壹、需要做些什麽？
會議與大型活動有各種類型，不同的會議活動需要不同的環境，召開會議是要達到壹定的目的和目標。因此重要步驟是收集各方面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃
二、在妳籌劃壹個會議時，妳最好向上司、會議主辦人或會議主席描述壹下會議的目的和要求達到的結果，如果妳們的意見相符，妳就可以做下壹步的籌劃了：
預計召開會議的日期
會議預計召開幾天?
打算在什麽地方召開會議?
會議形式或程序是什麽
需要多大的場地?
將有多少人到會?
會議預算是多少 ?
打算選用什麽級別的酒店和設施
打算選用最高級的房間標準是什麽
誰來制作會議邀請函
會議需要向與會者打印相關資料嗎
會議的發言人有哪些
會議需要什麽樣的視聽設備
需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次
與會者可以攜帶家屬嗎
打算為與會者安排壹些特別活動嗎
打算為與會者及其家屬安排壹些特別活動嗎
是否打算為與會者的家屬安排壹些特別活動嗎
三、壹個完整的策劃同樣需要完善的可執行方案，其作為會議策劃重要組成部分，下面的這些內容是不可或缺的。
制定計劃，確定必須要做的事項，以滿足會議的需要並達到會議確定的目標
制定會議議程
了解可供使用的場所和設施情況
選擇或提議合適的場所
檢查並比較各項設施
安排交通事宜
協調會務工作人員的活動
制定可行預算或按既定預算安排有關工作
確定各項工作的時間安排
視察選定的場所和設施
與各有關方面進行接洽
同會議發言人和各位貴賓進行聯系