通知函和回函很接近。兩者的主要區別在於，回函是回答對方提出的問題，而通知函是告知對方情況。通知函正文通常包括兩項內容。壹個是講原因。解釋發出這封信的原因。二是告知此事。簡述告知對方有關事項的具體內容及應註意的問題。信函的結構和寫法(1)標題信函的標題壹般由簽發機關、事由和語言組成，有時也可以只由事由和語言組成。(2)正文的開頭1。寫作的原因、背景和依據。壹般來說，信函的開頭或說明是根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。在回信的開頭，會引用對方通信的標題和文號，有的回信還會簡要描述信件的主題，與回信的寫法基本壹致。然後，有的回復引出主題，即回復意見，形式為“現將有關問題回答如下”。親愛的通知信:我們已理解妳方3月10日的來信，因此我們強調了我方816號訂單交貨的重要性，並盡壹切努力在4月30日前交貨。雖然貨物已經裝運，但我們沒有收到妳方的任何信息，所以我們別無選擇，只能取消這個訂單。因為我們的客戶堅持要交貨日期，這樣做真的很可惜。？發信人範例2:通知函親愛的先生:妳訂購的貨物的出口許可證已經批準。我們通知妳，貨物將在八到十天內完成。我們建議在中華人民共和國的中國銀行開立不可撤銷信用證時付款。我們壹收到妳方的確認信，就開出了信用證，貨物已經裝運，單據也作為與銀行結算的證明寄出了。真心？例1:發件人的聯系信親愛的先生:信用證的修改如下:根據我們收到的信用證，付款規定是120天見票即付。但是我們需要的是即期信用證。這壹條款已經得到您的同意，並清楚地記錄在您的訂單中。因此，請根據列表中的說明進行修改。貨物將於本月20日交付，請按照我們的要求立即修改。真心？發信人舉例2:聯系信親愛的先生:感謝妳來信提醒我們付款已於9月16日逾期。我們公司打算付清，但由於當地季節性貿易蕭條，我們的客戶付款極其緩慢。為此我司暫時不方便付清全款。我們今天通過中國銀行電匯，壹兩天後妳就可以收到。我們希望妳能理解我們的困境並給予我們幫助。？寄件人的請求信例1:請求信誠摯的，感謝您索取鉻鎳鋼公司的新型手袋目錄。妳所需要的目錄已另寄，希望妳方對所列條件感興趣。訂單的數量和價格在表中單獨說明，此表也可作為訂單使用。壹般情況下，88 ~ 98頁有很多新款，這是今年手袋展的壹個時間邊緣。請註意。因為我們收到了大量訂單，我們必須盡最大努力完成，所以我們建議妳方盡快通知我們產品說明。？寄件人舉例2:要求自己來信:今天，我們公司給妳郵寄了壹瓶新上市的樣品酒，以表敬意。我希望妳能在家嘗試壹下。如果妳嘗試，妳會同意我們認為有必要為每個家庭主婦買飯。這種酒是甜酒和酒精的最佳混合物。喝幾杯後會散發出醇厚濃郁的味道，對食欲特別有效。這種上等葡萄酒從悉尼運出，每打20美元，包括運費。通過普通信用證，商業折扣是20%。我們隨信附上壹份特殊的卡片訂購單，請填寫後放入郵箱，以便我們處理。？發送者2。主題。寫出需要討論、詢問、答復、聯系、請示批準或答復批準、告知的事項。書信、書信、回信壹般比較簡單，可以結合寫作理由。如果事情比較復雜，就分章節寫。3.結論。不同類型的信有不同的結尾。如果寫的只是告知對方此事而沒有對方的回復，結論往往是“特此告知”“特此寫信給妳”。如果要求對方回復，則使用“期待回復”、“期待回復”、“請立即回復”等字樣。請用“請批準”、“請給予幫助”、“希望同意”、“希望授予”等成語回復有些信不寫後記。五、關註問題1。註意批文和請示的區別。有隸屬關系的向上級請示、批準，無隸屬關系的向業務主管部門請示、批準。主管機關應當以審批函回復申請審批的事項。2.開門見山，直奔主題。無論是發函還是回信，都不要拐彎抹角，切忌空談、套話、空泛。3.壹文壹信，簡潔明了。4.語言應當規範、得體，並體現信函的語言特點。用平和、禮貌、真誠的語言發函，對主管單位要尊重、謙讓，對下級單位要平和，對平行單位、非隸屬單位要友好。避免使用生硬和命令式的語言。回復時態度要明確，語言要準確，避免含糊不清和不確定。
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