會議和展覽的預算不是壹個概念。壹般來說，會議預算包括以下幾個方面:
1，運輸費用
運輸成本可分為:
(1)，從出發地到集合地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客船，以及從目的地車站、機場、碼頭到住宿地的交通費用。
(2)會議期間的交通費用-主要是會議地點的交通費用，包括從住宿地到會所的交通、從會所到用餐地的交通、從會所到商務交流場所的交通、商務考察的交通以及其他與會者可能使用的預定交通。
(3)告別交通和返程交通——包括到機場、車站、港口的航班、鐵路、公路、客船運輸費用和住宿費。
2.會議室/大廳費用
具體來說，它可以細分為:
(1)，會議場地租賃——壹般來說，場地的租賃已經包含了壹些常用的設施，如激光筆、音響系統、桌椅、講臺、白板或黑板、油性筆、粉筆等。，但壹些非常規設施不包括在內——如投影設備、臨時裝飾品、展臺等。，當需要安裝非演講臺演講線路時，可能需要額外的預算。
(2)會議設施租賃費用——這部分費用主要指壹些特殊設備的租賃，如投影儀、筆記本電腦、移動同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、錄像設備等。租賃時通常需要壹定的使用押金，租賃費用包括設備的技術支持和維護費用。值得註意的是，在租用設備時，應對各項性能參數做出具體要求(通常可以咨詢專業的會議服務公司，以獲得最合適的性價比)，否則會議可能會受到影響。此外，這些會議設施的租賃價格可能會因品牌、產地和新舊程度的不同而有很大差異。
(3)場地布置費——如果不是特殊要求，壹般來說，這部分費用包含在場地租賃費中。如有特殊要求，可與專業會議服務商協商。
(4)、其他支持成本——這些支持通常包括廣告印刷、禮儀、秘書服務、運輸倉儲、娛樂醫療、媒體、公關等。基於這些支持的臨時性質，如果會議組織者單獨向這些行業尋求支持，成本可能高於市場價格。如果專業的會議服務商做代理，會得到相對低價和專業的支持。
對於這些單獨的服務支持，組織者應盡可能詳細地說明要求，並簽署單獨的服務協議。
3.住宿費用
住宿的費用應該是非常容易理解的——值得註意的是，住宿費中的部分價格是全價，而部分價格需要繳納額外的政府稅。住宿可能是會議的主要開支之壹。找專業的會展服務商，通常可以獲得更好的折扣。
正常的住宿費不僅與酒店星級標準、房型等因素有關，還與房間內開放的服務有關，如房間內的長途通訊、洗漱更衣、迷妳吧飲料、壹次性洗衣、互聯網、水果提供等服務。會議主辦方應明確酒店應關閉或開放的服務項目和範圍。
4.餐飲費用
會議的餐飲費用可以簡單也可以復雜，取決於會議的議程和目的。
(1)，早餐
早餐通常是自助餐。當然也可以圍桌就餐，費用可以按人數計算(但考慮到會議用餐的特殊性和原料準備，預計就餐人數不能與實際就餐人數相差15%，否則餐廳有理由拒絕按實際就餐人數結算——而是按預定人數收取費用)。
(2)中餐和午餐
中餐和午餐基本都是正餐，可以采取號預算-自助餐的形式，桌預算-桌圍的形式。如果主辦方希望酒水是自己購買而不是餐廳提供，餐廳可能會收取壹定的服務費。
(3)飲料和服務費
通常情況下，如果在高星級酒店的餐廳吃飯，餐廳會拒絕主辦方自己帶飲料出去。如果可以帶走飲料，餐廳壹般需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會時，通常會在基本消費水平的基礎上加收約15%的服務費。
(4)會場茶歇
這個費用基本是按照人數預算的，預算的時候可以提出不同時間段的餐飲組合。主辦方告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序性服務，可能需要額外預算。壹般情況下，茶歇的種類可以分為兩種:西式咖啡、紅茶、西式點心和水果，而中式茶歇主要是開水、綠茶或花茶、水果茶、咖啡、水果和點心。
(5)友誼招待會/舞會
事實上，壹場聯誼/舞會的預算可能比壹場單獨的宴會更復雜。只要設置好餐標和秤，預算就好算了。然而，從預算的設計到場地和節目支持，可能需要很長時間來確認招待會/舞會的預算:
6.視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的成本通常可以忽略不計。如果為了公關效果而必須在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括:
●設備本身的租賃費用通常按天計算。
●設備的運輸、安裝、調試及技術人員支持費用的控制，可由展覽服務商代理。
●音源——主要是背景音樂和娛樂音樂。主辦方可自帶或委托代理。
c、演員和節目
通常可以根據節目選定後的次數來計算——預算金額通常與節目表演難度和參與人數成正相關。如果在合適的地方有固定的演出，預算很簡單，與觀看演出的人數成正相關——專場演出或包機除外。
d、其他-小吃、水果和混合酒
5.雜項費用
雜費是指展會期間因壹些臨時安排而產生的費用，包括印刷、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特及禮儀服務、臨時道具、傳真等通訊、快遞服務、臨時衛生保健、翻譯指導、臨時業務用車、匯款等。雜項費用的預算很難計劃，通常可以將不可預見的費用作為機動手段添加到會議費用的預算中。
那麽，展覽預算和會議預算有什麽區別呢？
展覽預算和會議預算既有相同之處，也有不同之處-
同樣的地方:住宿、餐飲、商務考察費用(如果有考察計劃)。
異地:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸和保管、小型新聞發布會或招待會。
展覽場地租金:如果展覽在固定的展覽場地舉行，展覽場地的租金預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m，隔斷高度在2.3m-2.5m之間..標準設施包括聚光燈、椅子、數據表和電源。展廳業主通常有以下設備出租:展覽支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
如果展覽在其他公共場所(如市政廣場或體育館等)舉行。)，很難預測場地租用的預算——通常可以面議，按天計算，價格與場地內人員的集中程度、展覽時間(是否是重要節假日等)有關。).