法及規定進行。
檔案、資料、圖書的提供和利用按照本項目檔案、資料、圖書借閱規定執行。
聲像檔案的整理和編目按照本項目聲像檔案管理辦法執行。
檔案庫房管理按照本項目檔案庫房管理規定執行。
公司各職能部門工程文件資料的歸檔按照公司各職能部門基建文件資料的歸檔範圍和歸檔時間執行。
5.聲像檔案管理辦法
5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(含反轉片)、膠片、錄像帶、光盤和磁性載體，以聲像歷史記錄為主，文字說明為輔。
5.2建設單位應向城建檔案管理機構提交的聲像檔案主要包括:建設工程的照片檔案、影像檔案和相應的文字說明。
5.3照片檔案應符合下列要求:
(1)主體清晰，圖像清晰，畫面完整，沒有修剪；
(2)能反映工程竣工後的外觀、設計特點和地理位置；
(3)以傳統感光材料為載體的照片，需要提交負片和正片(照片)；
(4)用數碼相機拍攝時，圖像不能進行後期處理，光學分辨率不得低於400萬有效像素(不允許插值)。
5.4視頻文件應符合以下要求:
(1)主題明確，內容連貫簡潔，圖像清晰，鏡頭流暢；
(二)註明項目的地理位置、外觀、周邊環境、人防設施、消防設施、水電設施、安全設施、標準間、標準層、設計特點、建築特色；
(3)提交第壹代錄像帶和剪輯完成的磁帶或光盤(DVD或以上)。
書面說明包括:項目名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、位置、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建築面積、結構、層數、拍攝日期、拍攝者等。
6.檔案、資料和圖書借閱制度
本公司所有文件、技術檔案和資料均可借閱使用。為了做好檔案保密工作，充分發揮檔案資料為水利建設和發展服務的效益，因工作需要借閱的，必須辦理下列手續:
6.1壹般情況下，我只需要填寫借閱檔案資料的借閱登記(註明:用途、領取時間、歸還時間)。歸還時，管理人員應在歸檔前檢查。
6.2借閱文件、機密技術文件和資料時，應填寫《借閱單》，並由部門經理簽字。
6.3絕密文件、技術檔案和資料壹般不得外借、復印或拍照。如確因工作需要，應在借閱單上註明範圍、內容和用途，先由部門經理批準，主管副總裁批準。檔案工作者只能根據其範圍、要求和內容提供。
6.4向外單位借閱文件、資料時，單位介紹信應註明查閱範圍、內容和目的。文件或資料屬於機密和絕密，只有經主管副總裁同意和總經理批準才能外借。
6.5借閱的檔案資料應妥善保管，不得損毀、塗改、刪除、填充或開啟。借款人必須妥善保管，防止丟失和泄露。未經同意，不得復印、復制、出借，檔案內容不得公開。如有遺失，及時寫掛失報告，停止借閱後再辦理。
6.6借閱時間在兩周以內。如果需要繼續使用，可以續借。特殊情況需要較長時間利用的，必須經主管副院長批準，但在年終時，借閱的檔案要交給檔案室清點核對，然後再借出。長期借閱的檔案不歸還、不說明原因、不辦理續借手續的，檔案員應通知借閱部門負責人負責督促歸還，否則將暫停整個部門借閱。並嚴格按照經濟責任制考核辦法進行。
6.7凡借閱檔案資料者，應將檔案或資料歸還檔案室，否則不能辦理移交手續。同時，檔案室有權因工作需要將檔案材料調回檔案室。
7.設計修改通知和工程聯系單管理規定
7.1設計變更制度
7.1.1施工中盡量減少設計變更和簽證。如果不可避免，以本制度為準。
7.1.2現場專業工程師要有強烈的責任心，嚴格履行職責，保證工程質量，努力降低工程成本。工程開工前，認真研究圖紙，並組織圖紙會審，提前解決施工圖中的問題。對於工程圖紙不完整的部分，要督促設計單位及時補充和修改圖紙。
7.1.3工程設計變更的具體管理者為項目部技術負責人，具體負責與公司總工程師、用戶、設計單位、施工承包商的聯系，發放設計變更通知單。
7.1.4所有設計變更必須有書面記錄，禁止口頭承諾。特殊情況下可以先口頭承諾，之後必須在7天內完成設計變更通知單。
7.1.5設計院郵寄或傳真的設計變更信息，由項目經理簽字後交工程部確認，再由技術負責人轉發給專業工程師組織實施。
7.1.6專業工程師收到設計變更資料後，應發送給施工承包商和監理單位並監督實施。
7.1.7設計變更完成後三天內，專業負責工程師填寫實施結果，提交項目經理審核。
7.1.8審計後的執行結果應歸檔登記，作為日後結算的依據。
7.2簽證管理系統
7.2.1簽證涉及投資、工期等工程內容。為了有效地控制工程成本和工期，所有現場管理人員必須在開工前熟悉合同和招標文件，審查施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現場簽證。
7.2.2因合同約定的情況或不可歸責於施工單位的原因引起的工程內容和數量的變更，經批準後，在保證工程技術標準和質量標準不變的前提下，方可實施簽證。施工現場簽證應由施工單位、工程監理、項目部現場管理人員簽字，嚴禁事後補簽。
7.2.3現場簽證表由施工單位提交，現場監理工程師簽字蓋章，現場專業工程師和項目經理復核。簽證有效。
7.2.4壹次性簽約金額在65438+萬元以內，或工期延誤在5天以內的，經現場專業工程師審核後，報項目經理審批。如超過上述金額(或天數)，項目經理應向公司工程經理匯報，經工程經理批準後方可簽證。緊急情況下，現場代表可先行處理，但必須按審批程序及時辦理簽證手續。
7.2.5特殊情況下工程所用材料的質量和價格需要簽證的，應由項目主管和項目部相關人員簽字，必要時可通過招標確定。
7.2.6施工單位必須按期執行批準的簽證，否則，造成的損失由施工單位承擔。由於施工單位不認可因看施工圖不仔細造成的返工，施工單位對工期延誤負責。
7.2.7施工單位應承擔為評定優質工程而增加的施工管理、技術設施、部分材料和人工費用。
8.工程竣工圖編制管理規定
8.1竣工圖的編制形式和深度
8.1.1凡按圖施工無變更的，建設單位(包括總承包商和分包商，下同)將在原施工圖上加蓋“竣工圖”章，視為竣工圖。
8.1.2凡施工中有壹般設計變更，但原施工圖可以修改補充為竣工圖的，不必重新繪制。施工單位負責在原施工圖(必須是新的藍圖)上註明修改部分，並附上設計變更通知單和施工指導書。“竣工圖”標誌蓋章後，即視為竣工圖。
8.1.3有結構變更、工藝變更、布局變更等重大變更，不宜修改或補充原施工圖的，應重新繪制變更後的竣工圖。由於設計原因，由設計單位負責重繪；因施工原因，由施工單位負責重繪；由於其他原因，施工單位應自行繪制或委托設計單位繪制。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標記，並附上相關記錄作為竣工圖。重大改建、擴建工程涉及原工程變更時，應將相關工程的竣工圖統壹歸檔，並在原圖紙上增加必要的說明。
8.1.4竣工圖必須與實際情況相符，保證圖紙質量，做到規格統壹，圖紙整潔易讀。不要用圓珠筆或其他容易褪色的墨水畫畫。竣工圖應由承擔施工的技術負責人審核並簽字。
8.2竣工圖編制的分工
8.2.1所有實行建設工程總承包制度的分包單位負責編制分包範圍內的竣工圖，除自行施工的竣工圖外，總包單位負責匯總整理所有分包單位編制的竣工圖。總包商應在交付時向建設單位提交總包商範圍內所有完整準確的竣工圖。
8.2.2建設工程由建設單位分別發包給幾個施工單位的，各施工單位負責編制承包工程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。
8.2.3建設工程在簽訂合同時，應明確規定竣工圖的編制、檢查和移交。
8.2.4施工單位應組織、監督和協助設計和施工單位對其負責的竣工圖的編制進行檢查，發現不準確或不足之處，應及時采取措施進行修改和補充。
8.3竣工圖的套數。
大中型工程、重要公共工程和其他特殊工程的竣工圖至少應編制三套，壹套送城建檔案部門備案，另兩套由生產或使用單位保管。小型工程壹般至少編制兩套，壹套送城建檔案部門備案，另壹套由生產或使用單位保管，作為維修、改造、擴建的依據。簽訂施工合同時應明確規定工程竣工圖的套數。
8.4竣工圖編制費用
竣工圖按第二條分工和第三條規定的套數編制，增加的費用由編制單位負責。竣工驗收後如需復印，復印費用由用戶承擔。