如何寫出最完整的展會策劃方案？
什麽是展覽項目建議書？
所謂會展項目策劃，就是根據各種信息，對即將舉辦的會展進行初步規劃，設計會展的基本框架，提出擬舉辦會展的初步策劃內容，主要包括:會展名稱及地點、會展組織、會展範圍、會展時間、會展規模、會展定位、會展邀請計劃、宣傳招商計劃、會展日程計劃、現場管理計劃、相關活動計劃等。
展覽項目建議書是策劃和舉辦壹個新展覽的壹套展覽策劃、策略和方法，是對上述內容的總結。
展覽項目建議書的內容結構
1.展會市場環境分析:包括展會主題所在行業和市場分析，國家相關法律政策分析，相關展會分析，展會舉辦地市場分析。
2.提出展會的基本框架，包括展會名稱和舉辦地點、展會組織機構組成、展品範圍、展會時間、展會頻率、展會規模和展會定位。
3.展覽價格和初步預算計劃。
4、展會人員分工計劃。
5.展覽計劃
6、展會投資計劃。
7.展覽推廣計劃。
8.展會籌備時間表。
9.展覽服務商安排計劃。
10，展會開幕及現場管理方案。
11.展會期間相關活動計劃。
12，展會結算方案。
展覽項目建議書的寫作要求
1.展覽名稱
壹個展會的名稱壹般包括三個方面:基礎部分、限定部分和行業logo。比如？第93屆中國出口商品交易會？如果按照以上三個內容對號入座，基本部分是什麽？公平嗎？限制的部分是什麽？中國？然後呢。第93屆？行業標誌是什麽？出口商品？。
以下是對這三個內容的壹些解釋:
基礎部分:用於展示壹個展覽的性質和特點。常用的詞有:展覽會、博覽會、交易會、交易會和？節日？等等。
限定部分:用於說明展覽的時間、地點和性質。
展覽時間的表達方式有三種:壹是用？會話？壹是表達，二是使用？年份？要表達，三是用？季節？為了展示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。這三個表達中，用的是什麽？會話？來來往往是最常見的，強調了展覽的連續性。剛剛辦過的展覽有哪些？年份？為了展示。
展會地點也要體現在展會名稱上，比如第三屆大連國際服裝節？大連？。
展會名稱中反映展會性質的主要詞語有哪些？國際？、?世界？、?全國？、?地區？等等。第三屆大連國際服裝節？國際？說明這個展會是壹個國際性的展會。
行業標誌:用於表明展覽主題和展品範圍。第三屆大連國際服裝節？服裝？說明這個展會是壹個服裝行業的展會。行業標識通常是壹個行業的名稱，或者壹個行業中的壹個產品類別。
2.展覽地點
規劃和選擇展覽的場地包括兩個方面:壹是展覽將在哪裏舉行，二是展覽將在哪個展館舉行。
策劃選擇展會地點就是確定展會在哪個國家，哪個省，哪個城市舉辦。
規劃選擇展廳就是選擇展覽的具體位置。具體選擇哪個展廳辦展，要看展覽的主題和定位。另外，在選擇展廳的時候，還要考慮展廳的使用成本，展覽安排是否符合自己的要求，以及展廳本身的設施和服務。
3.展覽組織
會展組織是指負責會展的組織、策劃、招展、招商的相關單位。會展組織可以是企業、行業協會、政府部門、新聞媒體。
根據各單位在舉辦展會中的不同角色，壹個展會壹般有以下幾類展會組織形式:主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位。
主辦單位:擁有展覽並對展覽承擔主要法律責任的展覽主辦單位。組織者合法地擁有展覽的所有權。
主辦單位:直接負責展會的策劃、組織、運作和管理，並對展會承擔主要經濟責任的展會主辦單位。
協辦單位:協助主辦單位或承辦單位對展會進行策劃、組織、運營和管理，並部分承擔招展、招商、推介工作的展會組織者。
支持單位:支持展會主辦單位或承辦單位的展會策劃、組織、運營、管理或招展、招商、宣傳等工作的展會組織單位。
4.展覽時間
展覽時間是指展覽計劃舉行的時間。展覽時間有三層含義:壹是指展覽的具體開展日期。第二個是指籌備和撤展的日期。三是指展覽對觀眾開放的日期。
展覽時間的長短沒有統壹的標準，要看不同的展覽。有些展覽可以持續很久，比如？世博？延長期幾個月甚至半年；而占展會絕大多數的專業貿易展，展期壹般為3-5天。
5.展品範圍
展覽中展品的範圍應根據展覽的定位、展覽組織的優劣等因素確定。
根據展會的定位，展品的範圍可以包括壹個或幾個行業，或者壹個行業中的壹個或幾個產品類別，例如？世博？然後呢。公平嗎？展品範圍很廣，比如？廣交會？展品範圍超過65438+萬，幾乎包羅萬象；德國呢？法蘭克福國際汽車展？展品範圍涉及的行業很少，只有汽車行業。
6.展覽頻率
辦展頻率指的是壹年辦幾次還是幾年辦壹次，還是不定期。從目前會展業的實際情況來看，每年舉辦壹次的展會數量最多，約占展會總數的80%。壹年兩次、兩年壹次的展覽也很多，不定期的展覽越來越少。
展覽頻率的確定受到展覽主題所在行業特點的制約。我們知道，幾乎每個行業的產品都有生命周期，產品的生命周期對展會的頻率有著顯著的影響。
產品的投資期和成長期是企業參展的黃金期，展頻要牢牢把握這兩個時期。
7.展覽規模
展會規模包括三層含義:壹是展覽面積，二是參展商數量，三是展會參觀人數。在策劃辦展的時候，要對這三個方面進行預測和規劃。
在規劃展會規模時，要充分考慮行業特點。展覽的規模也會受到觀眾數量和質量的限制。
8.展覽的方向
壹般來說，展會的定位是明確告訴參展商和觀眾關於展會的信息？這是什麽？然後呢。那裏有什麽？具體來說，會展定位是會展組織根據自身的資源條件和市場競爭狀況，建立和發展會展的差異化競爭優勢，使其會展在參展商和觀眾心目中形成鮮明獨特印象的過程。
展會定位要明確目標展商和觀眾、展會目標和展會主題。
9.展覽會的展覽價格和初步預算
展會價格是為展會的展位租賃設定壹個合適的價格。展位價格往往包括室內展價格和室外展價格，室內展價格又分為空地價格和標準層價格。
在制定展會價格時，壹般遵循？地優價優？容易展示、觀眾流量大的展位價格往往較高的原理。會展初步預算是對舉辦會展所需的各種費用和舉辦會展的預期收入的初步預算。
在策劃舉辦展會時，根據市場情況為展會確定壹個合適的價格，從而吸引目標參展商參展，這壹點非常重要。
10，人員劃分，邀請和推廣計劃
人員分工計劃、招展計劃、招商計劃、宣傳計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施中會相互影響。
人事分工計劃是對展覽人員的工作進行統籌安排。
會展策劃主要是為吸引企業參展而制定的各種策略、措施和方法。
招商計劃主要是為吸引參觀者參觀展覽會而制定的各種策略、措施和方法。
宣傳推廣方案是為了樹立展會的品牌和形象，同時服務於展會的招展和招商。
11、展覽日程計劃、現場管理計劃及相關活動計劃
展會進度計劃是展會的招展、招商、宣傳、展位劃分在時間上的統籌安排。它規定了在展覽籌備過程中的什麽階段應該完成什麽工作，直到展覽成功舉辦。如果展覽日程安排得好，展覽的準備工作可以有條不紊地進行。
場地管理計劃是展會開幕後對展會場地進行有效管理的各種計劃，壹般包括展會開幕計劃、展會場地管理計劃、觀眾登記計劃、展會撤展計劃等。如果現場管理計劃安排得好，展會現場就會井然有序，展會就會井然有序。
會展相關活動計劃是指在會展期間舉辦的各類相關活動的計劃。與展會同期舉辦的最常見的相關活動是技術交流、研討會和各種演出，是對展會的有益補充。
會展項目立項可行性研究報告的撰寫
什麽是會展項目立項可行性研究報告？
《展覽項目策劃書》的完成並不意味著項目展覽可以舉辦。立項只是對展覽的主題和如何舉辦提出初步意見，制定初步方案。至於展覽是否真的能舉辦，計劃是否真的可行，需要對展覽項目和計劃進行可行性分析。可行性分析的結論和其他必須考慮的因素是決定展覽最終能否舉辦的最終依據。
會展項目立項可行性研究報告是基於會展項目立項可行性分析的研究報告。會展項目立項可行性分析是會展項目立項策劃的延續。會展項目的項目策劃主要是在掌握各種信息的基礎上，提出所策劃的展覽。是什麽樣的？；會展項目的可行性分析是在認真研究各種資料和深入分析會展項目策劃的基礎上提出的？像那樣的展覽？是否可行，為最終是否舉辦展覽提供了科學的決策依據。
如果可行性分析證明所策劃的展會市場條件具備，項目有生命力，各種實施方案合理，項目經濟上可行，風險小，有壹定的社會效益，那麽可以通過項目策劃決定舉辦展會。
會展項目立項可行性研究報告的內容結構
會展項目立項可行性研究報告應當對會展項目立項是否可行做出系統的評價和說明，並為會展項目立項規劃具體實施方案的最終完善提供改進依據和建議。因此，會展項目立項可行性研究報告主要包括以下內容:
1，市場環境分析
(1)宏觀市場環境:包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。
(2)微觀市場環境:包括會展組織的內部環境、目標客戶、競爭對手、營銷代理、服務商和公眾。
(3)市場環境評估:SWOT分析，即內部優勢、內部劣勢、外部機會和外部威脅的分析。
2.會展項目的生命力分析
(1)項目發展空間:即分析展會舉辦所在的產業空間、市場空間、區域空間、政策空間是否具備。
(2)項目競爭力:包括展會定位的吸引力、展會組織的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。
(3)會展組織的優劣勢分析。
3.展覽實施方案分析
1)評估計劃展覽的基本框架，包括:
(1)展會名稱、展品範圍、展會定位有沖突嗎？
(2)展覽時間和頻率是否符合展品所在行業的特點。
(3)展覽場地是否適合展品所在行業舉辦展覽。
(4)展品所在行業能否舉辦這樣規模和定位的展會。
(5)展會主辦方能否在計劃的展會時間內舉辦這樣的規模和定位的展會。
(6)展覽機構是否熟悉展覽展品所在的行業。
(7)展覽的定位和規模是否有沖突。
2)招商引資及推介方案評估。
(1)展示方案評估
(2)投資方案評估
(3)宣傳推廣計劃的評估
4.會展項目的財務分析
(1)價格定位
(2)成本預測
舉辦展覽的費用壹般包括:
1)展覽場地費。即租用展覽場地及由此產生的各種費用。這些費用包括:展覽場地租金、展廳空調費、地板專項安裝費、標準地板施工費、展廳地毯鋪設費、展位安裝加班費等。
2)展會推廣費。包括廣告費、展會資料設計印刷費、資料郵寄費、新聞發布會費等。
3)參展商和招商費用。
4)相關費用。包括技術交流會、研討會及展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、臨時人員費用等。
5)辦公費用和人員費用。
6)稅收
7)其他不可預見的費用
(3)收入預測
舉辦展覽的收入壹般包括:
1)攤位費收入
2)門票收入
3)廣告和企業贊助收入
4)其他相關收入
(4)盈虧平衡分析
(5)現金流量分析
1)凈現值分析
2)凈現金利率分析
3)利潤指數
4)內部收益率
5.風險預測
(1)市場風險
(2)操作風險
(3)金融風險
(4)合作風險
6.存在的問題
包括通過上述可行性分析在展會項目立項中發現的各類問題，以及研究人員在可行性分析之外發現的可能對展會產生影響的其他問題。
7.改進建議
針對以上問題，提出了完善展會項目策劃的建議，為成功舉辦展會指明了應努力的方向。
8、努力的方向
根據展會的宗旨和目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出了辦好展會的其他條件和努力方向。
會展項目立項可行性研究報告的寫作要求
會展項目立項可行性研究報告是會展機構決定是否舉辦會展的重要依據。因此，會展項目立項可行性研究報告的撰寫必須做到材料真實充分，分析客觀科學，判斷準確合理。
1，市場環境分析
市場環境分析是會展項目可行性分析的第壹步。它是以會展項目策劃提出的會展計劃為基礎，在已經掌握的各種信息的基礎上，進壹步分析論證是否具備舉辦會展的各種市場條件，是否具備舉辦會展所需的各種政策和社會基礎。市場環境分析不僅要研究現有的各種市場條件，還要預測其未來的變化和發展趨勢，使項目可行性分析得出的結論更加科學合理。
市場環境分析是從策劃的會展項目外部因素分析是否具備舉辦會展的條件；會展項目生命力分析是從策劃的會展項目本身來分析會展是否有發展前景。分析展覽項目的生命力，不能只分析壹兩屆展覽的生命力，還要分析展覽的長期生命力，即展覽舉辦五屆以上，展覽是否還有未來。
3.展覽實施方案分析
會展執行方案分析是以策劃的會展項目本身為基礎，分析會展項目的項目啟動計劃中要實施的各種執行方案是否完備，是否能保證會展策劃目標的實現。會展實施方案分析的對象是會展的各種實施方案，分析的重點是各種實施方案是否合理、完整、可行。
需要強調的是，對展覽基本框架的評價，重點不在於構成展覽基本框架的某壹因素的規劃安排是否合理可行，而在於展覽基本框架整體上是否合理可行。因為，雖然構成展覽基本框架的每壹個要素的規劃安排都可能是合理可行的，但由這些要素構成的展覽基本框架，在整體上可能是不合理不可行的。所以，為了避免這個？個體理性，群體沖突？隨著這種現象的出現，評價展覽的基本框架就顯得非常重要。
4.會展項目的財務分析
會展項目財務分析是從會展組織的財務角度分析和計算舉辦會展的費用和收益。會展項目財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的會展是否經濟可行，明確即將舉辦的會展的資金使用計劃。
5.風險預測
從會展項目可行性分析的角度來看，風險是會展舉辦過程中由於壹些不可預測、不可控制的因素，導致會展組織的計劃和實際收益偏離預期，從而使會展組織的計劃失敗；或者即使展覽如期舉行，展覽機構也可能遭受壹定的經濟損失。
6.存在的問題
包括通過上述可行性分析在展會項目立項中發現的各類問題，以及研究人員在可行性分析之外發現的可能對展會產生影響的其他問題。
7.改進建議
針對以上問題，提出了完善展會項目策劃的建議，為成功舉辦展會指明了應努力的方向。
8、努力的方向
根據展會的宗旨和目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出了辦好展會的其他條件和努力方向。
大型展覽策劃方案
1
確定事件的目的
舉辦壹個展覽，首先要確定它的目標。壹個展覽，其活動能夠準確地實現其目標，就是成功的。通常我們的目標是:宣傳公司形象，促進產品銷售，展示新產品，與用戶保持密切聯系，深入掌握市場信息動態和市場需求。
2
選擇合適的場地
選擇合適的場地是展覽計劃的重要組成部分。首先要考慮人群運動的方式，了解整個展會場地的人群運動方向，然後據此選擇展位。
是否在競爭對手隔壁設展位，引起了廠家的大量爭議。廠商可以有效利用這樣的展位，積極展示自己的產品優於競爭對手的地方。如果在展覽期間有必要使用懸掛的標誌或遮蓋物，必須選擇足夠高的位置，以免阻擋能見度。
三
展覽背景分析
比如:專業性、品牌性、權威性、國際性。
四
展覽安排
(1)展前準備:
1.展覽主題的確定；
2.展位的確定；
3.展位設計和施工；
壹個明確的主題和壹個高質量的展位壹定能達到我們預期的效果嗎？如果沒有專業細致的展位布置，如何體現專業性、品牌性、權威性和國際性？
參加展覽的目的是壹樣的。參加展會是提高企業知名度、宣傳和推廣新產品或服務的好機會，參加展會已經成為壹些企業經營策略的壹部分。如何有效地充分利用展會，使其成為現代企業最佳的銷售和營銷工具，實現企業的長期經營目標，是許多企業關註的核心問題。
在設計搭建展臺時，要以這個中心為中心，總結如下:
展位的設計要突出主題，強調個性，同時在空間和氛圍上給觀眾壹種親和力，方便交談。
充分利用各種可能的元素，如展臺的構成、材料、聲學、燈光、色彩等裝飾用品，不斷給觀眾新鮮感，激發他們的好奇心，使他們對展臺產生興趣，進而產生與參展人員交談的欲望。通常情況下？展位布置？我們會外包給專業的AV設備租賃公司，選擇信譽好、責任心強、價格合理的租賃公司會減少我們的工作量。
4.如何有效邀請潛在客戶:
(1)盡早通過發送邀請函的方式邀請客戶參加，然後為對方安排日程。展會開始前壹天提醒。
(2)準備壹些可以分成兩部分的禮品，並印上公司logo(意思是很多移動廣告牌免費宣傳公司)，在展會前將其中壹份連同邀請函壹起發給準客戶，讓他們必須到展位補齊壹份完整的禮品。
(2)展會期間的推廣
1
產品推廣活動:
當場簽約的客戶給予壹定的折扣或贈送有分量的禮品，促使感興趣(猶豫不決)的客戶當場簽單。畢竟大睡。
2
展覽中的註意事項
細節決定成敗，參與度上要註意壹些細節。
①參展商除了佩戴帶有公司標誌的胸卡外，還應特別註意自身形象。給客戶留下不好的印象。只要妳能停在妳的攤位上，至少他還是有興趣的，妳應該主動歡迎他。
(2)主動拜訪這些同行，這裏指的是同行，不是指同壹產品企業，而是指同類產品企業。把妳的產品推薦給他們，給他們留幾個樣品，向他們要樣品，這樣可以優勢互補，享受資源。
在展會上，妳會經常遇到同行的間諜，他們偽裝成客戶來獲取妳的價格、技術甚至客戶信息，要提高警惕。
④每天展會結束後，對當天的客戶進行分類整理，記錄談話要點。此外，根據客戶交談中提出的需求，判斷今年的產品流行趨勢，展後與公司決策層討論新產品的開發和推廣。
三
日常工作流程
7:30:早餐後，負責人安排當天的工作，每個人領取當天使用的材料。
8:30:準時到達展會現場9: 00-11: 30:招商進展。
11: 30-13: 00:負責人安排輪值午餐。
13: 00-17: 00:招商進展
17:00:整理資料，及時提交每日總結報告，填寫報表。
18:30:自由活動，或公司安排的其他工作，
四
展覽中的接待步驟
1，登記(客戶姓名，單位和部門，聯系電話，負責人等。)
2.現場演示
3.介紹公司及產品背景。
4.顯示其他原型
5.邀請意向客戶到洽談區，促成交易。
6.如果有客戶當場簽單，盡量渲染，制造高潮。
7.分發信息和禮物
8.禮貌地送客戶出去，預約下次拜訪。
9.在簽到臺寫下客戶的意圖和負責人。
五
媒體報道:
(1)公司網站進行同步報道。
②深圳、北京等國內外行業媒體報道。
③各大行業網站、論壇/BBS/博客的宣傳。
六
活動策劃，調動展位人氣；
展會人多，大家都喜歡聚集在人多的地方。好的現場宣傳可以吸引人進入展廳，增加展廳的人氣，人有人氣才有財富。比如烤面包、抽獎、發放小禮品、免費樣品檢測、有獎知識競猜、交易鑼、文藝演出、LED廣告視頻+主題播放、拍賣等。
因為展會是眾多品牌的聚會？勇敢者？對終端進行攔截顯得尤為必要和重要。展會期間要及時了解競爭對手動態，保證1-2小時更新壹次，快速做出調整。如果雇傭臨時導購在展廳門口和競爭對手展廳附近派發傳單和標語牌演示，攔截效果非常明顯。
(3)展覽結束後
1.代理人的後續行動。
2.把展會上的火熱場面刻成光盤，整合形象，重新包裝。