為加強10kV及以下工程檔案管理，規範資料，根據集團公司要求，結合當前10kV及以下工程管理實際，組織人員編制了工程檔案範本，現將相關編制說明如下:
壹、工程檔案必須有17種資料。
1、項目批準文件:指市公司對縣公司項目的批準文件，保存在單個項目檔案中。
2.工程設計說明:工程設計以集團公司10kV及以下配電網工程典型設計為基礎。設計單位應當對工程中各項目的設計依據、規模、建設方案、氣象條件、機電安裝、電氣設備選型等進行說明，並提出設備材料招標的技術要求。設計書應附工程施工圖和預算書。
2.1圖紙使用集團公司的圖紙模板(CAD版)，每個工程要有平面路徑圖(支線道路10kV，行政村0.4kV)。當有多個施工段時，應有分項工程圖(工程施工段10kV，平臺區0.4kV)。圖紙打印在A3或A4紙上，水平排列。
2.2當單個項目不能在壹頁圖紙上清晰顯示時，可將圖紙拆分，但應註明圖紙之間的關系。
2.3繪制圖紙使用模板中的標準圖例標註設計線路的桿型、檔距和主要設備。
2.4市公司設計的普通圖紙由省設計公司或玉林設計公司進行技術指導和檢查。10kV及以下電纜、電纜分支箱、箱式變壓器、開閉所、環網櫃、鋼桿等重點單項工程由省地電設計公司或榆林設計公司設計。
2.5應簡要描述每張圖紙，包括線路長度、導線型號、混凝土電桿數量和型號、主要設備型號和數量等。
2.6低壓線路圖紙包括分戶表項目中的下戶線、計量箱、表計的配電圖設計。應簡要說明地下線路的型號和長度。
2.7圖紙應註明設計圖紙。
2.8預算書根據《20kV及以下配電網工程建設預算編制規定》編制，使用集團公司統壹預算軟件。
3.工程施工中標通知書:招標公司向通過招標或競爭性談判選定的具有施工資質的單位發出的中標通知書，應保存在單項工程檔案中。
4.工程施工合同:建設單位與中標單位簽訂工程施工合同。
5.10kV及以下電網建設改造開工報告:項目符合開工條件，中標人向建設單位提出申請(如符合開工條件，申請開工)，建設單位認可(如同意開工)。
6.開工許可證:市政公司批準後，建設單位向施工單位簽發此證，工程方可轉入施工階段。
7.工程施工安全交底:開工許可後，施工單位應向施工單位進行安全交底，明確安全責任和工程危險點，簽訂安全生產管理協議。
8.數量變更單(項目變更批準文件):
項目實施過程中如有工程量或項目的調整，施工單位應停止施工並向建設單位提交工程量變更單，說明變更原因(如:項目名稱調整、變更申請)。工程量變更符合要求的，由施工單位審核(如情況屬實，同意變更)並報市政公司審批備案，審批通過後工程方可繼續。工程量變更單中編號項目欄由市公司統壹編制。項目變更以文件形式報市政公司審批，符合要求的由市政公司給予批復。
9.工程竣工圖:如設計無變更，則復制設計圖紙，圖紙中標註的工程階段壹欄應簽名或蓋章“竣工”字樣。設計變更的，由施工單位繪制竣工圖，或者施工單位繪制竣工草圖，設計單位繪制竣工圖。
10、10kV及以下電網建設改造工程自檢驗收表:施工單位對竣工工程進行自檢驗收，填寫意見，驗收組成員必須簽字。
11.分項工程質量評定報驗單:由縣公司監理公司授權的監理人員對工程分項進行檢查，在相應內容打“√”，施工、監理人員簽字確認。
12、10kV及以下電網建設改造工程質量監督檢查評估報告:相關代表填寫意見，單位簽字蓋章。如施工單位意見欄的內容為:經自檢驗收，工程質量合格；施工單位意見欄的內容是:施工符合設計要求，工程質量合格。
13.工程竣工申請驗收報告:建設單位組織人員對竣工工程進行驗收，施工方已消除全部缺陷。工程合格後，報市政公司驗收。
建設單位意見欄的內容為:工程竣工，申請驗收。
施工單位意見欄的內容是:同意驗收。
14、10kV及以下電網建設改造工程竣工驗收表:建設單位項目負責人現場統計工程量，核對竣工圖紙，如實填寫工程內容。市政公司應組織人員驗收，填寫驗收意見並簽字驗收。
15.工程移交調試記錄:運行單位負責人驗收後，施工單位將工程移交給運行單位，運行單位填寫此表進行工程調試，準確記錄工程移交調試時間。
16、工程決算報表:決算報表由建設單位使用集團公司統壹決算報表模板格式編制。
17.工程決算審批報告:根據農網改造工程管理細則要求的時限，報市公司審核，再報集團公司審核。
二、準備要求
1，項目建設遵循先申報，後審批，先設計，後建設的原則。檔案內容根據工程進度同步建立，如實填寫，不允許弄虛作假，前後時間要對應。
2、合同簽訂要求
2.1合同雙方必須由獨立法人或代理人親自填寫，內容正確完整，並加蓋各方印章。
2.2合同所列條款必須清楚，責任要明確。
3.檔案中的簽名壹律用鋼筆或簽字筆書寫，不允許用圓珠筆。要求內容填寫完整，所蓋印章清晰完整。
4、工程檔案保存文本文件和電子版，文本壹式兩份，壹份交資料室，壹份交生物技術部。
第三，文件裝訂
1，工程檔案的編制應以單項工程為單位裝訂成冊(10kV以饋線為單位，0.4kV以行政村為單位)。
2.工程文件應按模板要求裝訂，用A4紙大小。用裝訂機打孔後，用塑料夾子裝訂，封面用白色花紋紙，用塑料封面保護。
3、按資料目錄順序，逐項裝訂。根據國家電網公司建設項目部標準化工作手冊的要求，上面有明確說明。總之，需要的信息很多，包括各種審批信息，如開工審批、工具審批、計量器具審批、供應商資質審批、分包商資質審批、試驗檢測單位審批、材料審批、施工措施審批、管理制度審批、管理人員審批、特種作業人員審批等等。根據相應電壓等級的不同要求來做。