房屋所有權人為自然人時，須持本人身份證件(身份證、警官證、軍官證、兵役證、大陸通行證、旅行證或護照等。)查檔案的時候；委托他人查閱本人不動產檔案的，受托人必須提供委托書並持有委托人和受托人的身份證件；受贈人及其繼承人還應當提交受贈人及其繼承的證明材料；監護人查閱檔案時還應提交監護關系證明(戶籍或父母所在單位、居民委員會、村民委員會的證明)；
房屋產權單位查閱自己的房產檔案，必須持有單位介紹信和查閱者的身份證明；
查閱抵押人房地產檔案時，房屋他項權利人須提交他項權利證書、查驗人身份證明和授權委托書；
公安、檢察機關、法院、國家安全、紀檢監察機關的案件承辦人，需要提交協助查詢的介紹信(人民法院查閱卷宗時也可以提供協助查詢通知書)、公務證明、工作證明；
律師作為訴訟代理人的，應當提交律師(律師事務所)的介紹信、律師執業證書和委托證明；
房地產中介服務機構需持有《房地產咨詢師資格證》或《房地產經紀人資格證》及房地產中介機構資質證書和委托合同；
史料記載和文物部門查閱的研究項目證明或相關批準文件、單位介紹信和身份證件；
涉及房屋買賣、抵押、租賃等經濟活動的當事人，需提交本人身份證件、產權所有人身份證件和房屋權屬證件復印件；
單位在查詢房產檔案時需要提供介紹信，介紹信中要寫明所查詢房屋的詳細地址。