1範圍
本標準規定了文件管理的職責、工作內容和要求。
本標準適用於公司內部的檔案管理，包括所有與本標準相關的各級人員。
2責任
2.1行政部是公司的檔案管理部門，負責公司級檔案的管理，指導公司各部門檔案管理工作的開展。
2.2各部門應指定壹名兼職檔案管理員，負責部門檔案的管理。
銷售合同管理系統
1範圍
本標準規定了合同的簽訂、審批，重大經濟合同的簽訂、批準和履行，合同的變更和解除。
本標準適用於公司簽訂的銷售合同。
2規範性參考文件
下列文件中的條款通過引用成為本標準的條款。凡是註明日期的引用文件，其隨後的所有修改(不包括勘誤表)或修訂均不適用於本標準。但是，鼓勵根據該標準達成協議的各方研究是否可以使用這些文件的最新版本。所有不註日期的引用文件的最新版本適用於本標準。
中華人民共和國合同法
3合同管理部門及職責
3.1公司總經理負責公司銷售合同的審批和合同專用章的使用；
3.2總經理負責公司銷售合同的管理，其具體職責是:
3.2.1按要求參與重大銷售合同的談判；
3.2.2負責銷售合同統壹文本的印制、發放和管理；
3.2.3參與銷售部提交的合同的合法性、可行性和優勢性審查，並向法定代表人提交審查意見；
3.2.4參與合同爭議的解決；
3.2.5檢查合同的檔案管理；
3.2.6監督檢查合同的履行，分析履行中的重要問題並提出意見；
3.2.7負責本制度的監督和實施。
3.3合同承辦部門的主要職責是:
3.3.1負責調查合同對方的資信和履約能力，並提供相關資料；
3.3.2負責合同的談判和文本的起草；
3.3.3嚴格按照規定程序完成合同的審批手續；
3.3.4負責合同的履行，及時解決履行中的問題。如遇合同變更、解除等重大事項，應報總經理(或法定代表人)批準；
3.3.5負責將合同原件及相關資料移交給公司業務員；
4合同授權
4.1簽訂銷售合同可以實行授權委托制度。合同應由法定代表人簽署，或由企業法定代表人書面授權的銷售人員簽署。
4.2代理企業法定代表人簽署合同的，承包人應持公司法定代表人出具並加蓋公司公章的《法定代表人授權委托書》簽署合同，並在授權範圍內簽署合同。法定代表人委托書采取壹次授權(合同)，合同壹旦履行完畢，委托事項即告終止。
4.3總經理辦公室負責管理授權委托書，並根據法定代表人或負責人的決定處理授權委托書的簽發。
4.4代理人必須忠實履行職責，維護單位的合法權益，對單位和法定代表人負責。
4.5如果代理人的行為侵害公司的合法權益或不再適合作為代理人，公司有權隨時終止委托代理關系。委托代理關系終止的，由法定代表人作出決定，總經理辦公室負責撤回委托書。
5合同簽訂、審批
5.1訂立買賣合同前，應當考察對方當事人的主體資格、資信能力和履約能力，不得與不能獨立承擔民事責任的組織或者與本單位履約能力明顯不符的單位簽訂合同。
5.2買賣合同應當以書面形式訂立，但簡單的小額即時貨幣和貨物除外。“書面形式”是指合同、補充協議、正式文件和信函、數據電文(包括電報、傳真、電子郵件等)。).除非有緊急情況或有限的條件，公司壹般要求使用印刷文本合同。
5.3當事人的名稱和住所；合同的名稱、簽字、公章與對方提供的信用信息中載明的當事人名稱、住所應當壹致。
5.4買賣合同的標的物應當唯壹、準確，合同應當詳細載明規格、型號、商標、產地、等級等內容。
5.5合同應采用國家標準計量單位，壹般應約定標的物的數量。如果在常年經銷合同中不能約定確切的數量，確定約定數量的方法(如電子郵件、傳真、送貨單、發票等。)予以采納。
5.6質量有國家標準、部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號；能用指標描述的其他產品，應就主要指標達成壹致(標準涵蓋的除外)；樣品付款應規定樣品生產方式和樣品存放地點。
5.7價格或報酬應在合同中規定。價款的支付方式，如轉賬支票、匯票(T/T，draft)、信用證、現金等。，應該指定；支付價款或者報酬的期限應當是特定條件實現後的確切日期或者天數。
5.8履行期限應具體明確；不能約定具體時間的，應當在合同中約定履行期限的方法；銷售合同的履行地應努力約定交貨地點為我方倉庫或我方住所。
5.9如果合同中的對方要求提供擔保或我方要求對方提供擔保，應根據具體情況按照《擔保法》的要求辦理相關手續。
5.10合同文本中的所有詞語應具有排他性解釋，可能引起歧義的詞語和壹些非法定的特殊詞語應在合同中進行解釋。
5.11對於技術合同和其他涉及業務信息、技術信息的合同，應約定保密承諾和違反保密承諾的責任。
5.12履行期較長的重大經濟合同，應規定雙方的聯系制度。
5.13根據合同法，可以適當約定違約責任，要註意合同的公平性。
5.14壹般解決糾紛的方式是起訴，約定我們住所地為管轄地。
6 .重大經濟合同的簽訂、批準和履行
6.1訂立重大經濟合同時，由合同承辦部門牽頭，會同業務部門、財務部門、生產部門、技術部門組成合同談判小組，參與合同簽訂的調查和談判。沒有合同談判小組參加而簽訂的重大合同，由合同承辦部門負責。
6.2合同簽訂前，合同承辦部門應事先審查對方的以下信息:
6.2.1對方主體資格審查。包括名稱、性質、地址、營業執照、經營範圍、註冊資本、依法應當辦理的行政許可等。
6.2.2審查對方的資信和履約能力。包括:資產負債、技術設備、產品質量、商業信譽等。
6.2.3對方承包商的資格審查。包括簽字代理人的身份證明和授權證書。
6.3合同應按以下程序簽署和批準:
6.3.1壹般合同由合同承辦部門根據約定內容起草經濟合同文本，報總經理審批並加蓋單位公章(或合同專用章)。
6.3.2特別重要的合同應實行會簽制度。合同承辦部門根據約定的內容起草合同文本，填寫“義烏美能制筆有限公司合同評審會簽表”，送相關部門會簽。各相關部門應在2天內完成會簽，並將會簽意見和合同文本提交公司總經理。
6.3.3審查和修改:總經理應在3天內對合同文本的合法性和有效性提出審查意見，並連同相關部門的意見提交承辦部門進行修改。相關部門和承辦部門對合同內容有異議的，由總經理協調並最終確定。
6.3.4最終簽署:會簽後的合同文本定稿後，由合同承辦部門送主管領導或法定代表人簽署並加蓋合同專用章。
6.4合同承辦和審查會簽部門的審查項目和職責:
6.4.1合同承辦部門對合同的商務和技術條款進行審查並負責；
6.4.2會計部審查合同項目是否與國家、上級主管部門和單位的計劃及合同付款條款相抵觸，並對此負責；
6.4.3生產部和技術部審查合同項目是否符合政策法規、規章制度、生產技術標準和安全防護標準，並對其負責。
6.4.4總經理應對合同的合法性、主要條款是否完整、書面語言是否準確規範進行審查，並對其負責。
6.5法律、行政法規規定須經批準和登記的合同，合同成立後，辦公室應及時依法辦理。
6.6合同正式簽訂後，合同文本，包括合同評審表，交公司合同經理(業務員)備案。
7.合同的變更和解除
7.1合同履行過程中，如因客觀原因需要變更或解除合同，雙方應重新協商達成書面協議。在新協議達成之前，原合同仍然有效。在接到對方要求解散或變更的通知後，我們應在規定的期限內給予書面答復。
7.2在下列情況下，我們可以單方面終止合同:
7.2.1因不可抗力導致合同目的無法實現；
7.2.2履行期屆滿前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主債務；
7.2.3對方遲延履行主債務，經催告後在合理期限內仍未履行；
7.2.4對方遲延履行債務或有其他違約行為，致使合同目的無法實現；
7.2.5法律規定的其他情形。
7.3合同的修改或終止應采用書面形式(包括信函和電報)；
7.4變更或終止合同的協議應按合同簽訂程序報原批準人批準。法律、行政法規規定合同變更應當辦理批準、登記手續的，應當依法及時辦理。
8合同的履行
8.1公司應全面履行合同約定的義務，並隨時督促對方及時履行義務。
8.2銷售合同項下貨物交付時，另壹方應簽署送貨單壹式兩份，壹份由另壹方保存，壹份交回公司合同管理員(業務員)備查。向對方交付增值稅發票時，對方應在增值稅發票交接表上簽字。
8.3在合同履行過程中，如果經辦人員發現並有確切證據證明對方有下列情況之壹，應立即中止履行，並及時書面報告公司總經理。
8.3.1的經營狀況嚴重惡化；
8.3.2轉移財產，抽回資金，逃避債務；
8.3.3商業信譽的損失；
8.3.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形；
8.4常年銷售合同履行期間，經辦人員應定期對賬，確認雙方的債權債務；
8.5對方發生合並、分立、重組等重大事件，公司或對方合同經辦人員發生變動時，應及時對賬，確認合同的效力和雙方的債權債務。
合同糾紛的調解、仲裁和訴訟
9.1買賣合同履行過程中發生爭議時，雙方應本著實事求是的原則，首先通過平等協商解決。
9.2如果合同雙方在壹定期限內(通常為壹個月)不能就爭議的解決達成壹致或另壹方無意通過協商解決爭議，經辦人員應及時以書面形式向總經理報告並擬定處理意見。如果對方涉嫌合同欺詐，應立即向總經理報告。
9.3如果公司決定采用訴訟或仲裁的方式處理合同糾紛，如果另壹方提起訴訟，相關部門應及時將合同簽訂、履行、糾紛及談判情況整理成書面材料，連同相關證據壹並提交總經理辦公室。
10合同的日常管理
10.1公司實行二級銷售合同管理，總經理辦公室全面負責公司的合同管理；業務部業務員負責本部門的合同管理。
總經理負責保管公司的合同專用章。公司空白合同和授權委托書由業務員管理，業務人員不得攜帶合同專用章或已蓋章的授權委托書或空白合同出差，特殊情況需經總經理批準。合同專用章、已蓋章的空白合同、授權委托書、已簽合同如有遺失，應及時向當地公安機關報案，並登報聲明。
10.3簽訂的銷售合同、送貨單、增值稅發票收據、業務傳真、信函、報表等資料由業務、采購部門業務人員按規定時間進行交接，公司合同管理員定期將收集的原始資料交總經理辦公室保管。
10.4與我公司解除勞動關系前，合同經辦人應交出相關材料、空白合同、名片、委托書，經公司辦公室及相關部門確認後，方可辦理相關手續。合同經辦人與公司解除勞動關系或因其他原因發生變動的，公司應在情況發生後壹周內會同業務部門書面通知各相關單位。
11考核獎懲
11.1公司業務人員應嚴格遵守本辦法，有效訂立和履行合同，切實維護公司整體利益。公司會計部和總經理辦公室負責對本辦法的執行情況進行監督和考核。
11.2獎勵在合同簽訂和履行過程中發現重大問題，在處理經濟糾紛過程中積極采取補救措施，避免或挽回重大經濟損失的人員。
11.3合同經辦人有下列情形之壹，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償:
11.3.1擅自或超越權限簽訂合同；
11.3.2空白合同及授權委托書加蓋專用章或為他人蓋章；
11.3.3應簽訂書面合同而未簽訂的；
11.3.4未按規定時間移交資料或對方收條字跡有瑕疵。
11.4合同經辦人有下列情形之壹，給公司造成損失的，公司應酌情向相關人員追償:
11.4.1公司因工作疏忽被詐騙；
11.4.2公司履行合同未得到對方確認；
11.4.3丟失重要證據；
11.4.4發生糾紛後，隱瞞不報或私下解決，或避重就輕，貽誤時機的；
11.4.5重要信息丟失未及時報告；
11.4.6其他違反公司相關制度的行為。
公司員工在合同簽訂和履行過程中觸犯刑律，構成犯罪的，將移交司法機關依法處理。
3定義
本制度所稱檔案是指公司在經營管理過程中形成和收集的具有參考價值的各種文件、各種文字記錄、圖紙、計算機文檔、軟盤、光盤、圖片、影片、錄像、圖書、磁帶等相關實物。
4內容
4.1文件分類
4.1.1 A文件:
a)公司成立的正式文件:公司章程等。
b)公司運營證明:公司營業執照原件及復印件；公司各類資質證書原件及復印件，組織機構代碼證原件及復印件，統計資料原件及復印件，國稅登記證原件及復印件，車輛登記證等。
c)各種辦公合同及協議:如房屋租賃合同、辦公設備購買合同、預約協議等。
d)上級部門對公司的批復、指示、通知和要求。
e)批準分支機構的項目報告、可行性分析、批復、批文、合同、章程、營業執照。
f)公司員工的人力資源檔案、勞動合同、工資和勞動收入資料。
g)業務規劃、經營決策、項目策劃、項目可行性報告和重要會議紀要。
h)技術方案、文件和設計圖紙；產品圖紙及其他技術和工藝資料。
壹)公司的業務合同:工程合同、采購合同、銷售合同等。
j)重要的客戶信息和采購信息。
k)公司的財務信息。
l)領導特別要求的項目、行業和公司信息。
m)其他需要歸檔的重要文件。
A類檔案只能由總經理、副總經理及職責範圍內的員工使用或借閱。
4.1.2 B文件:
a)根據內容向部門經理級公司傳閱紅頭文件。
b)社會各職能部門發布的相關政策、法律、法規和規章。
c)公司內部正式文件(普通和公開的通知、公告等除外)。).
d)公司部門會議記錄。
B類文件可由部門經理或其職責範圍內的員工使用或借閱。
4.1.3 C文件:
a)各種壹般通知、通告等。；
b)各種規章制度。
C類文件由總經理簽發或直接由職能部門在全體員工範圍內傳閱執行。
4.2檔案管理
4.2.1檔案管理職責分工
A)A類文件中A)、B)、C)、D)、E)、G)、L)、M)項所列文件由財務部(臨時公司)出納保管
b)檔案員，以後有專職檔案員)負責保管。
c)A類文件第f)條所列文件由行政部人力資源管理專員妥善保管。
d)A類文件中H)和I)所列的工程合同和采購合同文件原件由相應的管理部門保管，工程項目
e)該部指定部門的檔案員負責妥善保管檔案副本。
f)A類檔案第J)條和第I)條所列的銷售合同原始檔案由業務部門保管，檔案由行政部指定的部門管理。
g)圖書管理員負責妥善保存文件副本。
h)A類檔案第11)條所列的財務資料和文件，由財務部指定的檔案管理員按有關規定妥善保管。
4.2.2電子文件管理
a)檔案員應嚴格執行公司電子檔案的訪問權限並確定相關密碼，任何人不得將用戶名和密碼告知他人。
b)嚴格防範病毒。檔案員負責每周至少對電腦進行壹次殺毒。任何員工發現電腦病毒應立即進行消毒，並立即通知檔案員和其他員工對個人電腦進行消毒。
c)檔案員應每周定期備份檔案管理庫中的文件。
d)權限範圍內的電子文件可由檔案管理員直接查閱，權限範圍外的電子文件需相關部門經理簽字後，檔案管理員才能提供打印件。
e)檔案員應隨時更新和整理歸檔的電子文件，增加索引和目錄。
f)歸檔的電子文件應每季度刻成壹張光盤，並做好標識和保管。
4.2.3非電子檔案管理
a)在公司工作中形成的記錄公司信息資源的各種文件、資料或其他載體，必須由保管人按年度進行分類、有序管理、立卷、歸檔。
b)公文承辦部門或承辦人員應確保辦理文件的完整性(公文上的所有附件不允許移動)，並在工作完成後及時提交給檔案管理員歸檔。
c)各部門歸檔的文件/資料應填寫在《資料交付登記表》中。送件人簽字確認後，檔案管理員應對材料進行整理、編號、分類、歸檔，做到歸檔完整、系統、準確、科學、方便，並將有關資料目錄和檢索碼輸入電腦。
d)各部門人員參加各種會議帶回的文件和社會相關職能部門取回的文件，不得自行保管和銷毀，應及時交檔案員統壹管理。
4.3歸檔和保存期限
a)公司章程、各種執照、證書取得後應立即歸檔，並永久保存。
b)內部管理公文每季度整理壹次，並歸檔，根據公文內容確定保管期限:公司當年例會紀要和內部發布的公文(如通知、通告等)的保管期限至次年12月30日結束；外國公文、外國公文的歸檔期限為五年(項目審批等重要外國公文的歸檔期限以項目實施的實際過程為準)；各種管理系統保留最新版本和舊版本壹年。
c)人事檔案按個人分類歸檔。新員工辦理入職手續後，立即歸檔，隨著員工的調動或離職，隨時整理檔案。離職後，檔案將歸入離職員工檔案，保存期限為三年。
d)壹般辦公合同、房屋租賃合同、辦公用品、禮品購買合同等。合同期滿後，最長保存壹年。
e)壹般客戶資源和營銷資料隨時更新，無價值的資料經市場部負責人同意可銷毀。
f)采購物資隨時更新，無價值的物資經項目部負責人同意可銷毀。
g)上級部門向公司下發的重要文件、公司重要會議紀要、工程合同、購銷合同、重要客戶信息等。都是長期檔案，保存期十年。
h)財務資料應保存20年。
I)技術、工程和銷售資料應永久保存。
4.4歸檔文件中的文件材料應排列合理。公司級文件和公司外來文件的編號應由行政部依次編制，部門檔案可由部門自行編制。
4.5檔案員應定期整理檔案，做好檔案的季度統計，並填寫《最新文件清單》和《文件變更清單》備查。
4.6文件借閱
a)員工借閱文件時，應認真填寫《文件借閱登記表》，註明借閱目的。如無特殊原因，借閱期不宜隔天。這些文件應該在工作前歸還。如需再次借款，第二天辦理借款手續。
b)借閱者應妥善保管檔案，確保其安全保密，不得擅自塗改、勾畫、切割、摘抄頁面、拆解、摘抄、翻印、出借或損壞，不得帶走卷內任何資料。
c)借閱的檔案歸還時，檔案員必須仔細檢查，如發現丟失、損壞或其他異常情況，應向綜合管理部經理報告，並給予相應的處罰。
d)特殊情況下必須借閱出公司使用的檔案，必須填寫《檔案借閱登記表》，經借閱部門經理和綜合管理部經理批準後方可借閱。
e)涉密文件的借閱按公司保密制度的相關規定辦理。
4.7檔案的銷毀
檔案員應根據檔案的保存期限做好檔案的清點工作。對無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀審批表》，報相關部門負責人或總經理批準。檔案員會同有關人員，對批準銷毀的檔案進行銷毀，並做好監銷記錄。
5項相關記錄
數據交付登記表
最新文件列表
文檔更改列表
檔案銷毀審批表
檔案借閱登記表