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公共關系預算的成本

全面的公共關系預算應包括以下內容。

1.人事預算

所謂人事預算,就是對實現公共關系既定目標所需的人力資源投入和人才結構設置進行預算。

2.預算

(1)工資支出。包括公關部員工及所有參會人員的工資、補貼、獎金等。

②行政辦公費用。包括辦公用品、電話費、房租、水電費、公關報刊、保險等等。

③廣告費。包括公關活動中用於宣傳、廣告等活動的費用。(4)設備和材料費用。包括制作各種宣傳品、紀念品、攝影器材、工藝美術器材、音響器材等。

⑤實際活動經費。包括調查研究、召開各種會議、專題活動、接待來訪、召開新聞發布會以及為公眾提供各種教育、培訓和服務的費用。

⑥贊助費。包括贊助社會文化、教育、體育和各種福利事業或慈善機構。

3.時間預算

時間預算就是對實現公關具體目標所需的時間進行預算,也就是為公關具體目標的實現制定壹個時間表,明確每個時期的具體工作內容,讓公關人員按部就班地工作。

意義

(1)通過預算,我們可以提前清楚地知道公關項目計劃需要多少資源、人力、物力、財力,從而保證公關計劃的順利實施。

(2)可以通過預算量入為出,結合每個公私關系項目的輕重緩急,提前統籌安排,避免陷入“財務陷阱”(即投資壹個項目後,無法達到預期效果,卻被迫投入更多,額外後果難以預料。這種惡性循環讓項目陷入兩難)。

(3)通過預算,可以為公關中的費用分配提供依據,便於控制費用,把錢花在值得花的項目上。

(4)根據預算,可以評估公關活動的經濟效益。公關活動完成後,可以將公關活動的效果與實際投入進行對比,將實際投入與預算進行對比,評價投入的合理性。也可以評價預算內部事務子項目之間的費用分配是否合理,為以後的工作提供參考。

費用項目

(1)管理費用

管理費用基本上是固定的日常支出,主要包括以下支出:

(1)人工成本。主要指專職、兼職公關人員的工資、獎金和各種補貼。

(2)管理費用。指為維持公關部日常工作而支付的費用。包括房租、水電、保險、供暖、制冷、電話、辦公文具、交通、差旅、維護和折舊。

(3)設施和材料成本。公關活動所需的設施和材料取決於公關活動所使用的通訊技術手段,壹般包括各種攝影器材和材料、音響設備、電腦、復印機、展覽設施以及各種實物、印刷品、紀念品、書籍、報刊雜誌的購買和使用費用。

(2)項目支出

指實施各種公關活動的費用。活動越大,需要的資金越多。項目費用包括:調研費、贊助費、公關廣告費、重大慶典費、專家咨詢費、場地設備租賃費、接待招待費、應急處理費。這些費用僅靠日常行政開支難以支撐,需要單獨預算,要有更大的靈活性。

編譯方法

(1)銷售量繪制法

企業應當從年度計劃銷售總額中提取壹定比例作為年度公共關系預算。這種方法只能計算出年度公關活動的總量。所以只適用於年度公關預算。

(2)項目運營綜合法

即先列出公關項目計劃和每個公關計劃所需費用明細和金額,再核定單個公關活動的預算,再匯總當年各個公關項目的預算,這樣就可以得出全年的公關預算資金總額。該方法具體、準確,既適用於年度公關活動預算,也適用於項目公關活動預算。但是,要留有余地,以防不測。這裏的回旋余地主要表現在時間安排和預算上。

(三)平均發展速度預測法

即利用歷史數據計算公關資金實際支出的總發展速度,計算出平均發展速度。根據這個平均發展速度,確定公關活動的預算金額。采用這種方法,可以保證公關活動的經費每年都有增長。這個比較適合持續開展公關活動,積累了壹定經驗的機構。

功能

在整個公關計劃的策劃中,預算是用金錢和數量表示的計劃,是關於完成組織的公關目標和計劃所需資金的來源和用途的書面說明。由於組織的任何公關活動都離不開資金的運動,所以可以通過預算將計劃具體化,更具可控性。

作為壹種傳統的廣泛使用的控制方法,預算的作用體現在以下幾個方面。

(1)幫助公關經理把握大局,掌控公關整體運作。對於任何組織來說,資金的財務狀況都是非常重要的。通過資金運作,控制組織公關的整體活動。由於預算以貨幣金額表示,為衡量和比較各項活動的完成情況提供了壹個明確的標準,使公關經理可以通過預算的執行來把握組織公關的整體情況。

(2)有利於公關經理合理配置資源,控制組織內各種公關活動的開展。資本作為重要的杠桿,調節著各種公關活動的輕重緩急和規模。預算內的資金收支活動可以在人力物力的支持下進行,而預算外的情況則因為無法進行而報警和控制。管理者可以通過預算合理分配公關資源,保證關鍵公關項目的完成,控制各項公關活動的開展。

(3)有助於評價管理者和部門的工作。因為預算為各種活動設定了投入產出標準,只要正確使用,就可以根據執行情況評價各部門的工作成果。同時,由於預算還規定了資金的使用範圍和負責人,預算還可以控制各級管理人員的職權,明確各自的責任。

(4)預算也有利於培養勤儉節約、精打細算的工作作風。由於預算壹般不允許超支,而且經常作為考核的依據,因此,預算可以迫使管理者在考慮收入和支出時盡可能地謹慎,從而有助於杜絕浪費。認真嚴格的預算可以促進降本增效。

做公關預算的時候,就像做公關計劃壹樣,第壹,不要太復雜太詳細,否則會失去彈性,不靈活是預算中最大的危險。第二,不能把手段當成目的。預算是公關管理和實現公關目標的手段,不能淩駕於組織公關目標之上。不能熱衷於某個環節的成本而忽略整體公關目標的實現。當預算目標與公共關系總體目標不壹致時,應進行調整。

需要註意的事項

(1)公關預算要根據公關的實際需要和機構的承受能力。同類型同規模的機構,公關地位不同,公關工作的需求也大相徑庭,甚至完全不同。同壹家機構的公關需求,每年可能都不壹樣。公關預算必須以單位的實際需要為基礎,不能盲目或機械,使用比率來繪制預算的組織要隨著實際的變化不斷調整比率;預算應充分考慮組織的實際承受能力。

(2)公關預算要有彈性,留有余地。公關形勢變幻莫測,突發事件隨時發生。組織要隨著形勢的變化改變公關的重點和方向,在預算時設置臨時費用,以備不時之需。預算時還要考慮人工成本、物價變動等因素,適當留有余地。

(3)專款專用。公關預算以完成預定目標為前提,其預算分配只能用於公關,其他部門或事項不能隨意保留。預算執行中如有短缺,應請職能部門幫助分擔。

(4)積極爭取公關預算。預算的大小通常取決於負責公共關系和說服組織的人的有效性。此外,公關基金也要註意借助外部組織和社會機構的力量。