高校房產管理是高校房管部門對學校房屋產權、教職工住房等壹系列相關事務的管理，是高校管理機構的重要組成部分。檔案是非常重要的信息資源。在高校中，作為眾多類別檔案中的不動產檔案，是學校不動產管理部門在管理不動產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等不動產管理工作中直接形成的不動產的寶貴歷史記錄，是不動產權屬登記管理的真實記錄和重要依據。隨著計算機在高校管理中的廣泛應用，如何將現代信息處理技術與房產檔案管理相結合，提高房產檔案的利用價值，已成為亟待解決的問題。
1.建立高校房產檔案信息化管理的難點
1.1領導重視不夠。
缺乏重視是影響我國高校房產檔案管理信息化進壹步發展的最大問題。許多高校管理者對高校檔案管理信息化的內涵和重要性認識不足，許多檔案實際上只是長期堆積，沒有及時歸檔，更談不上利用。壹些領導往往管理理念陳舊，工作人員不習慣網上獲取信息，不接受網上辦公方式，仍然習慣傳統的管理理念和方法，習慣用傳統的手工操作處理房產檔案信息。
1.2技術手段落後。目前很多高校房產檔案管理部門的計算機應用還停留在文字處理、財務管理等數據處理上。無論是信息基礎設施建設和應用水平，還是對互聯網的認知度和參與度，都遠遠低於其他行業。大部分高校房產管理部門的工作方式基本都是接收移交檔案，編目歸檔，入庫保管，查閱調檔，檔案類似於資源倉庫。絕大多數的管理介質還是紙質文件。雖然已經使用了光盤技術和機讀模式，但是非常有限。數據庫的建設遠未達到當今信息傳輸技術的要求，檔案應發揮的作用遠未得到有效挖掘。
1.3檔案人員專業素質不高。目前，高校檔案人員的專業素質水平參差不齊，缺乏合作精神。使用網絡辦公後，管理部門需要互相提供有用的信息，達到方便快捷辦公的目的。但如果其中壹方沒有及時更新信息，沒有專人維護，就無法找到最新的信息。目前高校各辦公室信息化水平參差不齊，人員素質參差不齊，難以享受信息。這大大降低了跨部門網絡化辦公的強度。
2.如何建立高校房產檔案管理的信息化建設
2.1提高對檔案管理信息化建設的認識，首先要充分認識加快房地產檔案管理信息化建設的重要意義。隨著科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化和檔案載體發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤、縮微技術的廣泛應用，使得傳統的管理模式和管理手段已經不適應時代的變化。我們應該認識到，利用計算機、微型計算機、掃描儀甚至互聯網來搜索、存儲和管理文件是文件管理手段的必然趨勢。房產檔案信息化是現代社會進步和發展的客觀要求。房產檔案作為社會信息產業的壹部分，也必須向現代化方向發展，否則就不適應社會發展的要求。利用現代信息處理技術開發房地產檔案信息資源，將大大提高檔案資源的開發能力和利用效率，使房地產檔案管理的各個方面發生深刻變化，促進房地產檔案管理整體水平顯著提高。
2.2推進房產檔案數字化，實現房產檔案數字化，是房產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立和完善數字房產檔案，首先要把握好節點的有償獲取。壹般的查詢檢索服務，無論是傳統的還是遠程的，都可以免費提供，但網上深度查詢或專題檢索下載應當是有償服務，科技成果應當收取轉讓費。另外，關於檔案開放的範圍和權限，需要建立相應的查閱權限。對於那些可以向社會開放的檔案，公眾可以在公共網站上查詢和使用，而那些只能向內部人員開放的檔案，只能在內部局域網上查詢和使用。開放式數字房產檔案的建立，將進壹步增強房產檔案的宣傳、教育、服務和管理功能。
2.3完善房地產檔案信息的收集和檢索系統。為了全面、準確地采集信息，需要將房地產檔案信息系統與房地產交易系統有機結合，將房地產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房地產檔案信息系統，形成文本信息；另壹方面，要利用掃描儀、數碼相機等先進設備，將相關材料以圖像信息的形式分類錄入不動產檔案信息系統；原始檔案資料輸入計算機後，利用計算機強大的分類、組合、檢索、存取、復制等功能，建立完整、準確的房地產檔案數據庫。由於產權變動頻繁，不動產檔案更新速度很快。因此，在檔案數據庫的更新、管理和維護中實現實時控制，確保不動產檔案信息與產權同步變化，是不動產檔案管理的核心。由於高校房產交易範圍廣，這就要求建立壹個高效的房產檔案信息檢索系統。由於司法查封、抵押登記、房屋租賃、房地產交易等不同業務的特點不同，對不動產檔案信息的要求也不同。因此，有必要建立壹個多角度的文件檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，把房屋產權管理的每壹個要素都作為壹個檢索點，如房屋位置、業主姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等。，並編制各種檢索工具，形成計算機檢索與人工檢索互補的檔案信息檢索系統，實現通用檢索，提供高效便捷的查詢服務。
2.4建立準確的房產檔案數據分析系統，既要滿足產權人的產權交易需求，又要為高校職能部門的宏觀調控提供科學的決策依據。這就需要建立壹套完整的房地產檔案數據分析系統，以便管理者從多個角度對房地產產權權屬數據進行分析和整理。通過數據分析系統，可以準確判斷房地產市場的現狀和發展趨勢，以便相關職能部門及時運用相關調控措施，保持學校房產需求基本平衡、結構基本合理，從而科學決策，規避風險。
2.5提高管理者的綜合素質。檔案信息管理的提高有賴於掌握現代技術和管理方法的檔案專業人員。檔案工作者不能滿足於現狀。他們應正視自身在專業水平、組織管理能力等方面的不足，積極及時地提高自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，依法管理檔案，使檔案得到安全保管和科學利用。他們要加強對各級業務文書和檔案專業期刊的學習，了解檔案管理的法律法規，及時執行新的檔案管理規定，執行新的規範。密切關註國內外檔案工作的發展，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，推進檔案事業的法制化、規範化，促進檔案工作的發展。推廣使用新的歸檔方式，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和效率，實現檔案管理現代化，是我們義不容辭的責任。管理者應充分利用計算機和檔案管理軟件，實現檔案收集、歸檔、檢索、借閱乃至統計的計算機化規範化管理，提高檔案的存儲和處理能力，為有關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。
3.摘要
房地產檔案管理信息化是先進科技手段、科學管理方法和傳統檔案管理方法的有機結合，是新形勢下房地產發展的必然趨勢。利用現代信息處理技術開發房地產檔案信息資源，將大大提高檔案資源的開發能力和利用效率，深刻改變房地產檔案管理的方方面面，顯著提高房地產檔案管理的整體水平，大大減少房地產管理人員的投入。減少了溝通渠道的開支，縮短了大量事務的處理時間，使高校的房產管理者在有限的時間內獲得足夠的信息，不僅降低了成本，也大大提高了效率。
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