(壹)“會展項目建議書”的概念:
所謂會展項目策劃，就是根據各種信息，對即將舉辦的會展進行初步規劃，設計會展的基本框架，提出擬舉辦會展的初步策劃內容，主要包括:會展名稱及地點、會展組織、會展範圍、會展時間、會展規模、會展定位、會展邀請計劃、宣傳招商計劃、會展進度計劃、現場管理計劃、相關活動計劃等。展覽項目建議書是策劃和舉辦壹個新展覽的壹套展覽策劃、策略和方法，是對上述內容的總結。
(2)展覽項目建議書的內容結構:
壹般來說，會展項目建議書主要包括以下內容:1。舉辦展會的市場環境分析:包括展會主題所在行業和市場分析，國家相關法律政策分析，相關展會分析，展會舉辦地市場分析。2.提出展會的基本框架，包括展會名稱和舉辦地點、展會組織機構組成、展品範圍、展會時間、展會頻率、展會規模和展會定位。3.展覽價格和初步預算計劃。4、展會人員分工計劃。5.展覽邀請計劃6。展覽邀請計劃。7.展覽推廣計劃。8.展會籌備時間表。9.展覽服務商安排計劃。10，展會開幕及現場管理方案。11.展會期間相關活動計劃。12，展會結算方案。
(3)撰寫展覽項目建議書的要求:
1.展覽名稱
壹個展會的名稱壹般包括三個方面:基礎部分、限定部分和行業logo。比如第93屆中國出口商品交易會，如果按照以上三項內容對號入座，則是交易會的基礎部分，限定部分是中國和第93屆中國出口商品交易會，行業標識是出口商品。以下是對這三項內容的壹些解釋:基礎部分:用來表明展覽會的性質和特點，常用的詞有:展覽會、博覽會、交易會、交易會和“節”。限定部分:用於說明展覽的時間、地點和性質。展覽時間的表達方式有三種:壹是用“會期”來表達。第二個用“年”表示，第三個用“季”表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達方式中，“會期”是最常見的壹種，它強調了展覽的連續性。那些剛辦過的展覽，壹般用“年”來表示。展會地點也要體現在展會名稱上，比如第三屆大連國際服裝節的“大連”。展會名稱中體現展會性質的詞語主要有“國際性”、“世界性”、“民族性”、“地域性”等。比如第三屆大連國際服裝節的“國際”二字，說明這個展會是國際展會。行業標誌:用於表明展覽主題和展品範圍。比如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”，就說明這個展會是服裝行業的展會。行業標識通常是壹個行業的名稱，或者壹個行業中的壹個產品類別。
2.展覽地點
規劃和選擇展覽的場地包括兩個方面:壹是展覽將在哪裏舉行，二是展覽將在哪個展館舉行。策劃選擇展會地點就是確定展會在哪個國家，哪個省，哪個城市舉辦。規劃選擇展廳就是選擇展覽的具體位置。具體選擇哪個展廳辦展，要看展覽的主題和定位。另外，在選擇展廳的時候，還要考慮展廳的使用成本，展覽安排是否符合自己的要求，以及展廳本身的設施和服務。
3.展覽組織
會展組織是指負責會展的組織、策劃、招展、招商的相關單位。會展組織可以是企業、行業協會、政府部門、新聞媒體。根據各單位在舉辦展會中的不同角色，壹個展會壹般有以下幾類展會組織形式:主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位。主辦單位:擁有展覽並對展覽承擔主要法律責任的展覽主辦單位。組織者合法地擁有展覽的所有權。主辦單位:直接負責展會的策劃、組織、運作和管理，並對展會承擔主要經濟責任的展會主辦單位。協辦單位:協助主辦單位或承辦單位對展會進行策劃、組織、運營和管理，並部分承擔招展、招商、推介工作的展會組織者。支持單位:支持展會主辦單位或承辦單位的展會策劃、組織、運營、管理或招展、招商、宣傳等工作的展會組織單位。
4.展覽時間
展覽時間是指展覽計劃舉行的時間。展覽時間有三層含義:壹是指展覽的具體開展日期。第二個是指籌備和撤展的日期。三是指展覽對觀眾開放的日期。展覽時間的長短沒有統壹的標準，要看不同的展覽。有些展會的展出時間可以很長，比如“世博會”延期幾個月甚至半年；而占展會絕大多數的專業貿易展，展期壹般為3-5天。
5.展品範圍
展覽中展品的範圍應根據展覽的定位、展覽組織的優劣等因素確定。根據展覽的定位，展品的範圍可以包括壹個或幾個行業，也可以包括壹個行業中的壹個或幾個產品類別。比如“博覽會”和“交易會”的展品範圍很廣，比如“廣交會”就有超過65438+萬種展品，幾乎包羅萬象；但是德國法蘭克福國際汽車展的展覽範圍涉及的行業很少，只有汽車行業。
6.展覽頻率
辦展頻率指的是壹年辦幾次還是幾年辦壹次，還是不定期。根據會展業的實際情況，每年舉辦壹次的展會最多，約占展會總數的80%。壹年兩次、兩年壹次的展覽也很多，不定期的展覽越來越少。展覽頻率的確定受到展覽主題所在行業特點的制約。我們知道，幾乎每個行業的產品都有生命周期，產品的生命周期對展會的頻率有著顯著的影響。產品的投資期和成長期是企業參展的黃金期，展頻要牢牢把握這兩個時期。
7.展覽規模
展會規模包括三層含義:壹是展覽面積，二是參展商數量，三是展會參觀人數。在策劃辦展的時候，要對這三個方面進行預測和規劃。在規劃展會規模時，要充分考慮行業特點。展覽的規模也會受到觀眾數量和質量的限制。
8.展覽的方向
壹般來說，展會定位就是明確的告訴參展商和參觀者這個展會是什麽，有什麽。具體來說，會展定位是會展組織根據自身的資源條件和市場競爭狀況，建立和發展會展差異化競爭優勢，使其會展在參展商和觀眾心目中形成鮮明獨特印象的過程。展會定位要明確目標展商和觀眾、展會目標和展會主題。
9.展覽價格和初步展覽預算
展會價格是為展會的展位租賃設定壹個合適的價格。展位價格往往包括室內展價格和室外展價格，室內展價格又分為空地價格和標準層價格。在制定展會價格時，壹般遵循“地優價優”的原則，即便於展示、觀眾流量大的展位價格往往較高。會展初步預算是對舉辦會展所需的各種費用和舉辦會展的預期收入的初步預算。在策劃舉辦展會時，根據市場情況為展會確定壹個合適的價格，從而吸引目標參展商參展，這壹點非常重要。
10、人員分工、邀請推廣計劃、人員分工計劃、邀請推廣計劃、邀請推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施中會相互影響。
人事分工計劃是對展覽人員的工作進行統籌安排。會展策劃主要是為吸引企業參展而制定的各種策略、措施和方法。招商計劃主要是為吸引參觀者參觀展覽會而制定的各種策略、措施和方法。宣傳推廣方案是為了樹立展會的品牌和形象，同時服務於展會的招展和招商。
11、展覽日程計劃、現場管理計劃及相關活動計劃
展會進度計劃是展會的招展、招商、宣傳、展位劃分在時間上的統籌安排。它規定了在展覽籌備過程中的什麽階段應該完成什麽工作，直到展覽成功舉辦。如果展覽日程安排得好，展覽的準備工作可以有條不紊地進行。場地管理計劃是展會開幕後對展會場地進行有效管理的各種計劃，壹般包括展會開幕計劃、展會場地管理計劃、觀眾登記計劃、展會撤展計劃等。如果現場管理計劃安排得好，展會現場就會井然有序，展會就會井然有序。會展相關活動計劃是指在會展期間舉辦的各類相關活動的計劃。與展會同期舉辦的最常見的相關活動是技術交流、研討會和各種演出，是對展會的有益補充。
第二，撰寫設立會展項目的可行性研究報告
(壹)“設立會展項目可行性研究報告”的概念
《展覽項目策劃書》的完成並不意味著項目展覽可以舉辦。立項只是對展覽的主題和如何舉辦提出初步意見，制定初步方案。至於展覽是否真的能舉辦，計劃是否真的可行，需要對展覽項目和計劃進行可行性分析。可行性分析的結論和其他必須考慮的因素是決定展覽最終能否舉辦的最終依據。會展項目立項可行性研究報告是基於會展項目立項可行性分析的研究報告。會展項目立項可行性分析是會展項目立項策劃的延續。會展項目的項目策劃主要是在掌握各種信息的基礎上，提出所策劃的會展“是什麽樣的”；會展項目可行性分析是在認真研究各種信息的基礎上，深入分析會展項目策劃提出的舉辦“那樣的會展”的可行性，為最終是否舉辦會展提供科學的決策依據。如果可行性分析證明所策劃的展會市場條件具備，項目有生命力，各種實施方案合理，項目經濟上可行，風險小，有壹定的社會效益，那麽可以通過項目策劃決定舉辦展會。
(二)設立會展項目可行性研究報告的內容結構
會展項目立項可行性研究報告應當對會展項目立項是否可行做出系統的評價和說明，並為會展項目立項規劃具體實施方案的最終完善提供改進依據和建議。因此，會展項目立項可行性研究報告主要包括以下內容:1、市場環境分析(1)宏觀市場環境:包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。(2)微觀市場環境:包括會展組織的內部環境、目標客戶、競爭對手、營銷代理、服務商和公眾。(3)市場環境評估:SWOT分析，即內部優勢、內部劣勢、外部機會和外部威脅的分析。2.會展項目活力分析(1)項目發展空間:即分析舉辦會展的產業空間、市場空間、區域空間、政策空間是否具備。(2)項目競爭力:包括展會定位的吸引力、展會組織的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。(3)會展組織的優劣勢分析。
3.展覽實施方案分析
1)評估策劃展覽的基本框架，包括:(1)展覽名稱、展覽範圍、展覽定位是否有沖突。(2)展覽時間和頻率是否符合展品所在行業的特點。(3)展覽場地是否適合展品所在行業舉辦展覽。(4)展品所在行業能否舉辦這樣規模和定位的展會。(5)展會主辦方能否在計劃的展會時間內舉辦這樣的規模和定位的展會。(6)展覽機構是否熟悉展覽展品所在的行業。(7)展覽的定位和規模是否有沖突。
2)招商引資及推介方案評估。
(1)展邀方案評估(2)招商方案評估(3)推廣方案評估
4.會展項目的財務分析
(1)價格定位
(2)成本預測
舉辦展覽的費用壹般包括:
1)展覽場地費。即租用展覽場地及由此產生的各種費用。這些費用包括:展覽場地租金、展廳空調費、地板專項安裝費、標準地板施工費、展廳地毯鋪設費、展位安裝加班費等。
2)展會推廣費。包括廣告費、展會資料設計印刷費、資料郵寄費、新聞發布會費等。
3)參展商和招商費用。
4)相關費用。包括技術交流會、研討會及展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、臨時人員費用等。
5)辦公費用和人員費用。
6)稅收
7)其他不可預見的費用
(3)收入預測
舉辦展覽的收入壹般包括:
1)攤位費收入
2)門票收入
3)廣告和企業贊助收入
4)其他相關收入
5)盈虧平衡分析
6)現金流量分析
7)凈現值分析
8)凈現金比率分析
9)利潤指數
10)內部收益率
11)風險預測
1，市場風險2，操作風險3，財務風險4，合作風險
(三)設立會展項目可行性研究報告的撰寫要求
會展項目立項可行性研究報告是會展機構決定是否舉辦會展的重要依據。因此，會展項目立項可行性研究報告的撰寫必須做到材料真實充分，分析客觀科學，判斷準確合理。
1，市場環境分析
市場環境分析是會展項目可行性分析的第壹步。它是以會展項目策劃提出的會展計劃為基礎，在已經掌握的各種信息的基礎上，進壹步分析論證是否具備舉辦會展的各種市場條件，是否具備舉辦會展所需的各種政策和社會基礎。市場環境分析不僅要研究現有的各種市場條件，還要預測其未來的變化和發展趨勢，使項目可行性分析得出的結論更加科學合理。
2.會展項目的生命力分析
市場環境分析是從策劃的會展項目外部因素分析是否具備舉辦會展的條件；會展項目生命力分析是從策劃的會展項目本身來分析會展是否有發展前景。分析展覽項目的生命力，不能只分析壹兩屆展覽的生命力，還要分析展覽的長期生命力，即展覽舉辦五屆以上，展覽是否還有未來。
3.展覽實施方案分析
會展執行方案分析是以策劃的會展項目本身為基礎，分析會展項目的項目啟動計劃中要實施的各種執行方案是否完備，是否能保證會展策劃目標的實現。會展實施方案分析的對象是會展的各種實施方案，分析的重點是各種實施方案是否合理、完整、可行。
需要強調的是，對展覽基本框架的評價，重點不在於構成展覽基本框架的某壹因素的規劃安排是否合理可行，而在於展覽基本框架整體上是否合理可行。因為，雖然構成展覽基本框架的每壹個要素的規劃安排都可能是合理可行的，但由這些要素構成的展覽基本框架，在整體上可能是不合理不可行的。因此，為了避免出現“個體理性與群體沖突”的現象，對展覽的基本框架進行評估是非常重要的。
4.會展項目的財務分析
會展項目財務分析是從會展組織的財務角度分析和計算舉辦會展的費用和收益。會展項目財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的會展是否經濟可行，明確即將舉辦的會展的資金使用計劃。
5.風險預測
從會展項目可行性分析的角度來看，風險是會展舉辦過程中由於壹些不可預測、不可控制的因素，導致會展組織的計劃和實際收益偏離預期，從而使會展組織的計劃失敗；或者即使展覽如期舉行，展覽機構也可能遭受壹定的經濟損失。
6.存在的問題
包括通過上述可行性分析在展會項目立項中發現的各類問題，以及研究人員在可行性分析之外發現的可能對展會產生影響的其他問題。
7.改進建議
針對以上問題，提出了完善展會項目策劃的建議，為成功舉辦展會指明了應努力的方向。
8、努力的方向
根據展會的宗旨和目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出了辦好展會的其他條件和努力方向。
第三，“展覽說明”的撰寫
(壹)“展覽說明”的概念
確定展會相關日期安排，指定展會承辦商、展會運輸商、展會旅遊商後，展會主辦方即可開始準備展會手冊。
《參展商手冊》是由展會主辦方針對展會的籌備、開幕以及參展商參展時應註意的其他問題而編寫的小冊子，方便參展商做好參展準備。編寫參展商手冊是展會籌備中的壹項基礎工作。
(2)“參展須知”的主要內容和編寫要求
從某種意義上說，展會手冊是幫助參展商做好展會準備的綱領性文件，也是展會組織有效管理展會布展、展中、撤展的指導性文件。參展商手冊中包含的內容涉及舉辦展會的方方面面。壹般來說，展覽手冊主要包括以下幾個方面:
(1)前言。主要是歡迎參展商參加本次展會，說明編寫本手冊的原則和目的，提醒參展商在展會的籌備、布置、布展、撤展中自覺遵守本手冊的相關規定。序言壹般都很簡短。
(2)展覽場地的基本情況。包括展廳及展區平面圖、通往展廳的交通圖、展覽場館的基本技術數據等。在繪制展館和展區平面圖時，要註意展館內各種服務設施的位置、展區和展位的劃分細節、展館內部通道和人口等。繪制展館交通圖時，要註意展館在城市中的具體位置，展館可利用的主要交通工具和交通路線，以及指定接待酒店在城市中的具體位置。對於展會現場的基礎技術資料，需要清晰準確地列出地面承重、展廳內通風條件、貨梯容積、展廳室內空間高度、展廳入口高度和寬度、展廳水電供應狀況等。展會場地基本情況的介紹，對於幫助參展商準確找到展廳和自己的展位，進而進行展位的設置和布置，有很好的指導作用。
(3)展會基本信息。包括展會名稱、舉辦地點、展會時間、展會組織機構、展會指定承辦商、指定運輸商、指定旅行社、指定接待酒店等。對於展覽時間，需要明確展覽時間、開放時間、專業觀眾和普通公眾開放時間、退展時間、退展超時時間等。，並盡量精確到小時；對於會展機構，要明確會展的主辦單位、承辦單位、支持單位和協辦單位；此外，所有展覽機構、展覽指定承辦商、指定運輸商、指定旅行社、指定接待酒店等的詳細聯系地址、電話、傳真及聯系人。應詳細說明。如果有網站和電子商城，最好能公布出來，以便參展商在需要時方便聯系各相關單位。
(4)展覽規則。只是要求參展商和觀眾在參加展會時遵守的壹些規章制度，包括:證件使用管理規定、展會現場安全保險規定、視野清潔規定、物品存放規定、現場用水用電註意事項、現場展品銷售規定、消防規定、知識產權保護規定、現場展品展示註意事項等。展會規則是所有參展者必須遵守的壹些規則，對於展會現場秩序的管理和維護非常重要。
(5)展臺搭建指南。是關於展位安裝的壹些基本要求和說明，主要包括標準展位的說明和空地展位的說明。由於所有標準展位的基本結構和配置都是相同的，“標準展位說明”主要是對展位的標準配置進行說明，列出參展商使用標準展位的註意事項，並提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置時的處理方法。《露天展位安裝須知》主要是指參展商設置露天展位的壹些規定和要求，如對所用材料的要求、動火作業的要求、消防安全的要求、電線敷設的要求等。《層裝指南》對指導參展商順利、安全地安裝展位、安排布展有很大幫助。
(6)展品運輸指南。是對參展商將展品等物品運送到展會現場的壹些說明和解釋，主要包括境外運輸指南和境內運輸指南。無論是海外還是國內的運輸指南，展品的運輸方式和路線，各種貨物和單據的交付期限，貨運單據的編制和交付，收費標準，包裝，報關，返回運輸，可選擇的可選服務等。應該指定。展覽運輸指南在幫助參展商及時安排展品和其他物品的運輸方面發揮著重要作用。
(7)會展旅遊信息。是為參展商和觀眾解決展會期間的交通、飲食、住房、交通需求和展會前後的出行需求的講解。會展旅遊信息應詳細列出等級、協商的優惠價格、地址、聯系電話和傳真、聯系人、離展館的距離等。還應列出境外參觀者和參展商入境簽證方式，以及展會期間和展會結束後可選商務考察和觀光休閑旅遊的路線和安排。會展旅遊信息主要是為方便參展商和參觀者的日常生活服務。
(8)相關表格。它是參展商在籌備和安排展覽的過程中需要使用的多種形式，主要包括展覽形式和地平線安裝形式。參展表格主要包括VIP買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作許可及邀請卡申請表、研討會及技術交流申請表、期刊廣告申請表等。展會手冊編制成功後，可以印刷成書，在展會開幕前的適當時間發給參展商。也可以發布在展會的專題網站上，供參展商閱讀和下載。如果展覽會上有海外參展商，參展商手冊應翻譯成外文。
(三)“展覽說明”的作用
展覽手冊主要用於方便和指導參展商順利籌備、安排、展出和撤展。它不僅對指導參展商做好參展準備起到了非常重要的作用，而且對展會主辦方有效的現場布展、展中、撤展管理也有很大的幫助和影響。
1，展會說明對參展商的指導作用。參展商手冊對展會現場、展會基本情況、展會規則、層次安排、展品運輸、展會旅遊等都有詳細的描述。參展商在拿到參展手冊後，可以根據說明書進行參展準備工作，如安排展品運輸、準備材料、展位設計等。在展會現場，參展商將按照手冊的相關要求進行展位的設置和布置，避免展會期間的盲目性和違規性；展會期間，參展商可根據本手冊的要求安排展品進行展示；撤展期間，參展商可根據指令有序撤展；展會結束後，參展商也可以根據說明選擇適合自己需求的會展旅遊。在展會手冊的指導下，參展商可以更有效地準備和完成參展的各項事務。
2.展會手冊在展會現場管理中的作用。展會手冊中關於展會籌備、安排、布展、撤展過程中的規定，不僅有利於指導參展商按規定辦事，也有利於展會組織按手冊規定監督展會現場各項事宜，按手冊規定為參展商提供各項服務。《參展商手冊》是展會組織對展會籌備、布展、辦展、撤展進行現場管理的重要依據之壹。它為展覽的各個階段制定了行為準則，有利於展覽組織根據這壹準則對展覽的各個方面進行現場管理。
3.展覽手冊對觀眾的作用。展會手冊除了指導參展商，管理展會現場，還能對展會觀眾起到壹定的作用。比如，手冊對展館平面圖、服務設施分布圖、交通路線、指定接待酒店、展會開放時間等進行了說明，對觀眾參觀展會有很大幫助。
在展館交通線路圖的指引下，參觀者可以更加便捷地到達展館，在展館服務設施分布圖的指引下找到自己需要的服務商，享受展會指定接待酒店的優惠價待遇。在展會開放時間的指引下，他們可以合理安排自己的參觀時間。壹般來說，展會觀眾很大壹部分是參展商自己邀請的，參展商壹般會將上述信息告知受邀觀眾，這樣展會手冊對觀眾的作用會更大。
四。會展手冊編寫的基本原則從會展手冊的作用可以看出，會展手冊是會展籌備中的重要文件。為了使參展商手冊在展會籌備中發揮上述作用，我們在編寫參展商手冊時必須做到以下幾點:
第壹，實用。參展商說明書中所包含的內容必須對參展商的籌備、安排、展銷和撤展有重大指導作用，或對展會主辦方管理展會籌備、安排、展銷和撤展的各個環節有重大幫助，或對參展商邀請其老客戶參觀展會有重大幫助。否則，這些內容不能包含在參展商手冊中。
第二，簡潔明了。展覽手冊各方面的描述和敘述要簡潔，字數不要太多，也不要太長，只要能說明問題即可；展覽手冊中對各方面的描述和敘述壹定要準確具體，讓人看得清楚，不能讓人看不懂，更不能讓人模棱兩可。否則會在展前準備、展中安排、展中撤展的具體實施中造成糾紛，不利於參展商參展和展會組織對展會現場的管理。
第三，詳細全面。展會手冊中提及的內容應盡可能詳細，如展會安排和撤展的加班時間可規定為小時和分鐘，各種形式的歸還期限可規定為某月某日，更有利於展會的具體運作和管理；展覽手冊裏提到的都要省去。比如在展會現場基本情況的描述中，展廳人口的高度和寬度、展廳的地面承載力、消防註意事項等都要壹壹列出。否則現場操作會有問題。比如展廳入口的高度和寬度不提，壹些更大更長的物品可能就進不了展廳。
第四，漂亮。展會說明的排版和制作要美觀大方，印刷要精美，盡量不出現錯別字等印刷錯誤；展會手冊使用的制作和紙張與展會的檔次和展會機構的品牌和聲譽相壹致，不能讓人產生不良聯想。
第五，專業。展會手冊的用詞、用句要符合行業習慣和規範，使用行業熟悉的語言，涉及的術語要規範，不能想當然地使用壹些行業不熟悉的詞語；內容安排要符合參展商的準備程序，不能讓他們壹遍又壹遍地搜索自己需要了解的內容。
第六，國際化。如果展會是國際展會，或者展會有意向國際化方向發展，那麽展會手冊的內容安排和制作也要盡量滿足國際參展商的需求，比如除了有中文文本之外，還要有外文文本。展會手冊外文版的翻譯壹定要準確，因為海外參展商根據手冊準備各種展會事宜；如果翻譯不準確，會給他們帶來很大的不便。