1、標題，壹般把所要證明的主要內容作為標題。不要只寫證明材料或證明信、證明書，因為這會給對方單位以後查找、使用這些材料帶來不便。
2、擡頭，有些證明材料有明確的主送單位，就要在證明材料的開頭頂格寫明主送單位的全稱；有些通用證明材料也可以不寫主送單位。
3、正文，這是證明材料的主體部分，應把需要證明的有關人員或事件的真實情況寫清楚。如系調查證明材料，還可以提供有關調查線索。
4、署名，證明材料寫好後，要將提供證明材料的單位全稱或個人姓名寫在證明材料的右下方，並註明證明的日期。
5、加蓋公章，檢查無誤，加蓋好單位公章，這樣壹份證明出可以了。
二、辦理居住證需要提供的材料：
1、申領居住證，應當向居住地公安派出所或者受公安機關委托的社區服務機構提交本人居民身份證、本人相片以及居住地住址、就業、就讀等證明材料。
2、居住地住址證明包括房屋租賃合同、房屋產權證明文件、購房合同或者房屋出租人、用人單位、就讀學校出具的住宿證明等;就業證明包括工商營業執照、勞動合同、用人單位出具的勞動關系證明或者其他能夠證明有合法穩定就業的材料等;就讀證明包括學生證、就讀學校出具的其他能夠證明連續就讀的材料等。
3、未滿16周歲的未成年人和行動不便的老年人、殘疾人等，可以由其監護人、近親屬代為申領居住證。監護人、近親屬代為辦理的，應當提供委托人、代辦人的合法有效身份證件。
4、申請人及相關證明材料出具人應當對本條規定的證明材料的真實性、合法性負責。
5、對申請材料不全的，公安派出所或者受公安機關委托的社區服務機構應當壹次性告知申領人需要補充的材料。
6、對符合居住證辦理條件的，公安機關應當自受理之日起15內制作發放居住證;在偏遠地區、交通不便的地區或者因特殊情況，不能按期制作發放居住證的，設區的市級以上地方人民政府在實施辦法中可以對制作發放時限作出延長規定，但延長後最長不得超過30日。
法律依據：
《居住證暫行條例》
第九條申領居住證，應當向居住地公安派出所或者受公安機關委托的社區服務機構提交本人居民身份證、本人相片以及居住地住址、就業、就讀等證明材料。
居住地住址證明包括房屋租賃合同、房屋產權證明文件、購房合同或者房屋出租人、用人單位、就讀學校出具的住宿證明等；就業證明包括工商營業執照、勞動合同、用人單位出具的勞動關系證明或者其他能夠證明有合法穩定就業的材料等。
未滿16周歲的未成年人和行動不便的老年人、殘疾人等，可以由其監護人、近親屬代為申領居住證。監護人、近親屬代為辦理的，應當提供委托人、代辦人的合法有效身份證件。
申請人及相關證明材料出具人應當對本條規定的證明材料的真實性、合法性負責。
對申請材料不全的，公安派出所或者受公安機關委托的社區服務機構應當壹次性告知申領人需要補充的材料。
對符合居住證辦理條件的，公安機關應當自受理之日起15日內制作發放居住證；在偏遠地區、交通不便的地區或者因特殊情況，不能按期制作發放居住證的，設區的市級以上地方人民政府在實施辦法中可以對制作發放時限作出延長規定，但延長後最長不得超過30日。